Chương trình nghị sự là một danh sách các chủ đề sẽ được giới thiệu và thảo luận trong một cuộc họp. Agendas rất hữu ích cho nhiều cuộc họp như những người trong các tổ chức chính phủ, các tổ chức phi lợi nhuận và doanh nghiệp. Agendas thường bao gồm việc đọc các biên bản hoặc ghi chú của cuộc họp cuối cùng, các thông báo liên quan, đánh giá các chủ đề để thảo luận và cuộc gọi điểm danh.Mặc dù chương trình nghị sự cần có thời gian để thiết lập, nhưng về lâu dài họ có thể tiết kiệm thời gian và tài nguyên.
Mục tiêu thảo luận hoàn chỉnh
Agendas cung cấp một phác thảo của các chủ đề thảo luận. Phác thảo ngăn người điều hành hoặc các thành viên của cuộc họp quên các chủ đề quan trọng để giới thiệu. Khi tất cả các chủ đề được thảo luận kỹ lưỡng, các quyết định có giá trị có thể được đưa ra thành một nhóm trong cuộc họp thay vì vội vàng thực hiện các kế hoạch bên ngoài cuộc họp. Đầu vào và đề xuất từ nhiều khía cạnh khác nhau cải thiện chất lượng hiệu suất của các thành viên.
Hỗ trợ truyền đạt tin tức quan trọng
Agendas cung cấp một cơ hội để thông báo cho các thành viên thông qua các thông báo về các sự kiện, mục tiêu và nhiệm vụ quan trọng. Agendas cho phép các thành viên có thể không có quyền truy cập vào mọi người trong tổ chức để thông báo tin tức quan trọng và nghe tin tức quan tâm. Nếu không có chương trình nghị sự, các thông báo có thể không được truyền đạt tới tất cả các thành viên, điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và phẫn nộ. Agendas cũng tóm tắt lại các cuộc họp trước để giúp các thành viên xem xét tiến trình đã thực hiện và thu hẹp trọng tâm cho cuộc họp hiện tại.
Cung cấp cơ hội bình đẳng để đóng góp
Agendas thường đề cập đến các mục sẽ được thảo luận cho cuộc họp tiếp theo. Điều này cho phép các thành viên có cơ hội suy ngẫm về các chủ đề thảo luận trước cuộc họp. Tại nhiều cuộc họp, các thành viên thẳng thắn sẽ háo hức tham gia hơn trong khi các cá nhân dè dặt có thể do dự hơn. Tuy nhiên, biết những gì sẽ được thảo luận cho phép các thành viên nghiên cứu các chủ đề quan tâm, suy nghĩ về cách các chủ đề áp dụng cho lĩnh vực của họ và sau đó đóng góp chu đáo, chất lượng tại cuộc họp.
Tổ chức cuộc họp
Một chương trình nghị sự ưu tiên các hoạt động quan trọng nhất, tăng năng suất và tập trung các thành viên. Sự hiện diện đơn thuần của một chương trình nghị sự tạo ra một bầu không khí trang trọng và không khuyến khích các thành viên lãng phí thời gian. Chương trình nghị sự chuẩn bị người điều hành và khuyến khích tính nhất quán và tổ chức. Một chương trình nghị sự cũng đặt ra các mục tiêu và cung cấp cho các thành viên một mục tiêu. Điều này tổ chức những suy nghĩ của các thành viên, hướng của cuộc họp và hành động sau cuộc họp.
Đóng góp cho Lưu trữ
Một bộ sưu tập các chương trình nghị sự trong quá khứ là một hồ sơ lý tưởng cho các tổ chức, tổ chức bên ngoài và bên trong và công chúng để xem tiến trình của tổ chức của bạn. Tài liệu này giúp công chúng và các thành viên tổ chức đánh giá các quyết định trong quá khứ, nhắc nhở họ về các sự kiện trước đó hoặc các nhân vật quan trọng và hình thành các mục tiêu khả thi. Cuộc gọi điểm danh cũng giúp chính quyền xác định các thành viên tận tâm nhất bằng cách đếm số người tham dự và xem xét các đóng góp cho cuộc họp. Điều này có thể giúp với các quyết định về việc các thành viên sẽ thúc đẩy hoặc phân công vai trò của việc giải quyết công chúng.
