Bất cứ ai kiếm được hơn 600 đô la trong một năm theo lịch làm nhà thầu thay vì làm nhân viên đều phải điền vào mẫu W-9. Tình nguyện viên và những người kiếm được ít hơn $ 600 được miễn yêu cầu này. W-9 cung cấp cho các doanh nghiệp thông tin họ cần để báo cáo chính xác thu nhập của nhà thầu trên mẫu 1099.
Nhà thầu độc lập và người giúp việc gia đình
Một nhà thầu độc lập có thể làm việc với bạn trong nhiều năm nhưng không phải là một nhân viên chính thức. Nhiều người giúp việc gia đình - nghĩ rằng người làm vườn, người giúp việc, người siêng năng - và các nhà thầu kinh doanh, chẳng hạn như CPA và luật sư, thuộc nhóm này. Dịch vụ doanh thu nội bộ (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) cảnh báo rằng nhiều người giúp việc gia đình - đặc biệt là bảo mẫu hoặc người giữ trẻ - thực sự được coi là nhân viên và nên bị đánh thuế như vậy.
Sự khác biệt chính là các nhà thầu độc lập kiểm soát cách họ thực hiện nhiệm vụ của mình, trong khi nhân viên có nhiều công việc hơn do nhà tuyển dụng quyết định. Ví dụ: bạn sẽ nói với nhà thiết kế web của bạn những gì bạn muốn trang web của bạn nói, nhưng cô ấy sẽ quyết định khi nào cô ấy làm việc trong dự án của bạn và cách cô ấy tiếp cận nó. Một bảo mẫu, mặt khác, phải làm việc thiết lập giờ và thực hiện các nhiệm vụ của mình theo cách được quy định bởi một chủ nhân. Do đó, nhà thiết kế web của bạn được coi là một nhà thầu độc lập, nhưng người giữ trẻ được coi là một nhân viên.
Người làm nghề tự do
Những người làm việc tự do thực hiện các dự án ngắn hạn cho các nhà tuyển dụng. Đây là những người làm cho một sự kiện trở nên đặc biệt - chẳng hạn như nhiếp ảnh gia, người cung cấp thực phẩm hoặc nhạc sĩ - hoặc người giúp đỡ trong một dự án đặc biệt - ví dụ: nhà thiết kế web hoặc lập trình viên máy tính. Họ không phải là những người cần thiết thường xuyên hoặc cho một dự án dài hạn. Bạn chỉ cần thu thập W-9 cho những người làm việc tự do được trả ít nhất 600 đô la. Có lẽ bạn sẽ cần yêu cầu một người từ một nhiếp ảnh gia sự kiện (trừ khi bạn thuê một nhiếp ảnh gia thông qua một công ty hiện có), nhưng bạn sẽ không cần một người cho sinh viên đại học mà bạn đã trả 100 đô la để viết thông cáo báo chí.
Tư vấn
Một chuyên gia tư vấn chuyên trả lời một câu hỏi cụ thể hoặc cho ai đó lời khuyên về một tình huống. Đây có thể là một chuyên gia tiếp thị hoặc một nhà thiết kế nội thất. Nhà tư vấn có thể gặp khách hàng một hoặc nhiều lần để chia sẻ kiến thức cụ thể về lĩnh vực chuyên môn của mình. Một cửa hàng có thể mang đến một nhà tư vấn để giúp tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên hoặc để cải thiện lợi nhuận. Mặt khác, một cá nhân có thể thuê một nhà tư vấn tài chính để giúp hoạch định chiến lược đầu tư hoặc kế hoạch nghỉ hưu. Nên lấy W-9 từ bất kỳ chuyên gia tư vấn nào bạn thuê.
Tổng công ty & LLCs
Việc bạn có cần nộp 1099 hay không - và do đó thu thập W-9 - tùy thuộc vào cách nhà thầu của bạn nộp thuế. Theo IRS, các nhà thầu của công ty không cần W-9 vì họ không yêu cầu 1099. Mặt khác, các nhà thầu của công ty trách nhiệm hữu hạn sẽ cần W-9 nếu họ nộp đơn như một thực thể thay vì như một tập đoàn. Nếu bạn không chắc chắn, hãy yêu cầu W-9. Nếu nhà thầu của bạn sử dụng số An sinh xã hội hoặc số nhận dạng chủ nhân cá nhân, bạn cần sử dụng số này để nộp 1099. Nếu LLC có EIN riêng, bạn sẽ không cần sử dụng số này.
