Viết thư đề xuất là một phương pháp chuẩn bị một đề xuất ở dạng thư ngắn. Một đề xuất cho các dịch vụ là một sự chào mời thuyết phục của doanh nghiệp từ các khách hàng tiềm năng. Nghiên cứu quan trọng nên được tiến hành trước khi bất kỳ đề xuất dịch vụ nào được thực hiện cho một khách hàng tiềm năng. Nếu bức thư quá chung chung hoặc nếu bức thư không giải quyết được nhu cầu chưa được đáp ứng của khách hàng, bức thư có thể nhanh chóng cuộn lại trong thùng rác. Chìa khóa cho một lá thư đề xuất thành công bao gồm viết ngắn gọn rõ ràng và giải thích ngắn gọn về các điều khoản, lợi ích và ngân sách.
Xác định khách hàng mục tiêu và tiến hành nghiên cứu sâu rộng. Điều tra các chi phí liên quan đến dịch vụ trong quá khứ, bao gồm các dịch vụ hiện đang được sử dụng, giá được trả trên cơ sở hàng năm và mức độ hài lòng với các dịch vụ hiện tại. Điều tra như vậy có thể được hoàn thành bằng cách thuê một công ty khảo sát độc lập để đặt câu hỏi tương tự trong một cuộc gọi ngắn gọn. Kiểm tra làm thế nào doanh nghiệp của bạn có thể đáp ứng nhu cầu dịch vụ này. Chắc chắn lợi ích của việc sử dụng dịch vụ của công ty bạn so với người khác hoặc nói chung.
Đóng gói phạm vi đề xuất của bạn trong một đến hai câu. Tóm tắt nên bao gồm tên của tổ chức của bạn, những gì bạn làm, cách bạn là duy nhất, kỳ vọng khách hàng có thể có về dịch vụ của bạn, giá cả và kết quả dự đoán.
Giải thích tại sao bạn lại tiếp cận khách hàng. Xác định những gì bạn biết về khách hàng, chẳng hạn như, "Chúng tôi hiểu rằng bạn đã chi 9.000 đô la vào năm ngoái cho các dịch vụ quản lý tài liệu. Thông tin này được thu thập từ một cuộc khảo sát gần đây chúng tôi đã thực hiện thông qua Công ty Khảo sát Độc lập."
Mô tả vấn đề cho khách hàng. Nếu anh ta đang trả quá nhiều, giải thích làm thế nào và tại sao. Nếu anh ta không sử dụng dịch vụ, hãy giải thích lý do tại sao anh ta cần. Cung cấp số liệu thống kê hoặc kết quả nghiên cứu để chứng minh yêu cầu của bạn. Xác định cách khách hàng sẽ được hưởng lợi từ việc sử dụng dịch vụ của bạn.
Tóm tắt các khả năng của doanh nghiệp của bạn để thực hiện các dịch vụ được đề xuất. Giải thích bất kỳ phương pháp nào bạn sử dụng, kỹ thuật, sản phẩm, trình độ kỹ năng của nhân viên và mục tiêu chính trong việc cung cấp dịch vụ. Xác định rõ ràng cách bạn khác biệt đáng kể so với đối thủ mà không nói: "chúng tôi tốt hơn so với đối thủ cạnh tranh".
Thảo luận về giá cả bằng cách cung cấp chi phí dự kiến cho khách hàng. Truyền đạt các dịch vụ bổ sung mà khách hàng có thể thêm và chi phí cho các dịch vụ bổ sung đó.
Đóng thư bằng cách cảm ơn khách hàng. Liệt kê tên và số để khách hàng trả lời thư của bạn hoặc hỏi thêm. Ký tên với tên và chữ ký của cơ quan cấp cao nhất trong công ty.
