Thêm thuật ngữ "kỹ thuật" có thể làm cho mọi thứ có vẻ phức tạp, nhưng quá trình viết một bản tin kỹ thuật có thể được giải mã. Hãy nhớ rằng, quan điểm của văn bản kỹ thuật là biến đổi phức tạp để dễ hiểu. Bạn không phải nghiên cứu viết kỹ thuật để sản xuất thành công tài liệu kỹ thuật - bạn chỉ cần hiểu lý thuyết và các yếu tố liên quan đến tài liệu. Với một ít nghiên cứu và lập kế hoạch, ngay cả một người mới thành công cũng có thể viết một bản tin kỹ thuật.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy vi tính
-
Phần mềm xử lý văn bán
-
Phần mềm thiết kế hoặc bố trí
-
Máy in
Những thứ cơ bản
Đảm bảo rằng bạn có một chút kinh nghiệm với chủ đề bạn sẽ viết. Mặc dù bạn có thể thực hiện nghiên cứu bổ sung để thông tin có tính thời sự, nhưng không nên thảo luận hoặc đưa ra hướng dẫn trong một lĩnh vực chủ yếu xa lạ với bạn. Bản tin kỹ thuật tháng 6 năm 2002 của Edccorp.com là một ví dụ về các yếu tố và định dạng được tìm thấy trong một bản tin kỹ thuật.
Bao gồm một danh sách các chủ đề và sự kiện bạn dự định trình bày. Được tổ chức sẽ giúp bạn được chuẩn bị và chú ý đến chi tiết.
Phỏng vấn cá nhân trong lĩnh vực bạn sẽ được bảo hiểm. Các tài khoản bên ngoài, đặc biệt là từ các chuyên gia có kinh nghiệm, cho vay uy tín vào bản tin kỹ thuật của bạn, cũng như kích thước. Một người mới tham gia vào lĩnh vực này có thể đã chọn được một kỹ năng hiện chỉ được dạy trong trường học. Một chuyên gia lớn tuổi có thể có một lý do để thích một công cụ hoặc phương pháp nhất định cho một nhiệm vụ.
Phác thảo bản tin của bạn bằng cách viết và chỉnh sửa các phần của bạn; điều này có thể được thực hiện trên máy tính hoặc trên giấy. Bằng cách phác thảo các phần của bạn ngay bây giờ, bạn có thể bắt đầu xác định cách bản tin sẽ chảy, cũng như có một cơ hội khác để cắt các phần có thể không phù hợp với phiên bản này. Khi đến lúc, bạn sẽ có sự tập trung vào đồ họa và bố cục tổng thể của bản tin kỹ thuật của bạn, trước khi in.
Định dạng
Nhập văn bản bản tin của bạn vào phần mềm xử lý văn bản. Mặc dù phần mềm thiết kế hoặc bố trí của bạn sẽ có khả năng văn bản, khả năng kiểm tra chính tả có thể thiếu. Ngoài vai trò là trình soạn thảo chính tả chung, phần mềm xử lý văn bản sẽ cho phép bạn sao chép văn bản đã sửa và dán nó vào hộp văn bản trong phần mềm thiết kế hoặc bố cục của bạn. Làm như vậy giúp bạn không phải nhập thông tin của mình hai lần, nhưng cũng ngăn ngừa các lỗi bạn có thể bỏ qua bằng cách gõ lại trực tiếp vào bố cục của mình.
Thiết kế bố trí bản tin kỹ thuật của bạn. Các tùy chọn bản tin thông thường là 8 1/2 by 11, hoặc 11 by 17 in trước và sau, sau đó gấp lại một nửa. Đối với các tùy chọn thiết kế bố trí dài hạn, nên đầu tư vào phần mềm như Adobe Creative Suite InDesign. Để sử dụng thông thường, các mẫu có thể được tạo trong Draw and Writer của OpenOffice hoặc thậm chí được lấy trực tuyến miễn phí hoặc một khoản phí nhỏ. Đối với những người muốn tiết kiệm giấy, các trang web như www.cakemail.com cung cấp các mẫu để phân phối kỹ thuật số.
Thêm các yếu tố đồ họa vào bản tin kỹ thuật của bạn. Mặc dù các chủ đề được thảo luận có thể phức tạp, thiết kế bản tin của bạn không cần phải nhạt nhẽo. Biên giới, hình ảnh và màu sắc có thể được sử dụng để thêm sự quan tâm trực quan. Tuy nhiên, những thứ như vậy nên được sử dụng một cách tiết kiệm; một bản tin kỹ thuật có giá trị cho thông tin được cung cấp, thiết kế đồ họa không nên làm lu mờ nội dung. Newentusinessur.com cung cấp các mẹo về cách tạo bản tin với kiến thức thiết kế cơ bản, trong bài viết "Tạo bản tin doanh nghiệp hoặc tổ chức hoàn hảo: Mười hai bước để thành công".
In bản tin của bạn trên máy in tại nhà hoặc thông qua một công ty in thương mại. Phân phối bản tin kỹ thuật của bạn cho nhân viên, liên hệ hoặc khách hàng của bạn.
Lời khuyên
-
Tùy thuộc vào đối tượng và quy mô mà bản tin kỹ thuật của bạn sẽ được tạo ra, có thể nên tham khảo ý kiến của một nhà thiết kế đồ họa để giúp bạn bố trí.
Cảnh báo
Trong một bản tin kỹ thuật, khán giả của bạn phụ thuộc vào kiến thức và chuyên môn của bạn khi bạn cung cấp hướng dẫn. Không bao giờ trang điểm chi tiết khi đưa ra hướng dẫn về cách thực hiện một nhiệm vụ, đặc biệt là khi nhiệm vụ đó có thể nguy hiểm.
