Đối với chủ doanh nghiệp mới, quản lý tệp máy tính là một nhiệm vụ thường bị hoãn hoặc thậm chí bỏ qua. Tuy nhiên, hầu hết các doanh nghiệp làm việc với, lưu, truy xuất và lưu trữ nhiều dữ liệu dưới dạng tệp máy tính. Nếu đó là trường hợp cho doanh nghiệp của bạn, bạn sẽ cần một cấu trúc tệp khả thi, một cách tiếp cận để đặt tên tệp dễ hiểu và hơn thế nữa. Một quá trình sáng tạo, lưu trữ, tổ chức và sao lưu mạnh mẽ sẽ giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh khi nó phát triển.
Lời khuyên
-
Quản lý tệp máy tính là một quá trình sáng tạo, lưu trữ, tổ chức và sao lưu mạnh mẽ cho thông tin doanh nghiệp của bạn sẽ giúp bạn mở rộng quy mô kinh doanh khi nó phát triển.
Tại sao quản lý tệp là quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn
Nếu bạn đang khởi động một doanh nghiệp mới, thì bạn nên bỏ qua việc quản lý tập tin. Bạn có thể không có nhiều tập tin máy tính để bắt đầu, và chắc chắn có nhiều vấn đề cấp bách khác đòi hỏi sự chú ý của bạn.
Tuy nhiên, dành thời gian để thiết lập một hệ thống quản lý tệp thông minh ngay từ đầu sẽ trả cổ tức cho những năm tiếp theo. Một hệ thống có tổ chức, có thể mở rộng cho các tệp sẽ phát triển cùng với công ty của bạn, giữ cho các tệp của bạn an toàn và được sắp xếp tốt ngay cả khi số lượng các tệp đó tăng theo cấp số nhân.
Ngoài ra, trì hoãn quản lý tập tin tạo ra một hệ thống lộn xộn, không thể thực hiện được mà chi phí thời gian và hiệu quả. Việc áp dụng một hệ thống phù hợp vào thời điểm đó sẽ vô cùng tốn kém và thường liên quan đến các chuyên gia tư vấn giá cao và thiết bị bổ sung.
Một hệ thống quản lý tập tin dễ hiểu, dễ làm việc và đơn giản để mở rộng là một tài sản kinh doanh có giá trị.
Tạo cấu trúc tệp
Cách doanh nghiệp của bạn chọn tổ chức các tệp máy tính sẽ tác động đến các chức năng hàng ngày, quản lý dự án và quan hệ khách hàng trong nhiều năm tới. Nếu bạn có thể định vị và lấy lại đúng tài liệu, doanh nghiệp của bạn cuối cùng có thể mất khách hàng hoặc danh tiếng của nó.
Cách tốt nhất để tổ chức các tệp sẽ thay đổi từ doanh nghiệp này sang doanh nghiệp khác. Trước tiên hãy suy nghĩ về cách doanh nghiệp của bạn sẽ tạo và làm việc với các tài liệu trước khi chọn cách tiếp cận tổ chức hoặc phân cấp.
Cấu trúc tệp nội bộ có thể rộng và nông hoặc hẹp và sâu. Cách tiếp cận đầu tiên tạo ra nhiều thư mục cấp cao nhất và ít thư mục con hơn. Điều này có thể dẫn đến nhiều tài liệu được lưu trữ trong nhiều thư mục. Cách tiếp cận thứ hai lồng nhiều thư mục trong các thư mục cha. Các cấu trúc lai cũng có thể được tạo để tạo sự cân bằng giữa hai loại phân cấp này. Sở thích cá nhân và sự cần thiết kinh doanh nên ra lệnh tiếp cận cụ thể.
Với sự gia tăng các dịch vụ quản lý tệp giúp tìm kiếm tệp dễ dàng hơn bằng cách tìm kiếm, một số người và doanh nghiệp đã bỏ hoàn toàn các thư mục tệp và đổ tất cả tài liệu của họ vào một thư mục chính. Điều này là bất khả thi. Bất kỳ doanh nghiệp sẽ tạo ra nhiều tài liệu trong một năm hơn có thể được quản lý dễ dàng bởi một cấu trúc phẳng như vậy. Nó rất quan trọng để tạo ra một số loại cấu trúc tổ chức tệp giúp phân loại các tệp của bạn, từ đó giúp chúng dễ dàng xác định vị trí hơn.
Bất kỳ hệ thống nào bạn chọn để thực hiện phải dễ sử dụng, an toàn và đáng tin cậy. Hãy suy nghĩ về việc ai sẽ tạo và làm việc với các tệp này và sau đó xem xét nhu cầu công việc của họ có thể được đáp ứng tốt hơn với cấu trúc tệp như thế nào.
Một khía cạnh quan trọng khác của dễ sử dụng là khả năng tiếp cận. Nếu nhân viên tài liệu chính của bạn cần truy cập tài liệu trên thiết bị di động, điều quan trọng là phải suy nghĩ về cách các tài liệu đó sẽ được liệt kê, truy cập và làm việc với các thiết bị đó khi bạn thiết lập chính sách quản lý tệp. Hơn nữa, bạn sẽ muốn áp dụng phương pháp quản lý tệp để giữ cho các tệp được đồng bộ hóa trên tất cả các thiết bị.
Cuối cùng, bao gồm các kế hoạch sao lưu tệp trong hệ thống quản lý tệp của bạn. Tốt nhất, bạn nên tạo nhiều bản sao lưu các tệp của mình. Những bản sao lưu đó nên được lưu trữ trên các máy tính khác nhau, ít nhất một trong số đó không nằm trong khuôn viên nơi làm việc của bạn. Hãy chắc chắn chỉ định ai thực hiện sao lưu, tần suất và với công nghệ nào trong hệ thống quản lý tệp máy tính của bạn.
Tìm tập tin máy tính bạn cần
Các quy ước đặt tên và cấu trúc tệp sẽ hỗ trợ trong việc định vị và truy xuất đúng tài liệu một cách nhanh chóng khi cần. Tên tệp chứa chuỗi ký tự chữ và số ngẫu nhiên, hoặc thậm chí các quy ước, chẳng hạn như DATE + CLIENT NAME Để có thể gây nhầm lẫn và cản trở truy xuất.
Tên tệp phải có ý nghĩa với tất cả người dùng và dễ dàng xác định loại, mục đích và nội dung cơ bản của mỗi tệp.
Ngoài quy ước đặt tên tệp nhất quán, hãy xem xét thêm hệ thống quản lý tệp. Đây là một loại ứng dụng máy tính giúp lưu trữ và sắp xếp các tệp. Nó có thể cung cấp các tính năng cho phép theo dõi chủ sở hữu và người dùng tiếp theo, ngày tạo và sửa đổi cuối cùng và các dữ liệu khác có thể giúp bạn làm việc với và duy trì các tệp của bạn.
Các dịch vụ quản lý tệp như Dropbox và Google Drive có thể giúp bạn bằng cách cung cấp bố cục và giao diện thân thiện hơn với tìm kiếm. Thay vì ghi nhớ các cấu trúc tệp phức tạp hoặc quy ước đặt tên, bạn chỉ cần tìm kiếm những gì bạn cần.
Đưa chính sách của công ty bạn vào văn bản
Khi cấu trúc và quy ước đặt tên được quyết định, hãy tạo một tài liệu nháp cho doanh nghiệp của bạn phác thảo tất cả các thông số kỹ thuật để làm việc với các tệp máy tính mà bạn đã chọn. Ngay cả khi bạn là nhân viên duy nhất của bạn, điều đó có thể không phải luôn luôn như vậy. Một tài liệu chính thức phác thảo các chính sách quản lý tệp máy tính sẽ giúp ích nếu bạn mở rộng và thuê nhân viên trong tương lai. Nó cũng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn duy trì cách tiếp cận quản lý tệp nhất quán và đảm bảo tính bảo mật của các tệp có giá trị của bạn.
