Quản lý hàng tồn kho là quá trình các công ty sử dụng để đặt hàng, nhận, chiếm và quản lý các sản phẩm khác nhau được bán cho người tiêu dùng. Chủ doanh nghiệp và người quản lý tập trung vào hoạt động này vì hàng tồn kho thường đại diện cho chi tiêu lớn thứ hai trong một công ty sau bảng lương. Chính sách và thủ tục giúp các công ty chủ động quản lý các sản phẩm khác nhau trong các cơ sở của họ. Trong khi các chính sách và thủ tục tiêu chuẩn tồn tại để quản lý hàng tồn kho, chủ sở hữu và người quản lý có một số vĩ độ để phát triển các tiêu chuẩn cho công ty của chính họ.
Tạp vụ
Mua sắm là quá trình mua hàng cá nhân phải sử dụng để đặt hàng và nhận hàng tồn kho. Các công ty thường yêu cầu các cá nhân phải có đơn đặt hàng với ủy quyền của người quản lý trước khi đặt hàng tồn kho. Người quản lý mua sắm có trách nhiệm xem xét đơn đặt hàng để đảm bảo nó bao gồm ủy quyền và các thông tin khác liên quan đến chi phí của các mặt hàng đã mua. Trong khi các tổ chức lớn hơn có thể thuê các cá nhân làm việc trong bộ phận mua sắm, các công ty nhỏ hơn thường có chủ doanh nghiệp thực hiện chức năng này.
Định giá hàng tồn kho
Định giá hàng tồn kho là chính sách trong đó hàng tồn kho bán trước và được xóa khỏi sổ cái kế toán. Các phương pháp bao gồm nhập trước, xuất trước (FIFO), nhập trước, xuất trước (LIFO) và phương pháp bình quân gia quyền. FIFO yêu cầu các công ty bán hàng tồn kho cũ trước, để lại hàng tồn kho đắt hơn trong sổ cái và tăng lợi nhuận gộp của công ty trong một kỳ kế toán. LIFO trái ngược với FIFO; do đó nó có tác dụng ngược trong sổ cái kế toán. Phương pháp trung bình có trọng số không yêu cầu hàng tồn kho cũ hơn được bán trước vì chi phí hàng tồn kho được tính lại mỗi lần công ty mua hàng tồn kho.
Hệ thống kế toán hàng tồn kho
Một hệ thống kế toán hàng tồn kho là các thủ tục cụ thể mà một công ty sử dụng để cập nhật sổ cái kế toán của mình. Hai loại hệ thống là định kỳ và vĩnh viễn. Các hệ thống định kỳ bắt đầu với số dư mở và chỉ ghi nhận mua, bán hoặc điều chỉnh trên cơ sở hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Hệ thống vĩnh viễn bắt đầu với số dư hàng tồn kho mở và cập nhật hàng tồn kho sau mỗi lần mua, bán hoặc điều chỉnh hàng tồn kho. Các công ty tạo ra chính sách của họ tùy thuộc vào mô hình kinh doanh của họ.
Kiểm soát vật lý
Kiểm soát vật lý liên quan đến cách một công ty lưu trữ và đếm các mặt hàng tồn kho. Lưu trữ là quan trọng bởi vì các công ty phải bảo vệ hàng tồn kho của họ chống lại mất mát, trộm cắp và lạm dụng nhân viên. Điều này có thể bao gồm giới hạn quyền truy cập, khóa các sản phẩm có giá trị và sử dụng các thiết bị theo dõi trên các sản phẩm. Chủ doanh nghiệp và người quản lý cũng phải sử dụng số lượng định kỳ để xác minh số lượng mặt hàng trên tay. Đếm chu kỳ đếm đếm số lượng vật phẩm cụ thể mỗi ngày hoặc tuần Số lượng hàng tồn kho hàng năm là số phương pháp đếm vật lý phổ biến nhất trong môi trường kinh doanh.
