Trong thế giới ngày nay, bạn có thể giao tiếp chuyên nghiệp bằng cách sử dụng một số phương pháp. Điều quan trọng là phải biết các quy tắc tương ứng kinh doanh thích hợp cho thư, email và thiệp chúc mừng. Những lỗi nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt giữa việc gây ấn tượng với người nhận được thư từ của bạn và xúc phạm anh ta. Ngoài ra, thật hữu ích khi biết khi nào một email sẽ đủ so với một lá thư được đánh máy hoặc viết tay.
Chữ truyền thống
In các chữ cái truyền thống trên tiêu đề thư bằng cách sử dụng một cổ phiếu nặng hơn hoặc kết cấu. Tiêu đề thư nên bao gồm tên, địa chỉ, số điện thoại và địa chỉ email của người gửi. Nếu tiêu đề thư không có sẵn hoặc thư là cá nhân, tiêu đề thích hợp cho người hoặc người gửi thư sẽ xuất hiện ở góc trên cùng bên trái. Ví dụ: nếu bạn và vợ / chồng của bạn đang gửi thư khiếu nại cho doanh nghiệp, hãy bao gồm những điều sau đây:
Ông bà John A. Doe 123 Main St. Anywhere, USA 555-555-5555 [email protected]
Tiếp theo, liệt kê người nhận thư của bạn và địa chỉ ở lề trái. Tên và địa chỉ nên được chính thức, bao gồm các tiêu đề và chỉ định của ông.
Ngày tiếp theo ở định dạng chính tả, ví dụ: ngày 23 tháng 6 năm 2010. Trong ngày, bao gồm một dòng tham chiếu đến chủ đề của bức thư, sử dụng mẫu "RE: (tham khảo)."
Lời chào tiếp theo và sẽ phản ánh mối quan hệ của bạn với bữa tiệc. Nếu bạn đang ở trên cơ sở tên đầu tiên, hãy chào cô ấy bằng "Kính gửi" và bao gồm tên của cô ấy. Nếu bức thư đang được gửi đến một bộ phận hoặc một người nhận không xác định, hãy sử dụng "Dear Sirs" hoặc "Dear Sir or Madam:" hoặc thậm chí "To Whom It May Lo ngại".
Tất cả các thư kinh doanh nên đóng chính thức. Sự lựa chọn tốt nhất cho một kết thúc chuyên nghiệp chỉ đơn giản là "Trân trọng" hoặc "Trân trọng". Tránh kết thúc diềm.
Ghi chú viết tay
Một ghi chú viết tay là phù hợp trong nhiều tình huống kinh doanh, chẳng hạn như cảm ơn, chúc mừng cho những thành tích như tốt nghiệp, sinh gia đình, thăng chức và chia buồn.
Phong bì nên bao gồm tên và địa chỉ chính thức của người nhận. Địa chỉ trả lại của bạn sẽ xuất hiện ở mặt sau của phong bì, mặc dù nó có thể đi ở góc trên bên trái của mặt trước.
Thẻ nên bao gồm một lời chào quen thuộc dựa trên mối quan hệ của bạn. Nếu bạn đang trên cơ sở tên đầu tiên, sử dụng tên đầu tiên. Nếu không, hãy chọn một lời chào trân trọng phù hợp với tình cảm.
Giữ phần thân của ghi chú ngắn và viết hoặc in gọn gàng bằng mực xanh hoặc đen. Nếu bạn không có chữ viết tay đàng hoàng, hãy tìm ai đó.
Vào vấn đề. Nếu bạn đang nói lời cảm ơn, hãy chọn một hoặc hai cụm từ nhắc nhở người nhận về những gì bạn đang cảm ơn cô ấy, nhưng đừng quá chi tiết. Nếu bạn đang chúc mừng ai đó, hãy bao gồm những gì cho và, nếu phù hợp, làm thế nào bạn nhận được thông tin. Ví dụ, nếu sự tham gia của khách hàng được đăng trên báo, hãy cắt thông báo và đưa nó vào thẻ hoặc tham chiếu nó trong ghi chú của bạn.
Kết thúc ghi chú bằng "Trân trọng." Ký tên với tên chính thức và tiêu đề của bạn nếu bạn không quen thuộc với người nhận. Nếu bạn quen thuộc hơn, tên của bạn là phù hợp.
Email trình bày một chủ đề tranh luận mới cho cách cư xử trong giao tiếp kinh doanh. Nguyên tắc đầu tiên là phải biết rằng người nhận của bạn chấp nhận hoặc thích thư điện tử.
Trình bày một hồ sơ email đáng kính. Địa chỉ của bạn và dòng chủ đề phải được xác định và phản ánh tình trạng kinh doanh hoặc chuyên nghiệp của bạn. Ví dụ: nếu bạn đang gửi email cho khách hàng, thì đó phải là "[email protected]" thay vì "[email protected]."
Không cần địa chỉ bên trong như với các chữ cái truyền thống, vì vậy hãy bắt đầu bằng lời chào, điều này sẽ phản ánh mối quan hệ của bạn với người nhận và càng trang trọng càng tốt. Một email pas pas doanh nghiệp phổ biến là thiếu một lời chào đơn giản, nó cho người nhận biết rằng email được dành cho anh ta.
Không sử dụng email để giải quyết vấn đề kinh doanh cần được xử lý trực tiếp. Tránh đối đầu email và nhớ rằng email tồn tại mãi mãi trên ổ cứng và máy chủ và có thể được sử dụng tại tòa án.
Tránh lan man trong email kinh doanh. Nếu bạn phải bao gồm nhiều chi tiết, hãy tạo một tài liệu cho họ và đính kèm thay vì đặt chúng vào phần thân của email.
Tránh biểu tượng cảm xúc, tiếng lóng máy tính, dấu chấm than hoặc dấu hỏi nhiều lần và khóa mũ. Nếu bạn có nghi ngờ về nội dung hoặc định dạng, hãy thử in nó trên tiêu đề thư và đánh giá tính chuyên nghiệp của nó. Nếu nó không có vẻ chuyên nghiệp trên giấy, thì nó không chuyên nghiệp trong một email.
Làm cho đóng cửa chuyên nghiệp với "Cảm ơn" hoặc "Trân trọng." Doanh nghiệp và thông tin liên lạc của bạn nên đi trong chữ ký email của bạn. Một chữ ký được quét hoặc định dạng điện tử được chấp nhận. Nếu bạn thường sử dụng một trích dẫn, khẩu hiệu hoặc thông tin khác, hãy đánh giá mức độ phù hợp của nó đối với các tình huống kinh doanh.
