Một doanh nghiệp có thể có một số vị trí để giữ cho hoạt động diễn ra suôn sẻ và giữ cho nhân viên hạnh phúc. Hai trong số các vị trí này là thư ký và quản lý văn phòng và họ khác nhau rất nhiều về trách nhiệm, phạm vi, giáo dục và tiền lương. Trong khi một người quản lý văn phòng làm việc chặt chẽ với các hoạt động nội bộ, thư ký phục vụ cả người quản lý và công ty, đặc biệt nếu thư ký đảm nhận nhiệm vụ lễ tân chung.
Thư ký mô tả công việc
Thư ký thực hiện hai vai trò thiết yếu, cung cấp hỗ trợ cho các nhà quản lý văn phòng hoặc giám đốc điều hành và thực hiện các nhiệm vụ tiếp tân cơ bản. Họ trả lời điện thoại, lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn và viết báo cáo hoặc tài liệu thay mặt cho người quản lý và giám đốc điều hành, xử lý thư bưu chính đến và đi, và cập nhật tài liệu phần mềm khi được yêu cầu. Các nhiệm vụ thực tế có thể thay đổi tùy thuộc vào vị trí được đề cập, vì các thư ký pháp lý có thể xử lý các yêu cầu từ khách hàng hợp pháp và cập nhật các thư mục bệnh nhân trong môi trường y tế.
Quản lý văn phòng Mô tả công việc
Một người quản lý văn phòng có trách nhiệm giám sát và hướng dẫn nhân viên trong môi trường văn phòng. Các nhà quản lý văn phòng biết các mục tiêu của doanh nghiệp và bộ phận nhất định, vì vậy họ phải đảm bảo rằng tất cả các công việc được thực hiện bởi nhân viên đáp ứng các nguyên tắc, mục tiêu và tiêu chuẩn kinh doanh. Một số nhà quản lý ủy thác nhiệm vụ, bài tập và dự án cho nhân viên làm việc trong một bộ phận cụ thể. Người quản lý văn phòng cũng phải tuân thủ ngân sách do bộ phận kế toán đặt ra và đáp ứng thời hạn dự kiến.
Yêu cầu về giáo dục
Một thư ký thường có bằng tốt nghiệp trung học. Đào tạo bổ sung về công việc được cung cấp, vì vậy thư ký học các hoạt động nội bộ của doanh nghiệp và được sử dụng hệ thống máy tính trong thời gian đào tạo. Thư ký pháp lý và y tế có thể yêu cầu chứng nhận bổ sung từ Hiệp hội Thư ký Pháp lý Quốc gia hoặc Hiệp hội Chuyên gia Hành chính Quốc tế. Quản lý văn phòng thường được đào tạo sau trung học về quản lý văn phòng hoặc dịch vụ hành chính hoặc hỗ trợ. Giáo dục sau trung học có thể bao gồm bằng cử nhân hoặc bằng liên kết.
Chênh lệch lương
Vì các nhà quản lý văn phòng có một nền tảng giáo dục rộng lớn và quản lý các nhân viên khác trong một văn phòng, họ nhận được mức lương cao hơn so với các thư ký, theo thông tin về lương của Cục Thống kê Lao động Hoa Kỳ. Tính đến năm 2008, các nhà quản lý văn phòng và giám sát viên nhân viên kiếm được khoảng 45.790 đô la mỗi năm, trong khi các thư ký kiếm được trung bình 25.240 đô la vào năm 2010. Các thư ký được trả lương cao nhất kiếm được 36.910 đô la hàng năm, vẫn thấp hơn mức trung bình của các nhà quản lý văn phòng.
