Với nhiều tuyên bố chính sách như có các tổ chức để thực hiện chúng, các tuyên bố này làm rõ ý định, mô tả các phương tiện mà một công ty điều hành chính sách và xác định các chi tiết của nó. Các tuyên bố chính sách phục vụ để bảo vệ một tổ chức khỏi những hiểu lầm có thể dẫn đến hành vi hoặc vụ kiện trái phép. Mỗi tuyên bố chính sách nên bao gồm mục đích, định nghĩa thuật ngữ, chính tuyên bố và các bước để thực hiện nó.
Mục đích chính sách
Phần đầu tiên của một tuyên bố chính sách nêu mục đích của nó. Một tổ chức có thể có nhiều tuyên bố chính sách. Ví dụ, trong nguồn nhân lực, một tuyên bố chính sách có thể bao hàm thái độ của công ty đối với trang phục phù hợp vì công ty muốn chiếu một hình ảnh nhất định cho khách hàng của mình. Một tuyên bố chính sách nhân sự khác có thể chi tiết chính sách du lịch của nhân viên của công ty. Nó có thể chứa những gì công ty trả tiền và những gì nó không. Trong cùng một công ty, một tuyên bố chính sách của bộ phận tiếp thị có thể mô tả chính sách của công ty về việc đặt hàng nghệ thuật đồ họa và nhiếp ảnh.
Thuật ngữ được xác định
Phần thứ hai của một tuyên bố chính sách cung cấp các định nghĩa của các từ khóa hoặc giải thích thuật ngữ trong chính sách. Sau đó, chính sách này có thể bao gồm một danh sách những người mà chính sách áp dụng, người trong công ty có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ chính sách và cách thức và kháng cáo của ai có thể được hướng dẫn trong trường hợp bất đồng. Với các chính sách nội bộ của công ty, bạn thường tìm thấy các quy trình hoặc các bước để quản lý chính sách theo phần thứ ba của chính sách.
Báo cáo chính sách
Phần thứ ba của một tuyên bố chính sách mô tả toàn bộ chính sách, cách thức công ty áp dụng nó, ai hoặc những gì được miễn trừ khỏi các quy định của tuyên bố chính sách, cách khắc phục những hiểu lầm và vi phạm và chính sách còn tồn tại trong bao lâu hiệu ứng. Ví dụ, bằng cách sử dụng các tuyên bố chính sách trong sổ tay nhân viên, một công ty có thể tránh sự nhầm lẫn giữa các nhân viên của mình bằng cách chi tiết rõ ràng những gì được mong đợi của nhân viên trong các tình huống cụ thể.
Chức năng chính sách
Báo cáo chính sách cũng có chức năng như người giữ cửa. Ví dụ, nếu một người muốn sơn màu cam văn phòng của anh ta, một tuyên bố chính sách xác định màu logo công ty là màu văn phòng tiêu chuẩn cho phép người giám sát của anh ta tránh được sự đối đầu khó chịu bằng cách chỉ cần đưa một bản sao của tuyên bố chính sách xác định điều này. Các tuyên bố chính sách rõ ràng có thể làm giảm nguy cơ xung đột và loại bỏ cơ hội áp dụng các quy tắc chọn lọc không công bằng.
Thủ tục chính sách
Ngoài sổ tay nhân viên công ty, các bộ phận riêng lẻ có thể có các tuyên bố chính sách riêng phản ánh việc tuân thủ các quy tắc hoặc yêu cầu pháp lý. Trong các bộ phận kế toán của các công ty bán cổ phiếu, bộ phận kế toán phải tuân thủ các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung do chính phủ thiết lập khi lập báo cáo tài chính để xem xét công khai. Một cách để đảm bảo rằng nhân viên kế toán tuân theo các quy tắc và luật này là một bộ các tuyên bố chính sách mô tả cách thức mà bộ phận tuân thủ các quy tắc này.
