Giá thầu hợp đồng là một phần không thể thiếu trong quá trình trao hợp đồng tư nhân hoặc hợp đồng cho các công ty đủ điều kiện. Các công ty, cơ quan và cá nhân quảng cáo các dự án mà họ cần thực hiện bằng cách đăng các yêu cầu và mở quy trình để đấu thầu. Các nhà thầu có thể đáp ứng các yêu cầu công việc nộp hồ sơ dự thầu hợp đồng phác thảo cách họ đề xuất để hoàn thành dự án và với giá nào. Sau khi thời gian đấu thầu kết thúc, hợp đồng được trao cho người trả giá thấp nhất. Giá thầu hợp đồng có thể bao gồm một loạt các dịch vụ bao gồm các công việc xây dựng, nhà cung cấp, điện, hệ thống ống nước và các dự án công cộng. Các lĩnh vực đấu thầu hợp đồng lớn nhất là ở chính phủ liên bang, tiểu bang và địa phương nơi đấu thầu hợp đồng thường được yêu cầu bởi luật pháp.
Chức năng
Chức năng của giá thầu hợp đồng là cung cấp một quy trình cấp hợp đồng công bằng. Giá thầu hợp đồng cho phép bất kỳ công ty nào có thể đáp ứng các yêu cầu của công ty hoặc cơ quan cung cấp cho hợp đồng cơ hội để thử và có được công việc mà không phải lo lắng về việc hợp tác hoặc thực hành cạnh tranh không lành mạnh. Giá thầu hợp đồng cũng cho phép ai đó tìm kiếm một nhà thầu để hoàn thành công việc ở mức giá thấp nhất có thể. Điều này khuyến khích sự cạnh tranh, điều cần thiết trong nền kinh tế thị trường mở. Đối với các hợp đồng của tiểu bang và liên bang, quy trình này giúp giữ cho việc trao các hợp đồng trong mắt công chúng và tiết kiệm tiền thuế của người nộp thuế.
Các loại
Giá thầu hợp đồng được thiết kế để đáp ứng các yêu cầu của ba loại đề xuất giá thầu hợp đồng cơ bản. Một số hồ sơ dự thầu hợp đồng được niêm phong và một số khác được mở để sửa đổi. Ba loại giá thầu hợp đồng là: Lời mời chào giá (IFP) còn được gọi là giá thầu niêm phong và thường được sử dụng bởi các công ty hoặc cơ quan tìm kiếm nhà cung cấp hoặc dịch vụ xây dựng. Đề xuất IFP chứa các thông số kỹ thuật hợp đồng và các nhà thầu phải đáp ứng các yêu cầu này để đủ điều kiện xem xét. Các loại giá thầu hợp đồng này được niêm phong ngay sau khi chúng gửi và không thể thay đổi trong hoặc sau quá trình đấu thầu. Việc thiếu đàm phán làm cho đây là một hình thức đấu thầu hợp đồng có tính cạnh tranh cao, trong đó chủ hợp đồng duy trì sự kiểm soát chặt chẽ đối với toàn bộ quá trình. Yêu cầu báo giá (RFQ) tương tự như IFP nơi các thông số kỹ thuật của hợp đồng được nêu rõ trong đề xuất. Tuy nhiên, với RFQ, các nhà thầu hợp đồng được phép gặp công ty hoặc cơ quan trước khi gửi giá thầu để đặt câu hỏi hoặc thảo luận về các vấn đề khác nhau. Các giá thầu này đôi khi được mở để sửa đổi và sửa đổi sau khi chúng được gửi. Yêu cầu đề xuất (RFP) là một đề xuất hợp đồng thường được sử dụng cho một dịch vụ chuyên biệt, nơi chủ sở hữu hợp đồng khó ước tính một số tiền cụ thể. Công ty hoặc cơ quan cung cấp hợp đồng đưa ra ý tưởng chung về các dịch vụ mà họ đang tìm kiếm trong đề xuất ban đầu. Các nhà thầu hợp đồng thường được yêu cầu tham dự các cuộc họp trước đấu thầu trong đó các yêu cầu hợp đồng được thảo luận và xác định thêm. Nhà thầu hợp đồng nộp hồ sơ dự thầu, trong đó có các thông số kỹ thuật cho dự án và họ đặt số tiền đô la. Giá thầu hợp đồng RFP thường được mở để đàm phán lại trong quá trình hợp đồng và sau khi hợp đồng đã được trao.
Khung thời gian
Hầu hết các thủ tục đấu thầu hợp đồng liên quan đến một khung thời gian có thể kéo dài trong một vài tuần đến một vài tháng. Quy trình đặt giá thầu thông thường diễn ra như sau: 1. Đề xuất giá thầu được quảng cáo công khai, thường là trên báo hoặc trên trang web. Đề xuất có thể được quảng cáo trong một tuần hoặc lên đến một tháng. Đề xuất chứa các thông số kỹ thuật của hợp đồng và cung cấp hướng dẫn về cách có được gói đề xuất. 2. Các công ty gửi đề xuất giá thầu hợp đồng của họ. Đôi khi một hội nghị tiền đấu thầu được yêu cầu trong đó hai bên có thể gặp nhau và thảo luận chi tiết hợp đồng. 3. Các hồ sơ dự thầu được mở vào một ngày được chỉ định trước. Chúng được đọc và giá thầu đáp ứng gần nhất các yêu cầu đề xuất ở mức giá thấp nhất được trao hợp đồng. Nhà thầu trúng thầu sau đó thường được thông báo qua thư trao giải hợp đồng.
Cân nhắc
Có nhiều điều quan trọng mà người ta cần xem xét khi kết hợp giá thầu liên hệ. Điều đầu tiên cần xem xét là làm thế nào hồ sơ công ty của nhà thầu phù hợp với nhu cầu của khách hàng tiềm năng. Ví dụ, hầu hết các cơ quan chính phủ liên bang và chính phủ xem xét giá thầu được đặt bởi các công ty thuộc sở hữu của phụ nữ hoặc dân tộc thiểu số trước các nhà thầu khác. Họ cũng đưa vào xem xét các công ty có lực lượng lao động thiểu số lớn và các công ty từ các khu vực địa lý đã được chỉ định là khu vực phát triển kinh tế. Những thứ khác cần được xem xét khi đặt giá thầu bao gồm: thiết bị có thể phải mua hoặc giá trị khấu hao trên thiết bị đã sở hữu, lịch thanh toán, chi phí lao động bao gồm bảng lương, thuế và lợi ích, chi phí liên kết và lợi nhuận lề. Hầu như tất cả các gói thầu hợp đồng được yêu cầu để chứa các mặt hàng này, thường là trong một bảng giá được ghi thành từng khoản. Một hình thức khác bao gồm trong hầu hết các hồ sơ dự thầu hợp đồng là một công việc bổ sung và phân bổ thay đổi. Trong hình thức này, nhà thầu phải xem xét những gì sẽ xảy ra nếu có thêm công việc cần thiết để hoàn thành dự án đã được chi tiết trong đề xuất ban đầu. Nhà thầu cần bố trí một kế hoạch sẽ đưa ra ước tính sơ bộ về chi phí và thời gian nếu một sự kiện như vậy xảy ra hoặc nếu có bất kỳ thay đổi nào vào phút cuối đột ngột được yêu cầu.
Cảnh báo
Trong hầu hết các tình huống đấu thầu hợp đồng, người trả giá thấp nhất được trao hợp đồng, tuy nhiên lần đầu tiên tham gia vào quá trình đấu thầu, nhiều nhà thầu thường mắc sai lầm khi đấu thầu dưới mức đề xuất hợp đồng. Điều này có thể dẫn đến việc công ty bị mất tiền hoặc không thể thực hiện các yêu cầu của dự án. Các nhà thầu phải xem xét cẩn thận bao nhiêu hợp đồng sẽ tiêu tốn của họ về nhân lực và vật tư trong khi vẫn bao thanh toán trong một biên lợi nhuận. Một cách để tránh đấu thầu dưới mức là nghiên cứu xem các công ty khác đang tính phí bao nhiêu để thực hiện các dịch vụ tương tự. Trong trường hợp hợp đồng của chính phủ, các cơ quan được yêu cầu đăng các hợp đồng trong quá khứ, cho phép các công ty thấy các công ty khác đã đấu thầu bao nhiêu cho các hợp đồng tương tự.
