Một ban giám đốc, giống như bất kỳ nhóm làm việc nào, cần thời gian và thông tin để tiếp thu và xem xét một ý tưởng mới. Cho dù bạn là trưởng phòng, tình nguyện viên, tư vấn viên hay thành viên hội đồng quản trị, một số hướng dẫn cơ bản được áp dụng khi trình bày ý tưởng mới. Đưa ra một bài thuyết trình ngắn gọn, dự đoán các câu hỏi có thể, cung cấp đủ thông tin để cho phép ra quyết định và trả lời kịp thời cho các mối quan tâm có thể tạo ra sự khác biệt giữa chấp nhận và từ chối đề xuất của bạn.
Tổ chức thông tin chính xác nhất có thể. Điều này có nghĩa là cung cấp một tổng quan hoặc bảng tóm tắt ở đầu tài liệu của bạn, cho phép các thành viên hội đồng nắm bắt ý tưởng mới và lực đẩy bài thuyết trình của bạn trong một lần đọc ngắn. Kế hoạch kinh doanh phác thảo được hiển thị trên Planware.org cung cấp các tiêu đề chủ đề mẫu có thể tạo thành bảng tóm tắt của bạn (xem Tài nguyên). Tùy chỉnh chúng để minh họa ý tưởng đề xuất và kế hoạch tấn công của bạn. Tùy chỉnh các phác thảo đầy đủ để phù hợp với các chi tiết của phương pháp của bạn. Với bản tóm tắt một trang và một bản phác thảo hai trang, bạn đã cung cấp cho các thành viên hội đồng quản trị một cái nhìn tổng quan hoàn chỉnh về vấn đề, nghiên cứu và các giải pháp được đề xuất của bạn. Tài liệu tiếp theo có thể mở rộng về các chủ đề theo thứ tự tóm tắt của bạn. Điều này cho phép người đọc nắm bắt toàn bộ ý tưởng trong một bài đọc ngắn và cũng sẽ giúp tổ chức bài thuyết trình của bạn để phù hợp với thời gian được phân bổ bởi hội đồng quản trị. Nếu được cho một vài phút, xem lại bản tóm tắt; với thời gian dài hơn, xem lại các phác thảo. Với rất nhiều thời gian, bạn đã sẵn sàng để giải quyết các vấn đề cụ thể một cách chi tiết. Điều này cho thấy cả khả năng làm việc hợp tác của bạn và sự tôn trọng của bạn đối với doanh nghiệp khác mà hội đồng quản trị cần phải tiến hành.
Trình bày ý tưởng trong một loạt các hình thức. Huấn luyện viên nói trước công chúng Patricia Fripp quan sát rằng một số người nhớ những gì họ nghe, nhưng hầu hết mọi người nhớ những gì họ nhìn thấy. Nếu ý tưởng của bạn liên quan đến việc tái phân bổ nguồn lực, nhân viên bổ sung hoặc cải thiện thị phần, hãy xem xét trình bày thông tin này một cách ngắn gọn bằng các biểu đồ, biểu đồ và sơ đồ. Phần mềm như Microsoft PowerPoint hoặc nhiều chương trình đồ họa được liệt kê tại Pure-Mac cho phép bạn trình bày thông tin đồ họa ở dạng được đánh bóng (xem Tài nguyên). Cung cấp hỗ trợ in cho đồ họa, để các thành viên hội đồng quản trị có thể xem lại biểu đồ và biểu đồ sau này.
Dự đoán và trả lời các câu hỏi logic trong tài liệu thuyết trình của bạn. Cung cấp ước tính chi phí, lịch trình đào tạo mẫu hoặc dữ liệu khác để hỗ trợ cho thành công dự kiến của ý tưởng của bạn. Trong lĩnh vực này, dự đoán các câu hỏi rất khác với bảo vệ ý tưởng của bạn khỏi bị tấn công. Tránh các chiến lược phòng thủ như bình luận rằng nhiều người nghĩ rằng ý tưởng sẽ không hiệu quả hoặc phân loại các câu hỏi logic là phản đối.
Trả lời các câu hỏi không dự đoán kịp thời. Cảm ơn người hỏi về cái nhìn sâu sắc của anh ấy và thừa nhận rằng bạn không có tất cả dữ liệu hoặc chi tiết trong khu vực đó có thể được kèm theo lời hứa sẽ có câu trả lời trong vòng một tuần hoặc khung thời gian hợp lý khác. Thực hiện theo và đáp ứng thời hạn. Thông báo cho tất cả các thành viên hội đồng về câu trả lời, không chỉ người hỏi. Điều này cho thấy khả năng đáp ứng của bạn đối với các mối quan tâm và mong muốn giao tiếp hiệu quả.
Chuẩn bị để trả lời linh hoạt cho các đề xuất. Xác định các khu vực nơi ý tưởng của bạn có thể dễ dàng sửa đổi và các khu vực sẽ khó khăn.Điều này đặt bạn một bước về phía trước để đáp ứng với sự phản đối hoặc quan tâm.
Cung cấp đủ thông tin hỗ trợ để cho phép ra quyết định. Đặc biệt với những ý tưởng mới, các thành viên của hội đồng quản trị sẽ muốn xem xét thông tin theo tốc độ của riêng họ trước khi đưa ra cam kết. Quá trình xem xét này có thể mang lại câu hỏi hoặc mối quan tâm bổ sung. Tài liệu cần phải đưa ra một biểu hiện hoàn chỉnh về ý tưởng của bạn mà không bị quá tải đến mức chúng cản trở quá trình ra quyết định. Ví dụ, người đọc cần ba ước tính chi phí bạn có được, cùng với tên công ty của các nhạc trưởng khảo sát có thể; nhưng, tại thời điểm này, họ không sẵn sàng lội qua một loạt các câu hỏi mà các cuộc khảo sát có thể chứa hoặc sự tương ứng chi tiết của bạn với từng nhạc trưởng. Một đoạn ngắn về thành công và khung thời gian của họ là đầy đủ; một lịch sử chi tiết của mỗi công ty có được trong một quyết định cơ bản về việc có nên thực hiện một cuộc khảo sát hay không.
Kết thúc bài thuyết trình của bạn bằng cách cảm ơn hội đồng quản trị đã dành thời gian để xem xét ý tưởng của bạn, bất kể phản ứng ban đầu của nó. Nếu may mắn, bạn sẽ trở lại với nhiều ý tưởng hơn và sẽ vui mừng vì sự chào đón thân mật.
