Hệ thống thanh toán của bạn có thể thô sơ như bút và sổ cái hoặc tinh vi như một chương trình máy tính và phần mềm được thiết kế để quản lý mọi thứ từ tính toán chi phí đến gửi báo cáo. Tinh vi sang một bên, các khái niệm thanh toán cơ bản đã thay đổi kể từ thời Kinh Thánh. Vẫn có một nhà cung cấp dịch vụ, một người sử dụng dịch vụ và lệ phí ràng buộc mối quan hệ.
Thanh toán bắt đầu với mọi người
Nhân viên của bạn xây dựng hồ sơ của mọi khách hàng là bước đầu tiên trong việc thiết kế một hệ thống thanh toán riêng cho doanh nghiệp của bạn. Nhân viên dữ liệu thu thập tên, địa chỉ thanh toán và các điều khoản theo đó phí của bạn được thu. Nếu một bên thứ ba như một công ty bảo hiểm có liên quan, thông tin đó cũng được bảo mật. Khách hàng có thể yêu cầu bạn lập hóa đơn trực tiếp hoặc tính phí vào thẻ tín dụng.
Nhập dữ liệu và xác minh
Thông tin được cung cấp bởi khách hàng được nhập vào một chương trình phần mềm hoặc được ghi thủ công vào sổ cái. Việc xác minh điểm tín dụng và bảo hiểm của công ty bảo hiểm có thể được thực hiện bằng cách truy cập điện thoại hoặc trang web. Nhân viên của bạn có thể phải truy cập thông tin nhạy cảm như điểm tín dụng để xây dựng hồ sơ hoàn chỉnh cho hệ thống thanh toán của bạn vì một số khách hàng có thể muốn trả hết nợ theo từng đợt.
Tài khoản mã hóa
Cho dù doanh nghiệp của bạn lập hóa đơn cho một dịch vụ (tư vấn) hoặc vô số dịch vụ (tư vấn, phí phòng thí nghiệm, vật liệu và tương tự), thiết lập hệ thống mã hóa để phân loại mọi dịch vụ và sản phẩm là điều cần thiết để theo dõi tiền. Ví dụ, một bệnh nhân nha khoa có thể được lập hóa đơn để làm sạch, nhưng phí phải trả nếu nha sĩ thực hiện quy trình thay vì nhân viên vệ sinh không giống nhau, vì vậy hai mã được sử dụng cho mục đích thanh toán. Một mã có thể biểu thị một vương miện vàng trong khi một mã khác đại diện cho nắp sứ ít tốn kém hơn. Các mã thực hiện nhiệm vụ kép, cho phép bạn theo dõi chi phí và danh mục để bạn luôn biết thời gian và tài nguyên được sử dụng như thế nào.
Hóa đơn được phát hành
Bạn có một vài cách để thiết lập hệ thống thanh toán hẹn hò. Một số chủ doanh nghiệp lập hóa đơn cho mọi khách hàng vào cùng một ngày mỗi tháng. Nếu bạn không sử dụng máy tính để xử lý công việc này, thì việc làm theo có ý nghĩa. Thay vào đó, hệ thống thanh toán điện tử của bạn có thể cho phép bạn sắp xếp khách hàng theo ngày dịch vụ. Ví dụ, dịch vụ ngày 10 tháng 7 sẽ tự động tạo một tuyên bố vào ngày 10 tháng 8 bằng cách sử dụng chu kỳ thanh toán tiêu chuẩn trong 30 ngày. Dòng tiền của bạn có thể được phục vụ tốt hơn bằng cách gửi báo cáo trong vòng vài ngày kể từ khi dịch vụ được thực hiện. Bạn có thể sử dụng cả thư điện tử và hóa đơn điện tử để gửi hóa đơn cho khách hàng.
Hóa đơn được theo dõi
Các tài khoản gắn cờ một khi ngày đáo hạn đến và đi là một phần quan trọng trong mỗi hệ thống thanh toán của công ty. Lời nhắc thanh toán được phối hợp với phần đính kèm của các khoản phí do quá khứ của Cameron là một lợi ích khác để duy trì hệ thống thanh toán dựa trên máy tính. Cách khác, các thành viên của đội ngũ nhân viên kế toán của bạn có thể sử dụng hệ thống tập tin nóng của tập tin nóng có một danh sách các ngày đáo hạn nhắc nhở các cuộc gọi điện thoại nhắc nhở khách hàng thanh toán hóa đơn sau khi hết hạn.
Dịch vụ thu thập, kiểm toán và Middlemen
Bạn có thể thích xử lý các dịch vụ thu gom của riêng mình hơn là sử dụng một cơ quan bên ngoài để giám sát các vấn đề không thanh toán. Thực hành định kỳ, tự kiểm toán nắm bắt nhiều loại bất thường của hệ thống thanh toán. Bạn cũng có thể liên kết với một trung tâm thanh toán bù trừ được thiết lập để chăm sóc mọi khía cạnh của hệ thống thanh toán của bạn, từ kiểm tra tín dụng khách hàng đến phát hành hóa đơn. Các dịch vụ này không rẻ, nhưng nếu bạn thích thanh toán hóa đơn, sự đánh đổi có thể đáng giá.
