Một sổ cái chung là một sổ cái chính thức của công ty, trong đó tất cả các tài khoản tài chính được lưu giữ. Các giao dịch này diễn ra trong một kỳ kế toán cụ thể và được sử dụng để lập báo cáo tài chính của công ty.
Nhập tập tin và tài liệu
Tài liệu nguồn cho sổ cái chung có thể là tài liệu giấy hoặc tập tin điện tử. Chúng được sử dụng trong việc chuẩn bị một sổ cái chung và bao gồm hóa đơn bán hàng, hóa đơn, thẻ thời gian và các tài liệu tương tự. Bất kể hình thức, các hồ sơ là rất quan trọng để chuẩn bị một sổ cái chung và phải được duy trì. Kiểm toán viên sẽ xem xét kỹ lưỡng cả hai loại tài liệu để đảm bảo rằng sổ cái chung là chính xác. Tài liệu, trách nhiệm, doanh thu và tài liệu tất cả được bao gồm trong một sổ cái chung.
Tài liệu và tập tin tài sản
Một tài sản là một cái gì đó có giá trị. Nó có thể là hữu hình, chẳng hạn như một nhà máy hoặc hàng tồn kho, hoặc vô hình, chẳng hạn như thiện chí. Các tài sản hiện tại, chẳng hạn như hàng tồn kho, tiền mặt và các khoản phải thu rất quan trọng đối với hoạt động hàng ngày của công ty. Các hóa đơn bán hàng, tài khoản ngân hàng và báo cáo tài khoản phải thu là những tài liệu cần thiết cho sổ cái.
Tài liệu và hồ sơ trách nhiệm pháp lý
Nợ phải trả là nghĩa vụ tài chính của công ty, là các khoản nợ của nó. Nợ ngắn hạn là do trong năm tài chính hiện tại. Chúng bao gồm các mục như tiền lương, tài khoản phải trả và các tiện ích. Một khoản nợ dài hạn là một khoản nợ đến hạn trong hơn một năm. Nếu một công ty mua một tòa nhà mà họ sẽ thanh toán trong 15 năm, thì chỉ có khoản thanh toán hiện tại của năm là một khoản nợ hiện tại. Số dư là một trách nhiệm dài hạn.
Tài liệu và tập tin doanh thu
Tài liệu doanh thu đại diện cho thu nhập của công ty. Một thuật ngữ khác cho doanh thu là thu nhập. Nếu nguồn doanh thu là từ việc thực hiện một dịch vụ hoặc cung cấp hàng hóa, thì nó được bao gồm trong sổ cái. Nguồn doanh thu này được coi là doanh thu hoạt động. Nếu nguồn thu nhập không phải là hoạt động chính của công ty, chẳng hạn như thu lãi từ tài khoản ngân hàng, thì đó được coi là doanh thu không hoạt động. Dù là nguồn nào, doanh thu có thể là tiền mặt hoặc tích lũy.
Tài liệu và tập tin chi phí
Chi phí là chi phí kinh doanh. Các chi phí được khớp với doanh thu của một công ty. Nếu các chi phí được liên kết với doanh nghiệp chính của doanh nghiệp, thì đó là chi phí hoạt động. Nếu nó không liên quan đến hoạt động chính thì đó là chi phí phi hoạt động. Như trong các khoản thu, một chi phí có thể là chi tiêu bằng tiền mặt hoặc tích lũy.
