Tạo ngân sách cho các tổ chức là một quá trình dài đòi hỏi đầu vào của nhiều bộ phận hoặc xem xét các nguồn. Cân bằng nhu cầu của tổ chức hoặc cơ quan chính phủ với nguồn vốn thường bị giới hạn đòi hỏi phải ra quyết định vững chắc và xem xét các dịch vụ, bộ phận hoặc chương trình. Ngân sách ad hoc là ngân sách lập kế hoạch tạm thời được tạo cho các ủy ban hoặc nhóm ngân sách. Ngân sách này thường là sơ bộ và thường được sử dụng làm điểm khởi đầu cho các cuộc thảo luận và điều chỉnh.
Sự sáng tạo
Ngân sách ad hoc có thể được soạn thảo từ ngân sách giai đoạn trước, đề xuất ngân sách hoặc phân tích tài chính chuyên nghiệp. Quá trình tạo xác định các nguồn thu nhập và nhu cầu ngân sách cần thiết dựa trên hồ sơ chi phí theo hợp đồng hoặc được thiết lập. Thông thường, những ngân sách này được ghi nhận rất nhiều về cách các số liệu được lấy và nơi ước tính được sử dụng. Ngân sách ad hoc có thể được thực hiện trên cơ sở thường xuyên như là một phần của quy trình lập ngân sách hàng năm, hoặc có thể được yêu cầu khi cần thiết cho nhu cầu lập kế hoạch dự án.
Cần thiết
Các quy trình lập ngân sách do nhóm lãnh đạo phải có ngân sách nền tảng làm điểm khởi đầu. Ngân sách đặc biệt có thể được sử dụng để giúp các thành viên ủy ban ngân sách cá nhân chuẩn bị cho các cuộc họp và thảo luận về các chủ đề với các bộ phận tương ứng của họ. Ngân sách phải có sẵn để xác định các luồng, dòng chảy và danh mục cần thiết phải có trong ngân sách cuối cùng. Các trường đại học, các tổ chức phi lợi nhuận và các cơ quan chính phủ thường có các quy tắc mà tất cả các ngân sách, bao gồm cả ngân sách ad hoc, phải tuân thủ.
Yếu tố
Ngân sách ad hoc phác thảo chi phí cố định, chi phí vốn và chi phí biến đổi. Những yếu tố chi phí được chia thành các loại. Doanh thu và tất cả các nguồn thu nhập cũng được trình bày theo thể loại. Thu nhập là một dự báo của doanh thu đến được tính từ lịch sử thu nhập trước đó. Phương pháp tính toán và các giả định thường được bao gồm trong ngân sách đặc biệt để giúp các thành viên ủy ban hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của ngân sách.
Khoảng thời gian
Một ngân sách ad hoc có thể được soạn thảo trong bất kỳ khoảng thời gian nào, nhưng điều này thường được quyết định bởi chức năng mà nó phục vụ. Các dòng thời gian ngân sách chung bao gồm một năm tài chính cho một tổ chức và dòng thời gian dựa trên dự án cho các dự án đặc biệt.
Tài liệu
Một ngân sách ad hoc cần tài liệu hỗ trợ cho các công thức không đạt tiêu chuẩn và bất kỳ giả định nào được sử dụng để tính tổng tài chính được trình bày. Tài liệu này rất cần thiết trong quá trình đánh giá ngân sách để giúp trả lời các câu hỏi và đi sâu vào các danh mục cụ thể để xem xét thêm.
