Bộ phận kế toán thường "đóng" sổ sách vào cuối kỳ kế toán, thường là hàng tháng. Việc đóng cửa vào cuối quý và cuối năm đặc biệt quan trọng bởi vì các giai đoạn này cũng thể hiện thời hạn báo cáo hoa hồng Chứng khoán và Giao dịch cho các công ty giao dịch công khai. Báo cáo tài chính được tạo ra vào các quý và cuối năm để quản lý và các cổ đông sử dụng để lấy xung của công ty. Trường hợp tài khoản "gần với" phụ thuộc vào bản chất của hệ thống kế toán được sử dụng và loại tài khoản.
Đóng tài khoản
Vào cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán làm việc để đóng các tài khoản tạm thời trong kỳ. Mỗi tài khoản cung cấp vào sổ cái chung nơi lưu giữ tài khoản vĩnh viễn hoặc tài khoản thực. Tài khoản thực là những tài khoản được xác định bởi những gì xuất hiện trên bảng cân đối kế toán: tài sản, nợ phải trả và tài khoản vốn cổ đông. Các tài khoản này không bao giờ đóng, vì số dư của chúng được chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Tài khoản tạm thời bắt đầu với số dư bằng không mỗi tháng sau khi đóng.
Tài khoản phân phối, doanh thu và chi phí
Tài khoản phân phối, doanh thu và chi phí là các tài khoản được sử dụng để thu thập thông tin trong suốt thời gian có số dư cuối tháng trong tháng đóng với tài khoản cố định phù hợp. Mỗi tài khoản này bắt đầu với số dư bằng không vào đầu tháng và, sau khi chuyển hoạt động của tháng dưới dạng số, sẽ hết trong thời gian đóng. Tài khoản doanh thu bao gồm tất cả doanh thu được tạo cho giai đoạn cụ thể. Tài khoản chi phí bao gồm tất cả các chi phí khác nhau được phân loại độc lập, chẳng hạn như tiền thuê nhà, tiện ích, bảng lương và nhiều hơn nữa. Tài khoản phân phối xử lý phân phối cho các cổ đông và được coi là tài khoản "tuyên bố vốn chủ sở hữu".
Tài khoản phân phối
Tài khoản phân phối đại diện cho hoạt động phân phối được thực hiện trong tháng. Điều này có thể bao gồm thanh toán vốn cổ phần cho cổ đông hoặc cổ tức cho các cổ đông. Tài khoản phân phối gần với tài khoản thu nhập được giữ lại. Hoạt động hàng tháng được ghi lại trong tài khoản phân phối và được đưa vào tài khoản thu nhập được giữ lại vào cuối kỳ kế toán. Tài khoản phân phối (có thể được gọi bằng bất kỳ tên nào, tùy thuộc vào hệ thống kế toán của công ty) bắt đầu tháng với số dư bằng không. Nếu không có hoạt động trong tháng, không có gì được chuyển. Nếu có hoạt động, số dư cuối kỳ sẽ chuyển vào tài khoản thu nhập được giữ lại.
Thu nhập giữ lại
Tài khoản thu nhập giữ lại thể hiện vốn chủ sở hữu của các cổ đông của một công ty. Đó là một tài khoản vĩnh viễn bắt đầu tại thời điểm công ty hình thành và bao gồm thu nhập tích lũy của công ty giảm bởi bất kỳ khoản thanh toán nào cho các đối tác và cổ đông. Mỗi tháng phân phối thanh toán vốn chủ sở hữu gần với tài khoản này. Số dư trong tài khoản này là những gì công ty đã kiếm được, nhưng chưa trả cho các cổ đông. Các cổ đông có thể chọn không nhận thanh toán cổ tức và thay vào đó họ có thể cho phép giá trị cổ phiếu của họ tăng lên. Tài khoản thu nhập được giữ lại hàng năm và số dư tín dụng trong tài khoản này cho phép công ty tự định vị tài chính để đáp ứng chi phí kinh doanh tăng cao.
