Máy photocopy cung cấp một số tính năng nâng cao năng suất. Một trong những tính năng này là khả năng sắp xếp hoặc nhóm các bản sao. Cả hai tính năng đều hữu ích và, một khi sự khác biệt được hiểu, có thể tăng thêm hiệu quả của luồng tài liệu của văn phòng.
Trang thiết bị
Để máy photocopy sắp xếp hoặc nhóm, nó phải là máy photocopy kỹ thuật số hoặc có bộ phận hoàn thiện kèm theo. Nếu máy photocopy của bạn là máy photocopy tương tự không có bộ hoàn thiện hoặc thiết bị phân loại kèm theo, nó không thể nhóm hoặc sắp xếp.
Sự khác biệt
Ví dụ: nếu bạn có tài liệu 3 trang và cần tạo 3 bộ, việc sắp xếp sẽ tạo ra các bản sao theo cách "1-2-3, 1-2-3, 1-2-3". Các bộ sau đó có thể được dập ghim và phân phối. Tài liệu 3 trang giống nhau được sao chép ba lần bằng tính năng nhóm sẽ tạo ra các bản sao ở định dạng "1-1-1, 2-2-2, 3-3-3".
Công dụng
Sắp xếp được sử dụng thường xuyên nhất khi bạn muốn phát một tài liệu hoàn chỉnh theo đúng thứ tự. Nhóm thường được sử dụng khi cung cấp bản trình bày và bạn muốn phát 1 trang bản trình bày tại một thời điểm.
