"Hoạt động kiểm soát SOX" là một thuật ngữ được sử dụng để mô tả một phần các quy định được quy định bởi Đạo luật Sarbanes-Oxley. Sarbanes-Oxley phát sinh từ sự lạm dụng kế toán của một số tập đoàn lớn. Theo luật, các công ty được yêu cầu đưa các kiểm toán viên bên ngoài không có kế toán hoặc quan hệ kinh doanh khác vào công ty. Kiểm toán viên viết ra một kế hoạch để giúp các kiểm toán viên nội bộ của công ty tuân thủ pháp luật với các quy định SOX. Kế hoạch này phải được sự đồng ý của CEO và nhân viên kế toán. Việc không tuân thủ các quy định này có thể dẫn đến tiền phạt và / hoặc phạt tù cho nhân viên điều hành.
Giải thích cho quản lý và nhân viên chủ chốt mục đích cho bài viết Hoạt động kiểm soát. Hoạt động kiểm soát xảy ra ở tất cả các cấp của một công ty. Chúng bao gồm ủy quyền, xác minh, đối chiếu, đánh giá hiệu suất, bảo mật tài sản và phân biệt nhiệm vụ. Kiểm soát nội bộ đảm bảo rằng hoạt động gian lận hoặc báo cáo sai không tìm thấy đường vào báo cáo tài chính của công ty.
Truyền đạt trách nhiệm của quản lý trong việc xử lý các hoạt động kiểm soát nội bộ. Giám đốc điều hành có trách nhiệm chứng thực tính chính xác của báo cáo tài chính vào cuối năm theo hình phạt tù nếu các báo cáo không chính xác. Đây là Phần 404 của Đạo luật SOX và một số đề cập đến quá trình kiểm toán là "404." Như vậy, CEO phải có hiểu biết rõ ràng về các kế hoạch và mục tiêu của công ty và có thể theo dõi thành tích của công ty so với các mục tiêu đã nêu.
Thiết lập các hướng dẫn rõ ràng để xử lý thông tin. Một vấn đề phổ biến trong việc lưu giữ hồ sơ tài chính chính xác là trong việc ghi dữ liệu. Ví dụ, hồ sơ chi phí từ nhân viên có tài khoản chi phí được gửi trên giấy, để được chuyển sang máy tính. Tổng số từ các bài nộp giấy phải phù hợp với tổng số được nhập vào cơ sở dữ liệu của công ty. Kiểm toán sẽ so sánh các giao dịch riêng lẻ để tìm ra sự không nhất quán hoặc lỗi. Thiết lập một chính sách sẽ đảm bảo tính chính xác trong việc chuyển dữ liệu này từ nguồn này sang nguồn khác.
Hãy xem xét các tài sản mà công ty bạn có dễ bị tổn thất nhất. Tiền mặt, hàng tồn kho, phương tiện hoặc máy móc đều dễ dàng bị đánh cắp và chuyển cho người khác. Viết các quy tắc rõ ràng trong việc xử lý tiền cho nhân viên thu ngân và các nhân viên khác có quyền truy cập vào tiền mặt. Đối với tiền mặt trong tay, hãy đếm hàng ngày vào đầu ngày để xác minh tổng số kết thúc từ đêm hôm trước. Tiến hành đếm khác vào ban đêm để xác minh tổng số của ngày hiện tại và cung cấp khung để xác minh tổng doanh số hàng ngày.
Thực hiện số lượng hàng tồn kho hàng tháng, hoặc trong trường hợp các cửa hàng hoặc doanh nghiệp lớn hơn tính theo quý, và thực hiện các biện pháp bảo mật để ngăn chặn nhân viên và khách hàng đi ra ngoài với hàng tồn kho hoặc tài sản của bạn.
Phân chia nhiệm vụ. Bao gồm việc sử dụng thiết bị kiểm soát nội bộ được gọi là "phân chia nhiệm vụ" trong phần viết. Đảm bảo có sự tách biệt giữa người đặt hàng tồn kho và người đếm nó. Cũng thiết lập một sự tách biệt giữa người viết séc và người ký séc. Có một số người tham gia vào quá trình này làm giảm cơ hội cho một cá nhân ăn cắp.
Phân biệt cấp độ thẩm quyền của từng thành viên trong tổ chức công ty. Đánh vần thẩm quyền của từng nhân viên và nhân viên của công ty. Chỉ những người quản lý cấp điều hành mới có quyền cam kết các nguồn lực của công ty và xử lý các loại giao dịch này. Truyền đạt các cấp độ này cho cả nhân viên và quản lý. Ví dụ: có người quản lý - không phải nhân viên khác - xác minh báo cáo chi phí đi lại. Một đơn hàng cho hàng tồn kho nên được hoàn thành bởi một người ở cấp quản lý, trong đó hàng tồn kho sẽ được tính bởi một nhân viên.
Yêu cầu lưu giữ và lưu trữ các hồ sơ bằng văn bản, biên lai và hóa đơn được sử dụng để kiểm tra đối với những gì được nhập vào máy tính. Việc viết nên làm cho tầm quan trọng của tài liệu nguồn được ưu tiên. Kiểm toán sẽ cần sử dụng những hồ sơ này để so sánh tổng số. Nếu không có xác minh chi phí hoặc giao dịch từ một tài liệu nguồn, hãy xác minh số tiền bằng cách liên hệ với các nhà cung cấp mà các tài liệu này ban đầu đến từ.
In một bản sao của các chính sách kiểm soát nội bộ này để quản lý và nhân viên đọc. Các chính sách và chỉ thị và tất cả các tài liệu phải được quản lý và duy trì. Kiểm toán viên bên ngoài thực hiện kiểm toán SOX sẽ sử dụng các tài liệu này để đề xuất các thay đổi trong việc thắt chặt các phương pháp kiểm soát nội bộ.
