Thẻ thời gian được thiết kế phù hợp là rất cần thiết cho kế toán của bất kỳ doanh nghiệp hoặc tổ chức. Thật dễ dàng để tạo và in thẻ thời gian của riêng bạn bằng bất kỳ chương trình xử lý văn bản tiêu chuẩn và máy in.
Các mặt hàng bạn sẽ cần
-
Máy tính có chương trình xử lý văn bản
-
Máy in
-
Giấy
Tạo thẻ thời gian
Mở chương trình xử lý văn bản của bạn và tạo một bảng. Xác định có bao nhiêu ngày trong mỗi kỳ thanh toán và tạo ra nhiều hàng đó. Sau đó tạo sáu cột và gắn nhãn chúng là Ngày, Hết giờ, Hết giờ, Hết giờ, Hết giờ và Tổng số. Trong cột "Ngày" viết mỗi ngày của kỳ thanh toán; ví dụ: Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Năm, Thứ Sáu; hoặc ngày 1 tháng 10, ngày 2 tháng 10, ngày 3 tháng 10, ngày 10 tháng 10, ngày 5 tháng 10. Hoặc có thể để trống các hàng này và hướng dẫn nhân viên của bạn điền chúng. Tạo một dòng bên dưới biểu đồ thẻ thời gian cho tổng số giờ đã ghi và nhập "Tổng" bên cạnh nó.
Nhập thông tin cần thiết ở trên và dưới biểu đồ thẻ thời gian. Ví dụ, đầu thẻ thời gian phải bao gồm tên, bộ phận, giám sát viên và tỷ lệ chi trả của nhân viên. Bên dưới biểu đồ thẻ thời gian tạo hai dòng, cho chữ ký và ngày của nhân viên và chữ ký và ngày của người giám sát. Bạn có thể muốn bao gồm tỷ lệ làm thêm giờ, địa chỉ, email và số điện thoại của nhân viên.
Bạn có thể làm cho thẻ thời gian dễ đọc hơn bằng cách tô các cột hoặc hàng thay thế. Thêm các cột bổ sung nếu bạn muốn ghi lại tiền làm thêm giờ, tiền nghỉ hè hoặc tiền ốm hoặc các danh mục khác. Thêm logo công ty của bạn vào đầu hoặc cuối của thẻ thời gian làm cho nó trông chuyên nghiệp hơn.
Đảm bảo rằng máy in của bạn đã sẵn sàng hoạt động, sau đó in thẻ thời gian bằng cách chọn "In". Bạn có thể in nhiều bản sao của bảng chấm công hoặc in một bản sao và tạo thêm bản sao trên máy sao chép.
Lời khuyên
-
Nếu biểu đồ thẻ thời gian của bạn nhỏ, hãy tiết kiệm giấy bằng cách in hai tờ thời gian trên mỗi trang và cắt chúng làm đôi.
Để làm cho thẻ thời gian của bạn bắt mắt hơn, hãy sử dụng giấy màu.
