Để thúc đẩy tính minh bạch cao hơn trong sổ sách kế toán của công ty, lãnh đạo cao nhất áp dụng các chính sách với khả năng mở rộng để phát hiện và phản ứng với các giao dịch gian lận và vi phạm tài chính tại thời điểm. Hiệu trưởng của công ty cũng làm việc song song với các trưởng bộ phận để thấm nhuần nhân sự sự cần thiết phải giám sát các hạng mục không định kỳ, chẳng hạn như chi phí giải quyết và hình phạt theo quy định.
Chi phí giải quyết
Chi phí thanh toán có thể được liên kết với một giao dịch bất động sản hoặc một khoản phí mà doanh nghiệp phải chịu như một phần của thủ tục tố tụng. Chi phí giải quyết liên quan đến thế chấp liên quan đến tiền mặt mà người vay trả cho những việc như khảo sát đất đai, thẩm định tài sản, công việc pháp lý và bảo hiểm. Các khoản phí giải quyết đến từ một thỏa thuận pháp lý bao gồm tiền mà một công ty chuyển cho kế toán, luật sư, chuyên gia tư vấn và các đơn vị khác tích cực tham gia vào việc giải quyết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Đối với một công ty, việc giám sát chi phí thanh toán có thể đặt ra một thách thức hoạt động, bởi vì các khoản phí này thường không thể đoán trước được và liên quan đến các sự kiện mà ban quản lý không thể thấy trước hoặc có độ trễ hạn chế để thay đổi khi chúng diễn ra.
Thời gian
Theo quy tắc kế toán, một công ty ghi lại chi phí thanh toán - và tất cả các chi phí hoạt động, cho vấn đề đó - khi nó phát sinh chúng. Nói cách khác, nó đăng các mục chi phí khi các nhà cung cấp dịch vụ đã hoàn thành một phần của thỏa thuận hợp đồng. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp muốn mua một tòa nhà thương mại và luật sư đã chuẩn bị xong tất cả các tài liệu pháp lý liên quan đến giao dịch, công ty sẽ ghi lại phí pháp lý khi nhận được hóa đơn của luật sư - chứ không phải khi họ trả tiền cho họ. Để ghi lại chi phí thanh toán, một kế toán viên của công ty ghi nợ tài khoản chi phí thanh toán tương ứng và ghi có vào tài khoản phải trả của nhà cung cấp.
Tiến thoái lưỡng nan hoạt động
Một vấn đề nan giải hoạt động có thể phát sinh nếu một công ty không thể xác định chính xác số tiền họ sẽ trả để giải quyết hợp đồng hoặc đơn đặt hàng. Tình huống này thường xảy ra trong các thủ tục tố tụng và các nhà quản lý tài chính doanh nghiệp làm việc với những người trong nhà để ước tính số tiền mà doanh nghiệp cuối cùng phải bỏ ra. Các quy định tài chính đã đến giải cứu các nhà quản lý bằng cách quy định một bộ quy tắc để giải quyết các trường hợp dự phòng. Các nhà quản lý tài chính ghi lại chi phí thanh toán khi cả hai đều có thể xảy ra và có thể ước tính hợp lý. Nếu không, các nhà quản lý tiết lộ mức độ và bản chất của các khoản dự phòng thanh toán ở cuối bảng cân đối kế toán của công ty. Họ cũng cho các nhà đầu tư biết liệu tổn thất thanh toán là có thể xảy ra, hợp lý có thể hoặc từ xa.
Quản lý ma trận
Ghi lại chi phí giải quyết thường yêu cầu một loại ma trận sắp xếp thứ bậc, một trong đó nhân sự với các kỹ năng và dòng báo cáo đa dạng làm việc cùng nhau để tính toán chính xác chi phí vận hành và ghi lại chúng đúng hạn. Ví dụ, kế toán viên, giám sát viên ngân sách và luật sư doanh nghiệp có thể hợp tác làm việc khi một công ty tham gia một vụ kiện.
