Trong hầu hết mọi doanh nghiệp, máy tính là một công cụ thiết yếu để vận hành các hoạt động hàng ngày, nâng cao năng suất và giao tiếp với khách hàng, nhà cung cấp và công chúng. Các nhà quản lý sử dụng máy tính vì nhiều lý do, bao gồm giữ cho nhóm của họ theo dõi, lập ngân sách và lập kế hoạch dự án, giám sát hàng tồn kho và chuẩn bị tài liệu, đề xuất và thuyết trình. Người quản lý cần phải hiểu không chỉ các chức năng cơ bản của các công cụ phần mềm doanh nghiệp được sử dụng trong văn phòng mà cả Internet và các công cụ điện toán bên ngoài khác có thể cải thiện cách họ quản lý các phòng ban của họ.
Kế hoạch kinh doanh
Lập kế hoạch kinh doanh có thể chiếm rất nhiều thời gian của người quản lý, nhưng các chương trình máy tính làm cho nó dễ dàng hơn. Từ việc sử dụng các chương trình email như Outlook hoặc Google Mail để đặt các cuộc hẹn, nhiệm vụ và thời hạn sử dụng các công cụ tài chính để phát triển ngân sách và đề xuất dự án, sử dụng máy tính để lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày của một doanh nghiệp là điều cần thiết. Các nhà quản lý cũng sử dụng Internet để nghiên cứu các ngành công nghiệp của họ, cạnh tranh và tìm kiếm ý tưởng để giúp họ tạo ra các kế hoạch để thu hút khách hàng, giành được nhiều doanh nghiệp hơn và thành công trong thế giới cạnh tranh của doanh nghiệp.
Lưu trữ hồ sơ
Các nhà quản lý theo dõi rất nhiều thông tin có ý nghĩa sống còn đối với thành công của công ty. Từ hồ sơ khách hàng đến hồ sơ tài chính đến hồ sơ nhân viên, dữ liệu mà một công ty phải lưu trữ dường như là vô tận. Sử dụng máy tính để lưu trữ và quản lý tài liệu, tệp và hồ sơ giúp giảm dung lượng lưu trữ vật lý mà công ty cần và cũng cho phép người quản lý truy cập dễ dàng vào tệp của họ bằng các phương pháp tìm kiếm tài liệu đơn giản. Ngoài ra, bằng cách lưu giữ hồ sơ, người quản lý có thể dễ dàng chia sẻ thông tin về lịch sử và hiệu suất công việc của nhân viên với các nhà quản lý khác trong công ty.
Giao tiếp
Một trong những ứng dụng phổ biến nhất cho máy tính trong kinh doanh là giao tiếp. Giao tiếp là điều cần thiết không chỉ giữa các nhân viên mà còn với khách hàng. Nhiều bộ phận dịch vụ khách hàng sử dụng máy tính để ghi lại các vấn đề dịch vụ và lập biên bản về các nghị quyết của họ. Sử dụng email và các chương trình nhắn tin tức thời cho phép nhân viên thu thập thông tin từ nhau mà họ cần để hoàn thành công việc. Nó cũng cho phép các nhà quản lý ủy thác các nhiệm vụ công việc và theo dõi các dự án.
Chuẩn bị tài liệu
Để tạo bảng tính, thuyết trình, ghi nhớ và các tài liệu khác của công ty, máy tính rất cần thiết trong kinh doanh. Người quản lý cần có kiến thức cơ bản về phần mềm năng suất làm việc phổ biến như Microsoft Office, nhưng các ngành chuyên môn như quảng cáo và tiếp thị cũng yêu cầu người quản lý làm việc với các chương trình tiên tiến hơn như Adobe Photoshop và Illustrator để tạo tài liệu trực quan cho khách hàng.
