Viết thư, dù bằng tay, đánh máy hoặc qua email, có thể khó thực hiện tốt. Chìa khóa để bắt đầu một bức thư hay là biết mục đích và mục đích chính xác của bức thư và cố gắng truyền đạt điều đó đến người nhận bằng giọng điệu lịch sự. Cho dù bạn đang viết thư cảm ơn, thư xin việc hay thư chia buồn, dành thời gian để tạo ra một lời mở đầu tốt sẽ giúp trau dồi kỹ năng viết của bạn.
Địa chỉ thư cho người nhận; tránh những lời chào chung chung, chẳng hạn như "Kính gửi ông hoặc bà". Nếu thư có bản chất chuyên nghiệp, hãy sử dụng họ của người nhận và tiền tố hoặc danh dự phù hợp, chẳng hạn như "Kính gửi ông Ackroyd". Nếu thư bình thường hơn, chẳng hạn như thư mời hoặc thư cảm ơn, hãy sử dụng tên của người nhận miễn là bạn cảm thấy thoải mái khi làm như vậy.
Viết đoạn đầu tiên, thường dài hai hoặc ba câu. Nếu bức thư không chính thức hơn, thì thích hợp để bắt đầu với một cuộc điều tra hoặc nhận xét chung, chẳng hạn như "Tôi hy vọng lá thư này tìm thấy bạn tốt". Nếu bức thư chính thức hơn, tốt nhất là đi thẳng vào vấn đề. Trong cả hai trường hợp, lý do để bạn viết thư phải được thiết lập trong đoạn này.
Đọc to đoạn văn, ghi chú âm điệu. Ngay cả khi bạn đang viết thư khiếu nại hoặc yêu cầu hỗ trợ tài chính, giọng điệu của thư của bạn vẫn phải lịch sự. Thư không chính thức có thể bình thường hơn trong giai điệu, trong khi thư kinh doanh nên sử dụng một ngôn ngữ chính thức.
Lời khuyên
-
Đọc lại thư của bạn nhiều lần trước khi gửi. Cho dù ý định là gì, một lá thư chứa đầy lỗi chính tả và ngữ pháp kém sẽ không tạo được ấn tượng tốt nhất.
