Kiểm soát chặt chẽ tài chính của công ty bạn là một phần quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp. Điều này bao gồm quản lý không chỉ tiền mặt của công ty mà còn cả nợ của nó. Mặc dù có một số cách để làm điều này, một trong những cách hiệu quả hơn là sử dụng hệ thống ghi nợ và kế toán tín dụng. Bạn có hiểu ý nghĩa của ghi nợ và tín dụng không? Quan trọng hơn, bạn có hiểu sự khác biệt giữa hai thuật ngữ này liên quan đến doanh nghiệp của bạn và chúng khác nhau như thế nào so với những gì bạn đã từng là người tiêu dùng?
Nếu bạn hơi mơ hồ về sự khác biệt giữa tín dụng và ghi nợ, bạn không đơn độc. Điều đó nói rằng, bạn càng hiểu về các khoản tín dụng và ghi nợ, bạn sẽ càng hiểu rõ hơn về cách doanh nghiệp của bạn chi tiền. Nếu bạn muốn thực sự nắm được tài chính của công ty nhưng thấy mình không chắc chắn trong lĩnh vực này, thì nơi tốt nhất để bắt đầu học là với định nghĩa về ghi nợ và tín dụng.
Nợ là gì?
Nợ là các giao dịch mà doanh nghiệp của bạn làm cho chi phí tiền. Điều này nghe có vẻ đơn giản, nhưng đó là một chủ đề phức tạp hơn một số người nhận ra. Có nhiều loại ghi nợ trong thế giới kinh doanh và khiến chúng bị lẫn lộn có thể làm hỏng sách của bạn nếu bạn không cẩn thận. May mắn thay, có một cách dễ dàng để ghi nhớ các loại ghi nợ phổ biến nhất, vì vậy bạn không gặp phải vấn đề này.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc theo dõi ghi nợ là gì, hãy nghĩ đến từ DEAL. Bạn có thể sử dụng điều này để nhớ rằng tất cả các khoản ghi nợ là Rút thăm, Chi phí, Tài sản hoặc Mất mát. Trong trường hợp này, "rút thăm" là rút tiền mặt hoặc bất kỳ khoản tiền mặt không được tính nào khác đi ra khỏi doanh nghiệp của bạn. "Chi phí" là chi phí hoạt động, bao gồm các chi phí như tiện ích và bảng lương. "Tài sản" dùng để chỉ số tiền chi cho việc mua lại tài sản vật chất, thiết bị hoặc bất động sản. "Các khoản lỗ" chỉ là những gì họ nghe, các khoản đầu tư đi về phía nam hoặc các tình huống khác khiến công ty bị mất tiền.
Về cơ bản, bất kỳ khoản tiền nào đi ra khỏi công ty của bạn là một khoản nợ. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chắc chắn, bạn có thể sử dụng tính năng ghi nhớ này để kiểm tra. Bạn có thể dễ dàng nhớ rằng tiền rút ra từ tiền mặt là một khoản ghi nợ, cũng như tiền chi cho một máy in mới, không gian văn phòng mới hoặc mua lại các tài sản khác. Biên chế, thuế và các chi phí kinh doanh khác cũng đủ điều kiện là các khoản nợ, cũng như số tiền bị mất khi một khoản đầu tư kinh doanh lớn rơi vào.
Vì vậy, nếu các khoản nợ là tiền đi ra khỏi doanh nghiệp của bạn, thì điều gì tạo ra tín dụng?
Tín dụng là gì?
Là người tiêu dùng, bạn có thể nghĩ tín dụng là một khoản nợ được bảo đảm hoặc không có bảo đảm mà bạn vay đối với; những điều này thường thấy nhất trong thẻ tín dụng và các dòng tín dụng khác. Định nghĩa tín dụng trong kế toán là khác nhau, tuy nhiên. Khi bạn nói về tài chính của công ty bạn, tín dụng là một điều tốt; đó là tiền vào công ty của bạn, tương tự như cách ghi nợ là tiền đi ra khỏi công ty của bạn.
Như với định nghĩa về ghi nợ, có một ghi nhớ hữu ích để theo dõi những gì tạo thành tín dụng trong thế giới kinh doanh: GIRLS. Chữ G là viết tắt của "lợi nhuận", đại diện cho sự tăng giá cổ phiếu của công ty. Tôi là viết tắt của "thu nhập", là tiền vào công ty của bạn không được tính là lợi nhuận hoặc doanh thu. Điều này cũng có nghĩa là R là viết tắt của "doanh thu", là tiền kiếm được thông qua bán hàng hoặc dịch vụ. Chữ L dành cho "các khoản nợ" là thu nhập có được từ khoản vay hoặc khoản nợ khác từ nguồn bên ngoài. Chữ S dành cho "vốn cổ đông", là tiền mà các cổ đông đã đầu tư vào công ty thông qua đầu tư.
Giống như các khoản nợ là tất cả tiền ra khỏi doanh nghiệp của bạn, tín dụng là tất cả tiền đến. Nếu bạn không chắc chắn, hãy áp dụng ghi nhớ của mình và xem tiền có đáp ứng một trong các loại tín dụng hay không. Thu nhập từ bán sản phẩm mới? Kiểm tra. Một khoản vay mới để trang trải việc mở rộng kinh doanh của bạn? Kiểm tra. Có đầu tư cổ đông tăng dẫn đến tăng giá cổ phiếu chung của bạn? Đó là một kiểm tra trong hai loại khác nhau.
Vì vậy, bây giờ bạn đã tìm ra các khoản ghi nợ và tín dụng là gì, doanh nghiệp của bạn nên sử dụng chúng để làm gì?
Khi doanh nghiệp sử dụng ghi nợ so với tín dụng
Việc sử dụng ghi nợ so với ghi tín dụng là một phần của kỹ thuật được gọi là kế toán kép. Bằng cách tách tiền đến từ các khoản tiền gửi đi, bạn sẽ dễ hiểu hơn những gì đang diễn ra trong sổ cái kế toán của mình. Các khoản nợ được ghi lại trong một cột duy nhất trên bảng sổ cái, trong khi các khoản tín dụng được liệt kê trong một cột riêng bên cạnh cột ghi nợ. Cấu trúc hai cột này cho phép bạn nhìn thoáng qua khi tiền sẽ ra khỏi công ty của bạn và khi nào nó đến.
Trong hệ thống nhập kép, mỗi giao dịch được liệt kê riêng trên dòng riêng. Nếu giao dịch đại diện cho một khoản ghi nợ, số tiền của giao dịch được ghi trong cột ghi nợ cho dòng đó. Nếu nó đại diện cho một khoản tín dụng, số tiền của giao dịch được ghi trong cột tín dụng. Không có mục nên có một cái gì đó được viết trong cả hai cột; nếu một giao dịch bằng cách nào đó dẫn đến cả ghi nợ và tín dụng, hai khía cạnh của giao dịch nên được viết trên các dòng riêng biệt để ghi nợ và tín dụng được ghi lại.
Tổng số tín dụng và các khoản ghi nợ trong sổ cái của bạn được tính riêng. Điều này không chỉ giúp bạn tránh các lỗi toán học có thể xảy ra khi cố gắng kết hợp các khoản tín dụng và ghi nợ riêng lẻ thành một tổng số duy nhất, mà còn giúp bạn dễ dàng xem tổng số tiền sẽ ra vào.
Khi bạn đã tính tổng các khoản ghi nợ và tín dụng của mình, hãy tính tổng vốn chủ sở hữu của công ty bằng cách trừ tổng số nợ từ tổng tín dụng của bạn. Nếu bạn có nhiều khoản nợ hơn tín dụng, bạn sẽ kết thúc với vốn chủ sở hữu âm cần có thêm tiền để trang trải; điều này có thể có nghĩa là thanh lý một số tài sản, nhận thêm nợ hoặc rút tiền từ tiền tiết kiệm hoặc các khoản đầu tư khác của công ty. Tuy nhiên, nếu bạn có nhiều tín dụng hơn các khoản ghi nợ, thì bạn có thêm tiền để sử dụng cho việc mở rộng, tài trợ cho việc mua tài sản mới hoặc đầu tư mới vào tương lai của công ty bạn.
Tín dụng có nghĩa là gì?
Một điều quan trọng cần tìm hiểu khi xử lý chủ đề về các khoản nợ và tín dụng kinh doanh là ghi chú tín dụng. Bạn có thể nghĩ về điều này như một cái gì đó của một hóa đơn đảo ngược. Ghi chú tín dụng được cung cấp cho doanh nghiệp của bạn bởi một nhà cung cấp hoặc một người nào đó ở vị trí tương tự khi họ cấp tín dụng cho bạn. Đây có thể là kết quả của hàng hóa bị hư hỏng phải được trả lại cho nhà cung cấp hoặc một cuộc gọi dịch vụ không đạt yêu cầu, nhưng đây chỉ là những ví dụ về thời điểm mà một ghi chú tín dụng có thể được phát hành.
Bản thân ghi chú tín dụng là một biên nhận, xác định lý do tín dụng được phát hành và ai ủy quyền tín dụng. Các khoản tín dụng liên quan đến ghi chú tín dụng thường có dạng "tín dụng lưu trữ" hoặc các cấu trúc tín dụng tương tự, mang lại cho doanh nghiệp của bạn một khoản tín dụng trả trước với nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp dịch vụ trong đơn đặt hàng hoặc cuộc gọi tiếp theo của bạn. Ghi chú tín dụng đóng vai trò là tài liệu về số tiền trả trước này và được bộ phận kế toán của bạn sử dụng để ghi chú giao dịch dưới dạng tín dụng trong sổ cái của bạn. Khi bạn đặt hàng, thực hiện cuộc gọi dịch vụ hoặc sử dụng tín dụng, khoản ghi nợ được ghi vào sổ cái của bạn để biểu thị giao dịch sử dụng hết tín dụng được tham chiếu trong ghi chú.
Điều đáng chú ý là các ghi chú ghi nợ cũng tồn tại và hành động theo cách ngược lại của các ghi chú tín dụng. Nếu một doanh nghiệp phát hành cho bạn một ghi chú ghi nợ thì nó liên quan đến vấn đề trả lại hoặc dịch vụ mà họ gặp phải với công ty của bạn. Để tôn trọng ghi chú ghi nợ, bạn phải xử lý khoản hoàn trả hoặc cấp tín dụng trả trước cho số tiền của ghi chú. Tất nhiên, trong trường hợp ai đó không hài lòng với một mặt hàng hoặc dịch vụ do công ty bạn cung cấp, nhiều khả năng bạn sẽ cung cấp một ghi chú tín dụng thay vì cá nhân đó soạn thảo một ghi chú ghi nợ. Do đó, ghi chú tín dụng phổ biến hơn nhiều và có nhiều khả năng được sử dụng trong quá trình giao dịch kinh doanh của bạn.
Cân nhắc tín dụng kinh doanh
Khái niệm tín dụng, liên quan đến các khoản ghi nợ, là một điều quan trọng đối với kế toán doanh nghiệp. Thật không may, đôi khi nó dẫn đến một chút nhầm lẫn cho những người không quen thuộc với kế toán kép. Do các ý nghĩa khác nhau liên quan đến từ "tín dụng", điều quan trọng là phải giải quyết chủ đề về hạn mức tín dụng và các hình thức tín dụng khác cũng được mở rộng cho các doanh nghiệp. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn thông tin bạn cần nếu được yêu cầu phân biệt giữa hai điều này, mà các khoản nợ cũng vẫn được coi là một khoản tín dụng trong kế toán kép.
Thẻ tín dụng doanh nghiệp và hạn mức tín dụng tương tự như những gì bạn quen thuộc ở khía cạnh người tiêu dùng, nhưng chúng được phát hành cho chính doanh nghiệp thay vì một cá nhân. Nếu doanh nghiệp của bạn còn khá mới, bạn có thể cần cung cấp thông tin cá nhân và gửi kiểm tra tín dụng để đảm bảo tín dụng doanh nghiệp vì hầu hết những người cho vay không sẵn sàng cấp tín dụng cho doanh nghiệp không có lịch sử thực sự. Trong trường hợp này, họ sử dụng uy tín tín dụng của chủ sở hữu như một cách để thiết lập tín dụng. Điều này tạo ra trách nhiệm cá nhân cho bạn, nhưng đôi khi điều đó không thể tránh được. Khi doanh nghiệp của bạn trở nên thành lập hơn và kinh doanh với một hoặc nhiều ngân hàng, nó sẽ xây dựng uy tín tín dụng. Tại thời điểm đó, bạn có thể đăng ký thẻ tín dụng doanh nghiệp và các sản phẩm tín dụng khác được phát hành chỉ dựa trên danh tiếng doanh nghiệp và tài sản của nó.
Điều cần thiết là các sản phẩm tín dụng này được ghi lại dưới dạng tín dụng trong sổ cái của bạn, mặc dù chúng thể hiện nợ trong thực tế. Chúng là một sự mở rộng về sức mua của công ty bạn và do đó được sổ cái kế toán của bạn xem giống như tiền mặt với cùng số tiền. Tất nhiên, các giao dịch mua được thực hiện với các sản phẩm tín dụng vẫn được ghi là ghi nợ và việc giảm tín dụng khả dụng của bạn được ghi vào sổ cái bởi thực tế là khoản ghi nợ đã giảm tổng vốn chủ sở hữu của bạn (bao gồm số tiền của hạn mức tín dụng của bạn khi bạn thêm số tiền đó như là một khoản tín dụng.)
Các khoản thanh toán hàng tháng trên các hạn mức tín dụng của bạn sẽ được thêm vào dưới dạng chi phí khi các hóa đơn đến, giảm vốn chủ sở hữu khi bạn thực hiện thanh toán cho chúng. Lưu ý rằng bạn không thêm khoản thanh toán trở lại vào vốn chủ sở hữu sau khi được xử lý mặc dù tín dụng khả dụng của bạn đã được mở rộng. Mặc dù bạn có sẵn nhiều tín dụng hơn, bạn vẫn có ít tiền mặt hơn vì bạn phải thanh toán ngay từ đầu. Điều này giữ cho vốn chủ sở hữu của bạn được cân bằng khi bạn hoàn trả các hạn mức tín dụng của mình vì mỗi khoản thanh toán sẽ yêu cầu tiền mặt thực tế. Bạn sẽ không thêm các hạn mức tín dụng trở lại dưới dạng tín dụng sổ cái trừ khi công ty của bạn mở một dòng mới.
