Thực hiện đơn hàng chậm có thể làm giảm chất lượng dịch vụ khách hàng mà công ty bạn có thể cung cấp. Dịch vụ khách hàng chất lượng thấp hơn cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến lợi nhuận tài chính của doanh nghiệp bạn. Nhận được sự chấp thuận cho các đơn đặt hàng được xử lý nhanh chóng và hiệu quả nhất có thể có nghĩa là công ty của bạn sẽ có nguồn cung cấp cần thiết để giữ cho mọi thứ trôi chảy kịp thời. Sử dụng ứng dụng email Microsoft Outlook để gửi yêu cầu phê duyệt đơn đặt hàng có thể giúp hợp lý hóa quy trình đặt hàng vật tư hoặc hàng hóa bán buôn mà vẫn đảm bảo rằng bạn tuân thủ đúng quy trình mua hàng.
Chuẩn bị đơn đặt hàng
Truy cập trang mẫu Đặt mua và bán hàng của Microsoft Office và chọn một mẫu. Hãy chắc chắn rằng bạn có thể mở, chỉnh sửa và lưu mẫu trong một chương trình trên máy tính của bạn. Tạo mẫu bằng Microsoft Excel, Microsoft Word hoặc chương trình áp dụng khác.
Chọn Phần mềm mở ra khi bạn nhấp vào nút Tải xuống Tải xuống cho mẫu đã chọn để mở mẫu trong chương trình được chỉ định. Tùy chỉnh mẫu để đáp ứng nhu cầu của bạn và lưu nó vào máy tính của bạn.
Tạo và lưu mẫu tùy chỉnh của riêng bạn nếu bạn không thích bất kỳ mẫu nào có sẵn tại Microsoft. Nếu cần, bạn có thể sử dụng các mẫu của Microsoft làm hướng dẫn.
Tạo một tài liệu mới của New York dựa trên mẫu của bạn bằng menu chương trình. Sử dụng một phím tắt sẽ không cung cấp quyền truy cập vào các mẫu. Điền vào tài liệu của bạn và lưu nó vào máy tính của bạn.
Sử dụng chương trình tài chính để gửi đơn đặt hàng nếu đó là cách bạn tạo đơn đặt hàng. Một số chương trình tài chính như QuickBooks có tích hợp Microsoft Outlook để bạn có thể gửi đơn đặt hàng để được phê duyệt trực tiếp từ chương trình.
Xuất đơn đặt hàng từ phần mềm tài chính mà không tích hợp Microsoft Outlook bằng bảng tính hoặc định dạng từ nếu có thể. Nếu điều này là không thể, hãy in đơn đặt hàng đã hoàn thành dưới dạng tài liệu PDF và lưu nó vào máy tính của bạn.
Gửi đơn đặt hàng
Mở Microsoft Outlook và nhấp vào nút Mới Mới ở góc trên bên trái để mở một tin nhắn mới.
Chuyển đến tab Chèn Chèn. Nhấp vào Tập tin đính kèm tập tin đính kèm và điều hướng đến đơn đặt hàng để chọn nó. Nhấp vào nút Chèn Chèn vào để gắn nó vào email.
Đặt kích thước phông chữ thành 14 và màu phông chữ thành màu đen. Loại hình Tôi đã xem xét và phê duyệt đơn đặt hàng đính kèm:. Bắt đầu một dòng mới.
Đặt kích thước phông chữ thành 11 và màu phông chữ thành màu xám. Gõ Đánh giá đơn đặt hàng đính kèm và trả lời email này. Nhập bên dưới "Y- Tên của bạn" để phê duyệt đơn đặt hàng hoặc "N- Tên của bạn" để từ chối đơn đặt hàng. Lưu ý: Câu trả lời phải đến từ tài khoản email được gửi.
Bỏ qua bốn dòng và đặt kích thước phông chữ thành 14 và màu phông chữ thành màu đen. Nhập loại Tôi không được phép phê duyệt đơn đặt hàng này. Bắt đầu một dòng mới.
Đặt kích thước phông chữ thành 11 và màu phông chữ thành màu xám. Gõ chữ Trả lời người gửi. Đặt dấu X vào trường bên trên nếu bạn không được phép phê duyệt đơn đặt hàng này và nếu bạn biết ai là ai, hãy bao gồm tên, ví dụ: X - Bill Smith.
Lời khuyên
-
In ra một bản sao của email đặt hàng đã được phê duyệt và đính kèm nó vào hóa đơn mua hàng để chứng minh rằng việc mua hàng được ủy quyền.
Cảnh báo
Nhận chữ ký thực sẽ an toàn hơn so với phê duyệt email vì người khác có thể có quyền truy cập vào tài khoản email của người đó nếu được ký cả ngày.
