Ghi nhớ là một cách để giao tiếp với những người khác trong văn phòng của bạn. Ghi nhớ thường báo cáo hoặc giải thích một cái gì đó. Họ cũng có thể đưa ra yêu cầu. Ghi nhớ không chính thức có thể được sử dụng để báo cáo về một cái gì đó không quan trọng, hoặc trình bày thông tin cho một số ít người hoặc trong một môi trường ít trang trọng hơn. Khi viết một bản ghi nhớ không chính thức, hãy chuyên nghiệp và giữ nó ngắn gọn. Một bản ghi nhớ không chính thức nên có khoảng một trang và bao gồm các thông tin cần thiết.
Đặt tiêu đề thư của công ty ở đầu trang đầu tiên của bản ghi nhớ không chính thức.
Đặt cụm từ Ghi nhớ Hồi giáo ngay dưới tiêu đề thư.
Đặt tên của người gửi và người nhận, cũng như ngày và chủ đề tiếp theo. Thông tin này nên được trên các dòng riêng biệt. Đối với một bản ghi nhớ không chính thức, hãy giữ dòng tiêu đề ngắn gọn nhưng cụ thể để người đọc có thể nhanh chóng xác định nội dung của bản ghi nhớ. Nếu không có người nhận cụ thể, bạn có thể bỏ thông tin này.
Nêu mục đích của bản ghi nhớ rõ ràng và cụ thể trong đoạn đầu tiên. Cố gắng làm điều này trong một đến hai câu.
Viết một phần thảo luận ngắn để giải thích các khuyến nghị hoặc yêu cầu chính của bản ghi nhớ. Bởi vì đây là một bản ghi nhớ không chính thức, bạn chỉ cần nêu đề xuất. Bạn không cần bao gồm nhiều bằng chứng hỗ trợ, sự kiện hoặc thông tin khác vì bạn muốn được nói ngắn gọn. Phần này phải ngắn gọn và chính xác và phải truyền đạt hiệu quả điểm của bản ghi nhớ và cho người đọc biết phải làm gì tiếp theo.
Nêu rõ những gì người đọc nên làm tiếp theo trong một đề nghị ngắn hoặc phần kết thúc. Mặc dù bản ghi nhớ là không chính thức, nhưng vẫn rất quan trọng để truyền đạt một điểm rõ ràng và khuyến nghị.
Lời khuyên
-
Giữ mọi thứ ngắn gọn trong một bản ghi nhớ không chính thức. Viết ngắn gọn và rõ ràng bằng càng ít từ càng tốt.
