Đôi khi ý tưởng biên soạn các chính sách và thủ tục có thể có vẻ quá sức. Tuy nhiên, một sự hiểu biết cơ bản về tài liệu này và mục đích của nó có thể giúp ích. Bước đầu tiên là tìm hiểu định nghĩa của các thuật ngữ này và điều gì làm cho chúng khác biệt.
Lời khuyên
-
Một chính sách cung cấp một cái nhìn bao quát về mục tiêu của công ty. Một thủ tục cho thấy nhân viên chính xác những gì họ cần làm để đạt được mục tiêu.
Chính sách so với quy trình
Sự khác biệt chính giữa chính sách và thủ tục là những gì nó truyền đạt cho nhân viên của bạn. Một chính sách đưa ra một cái nhìn tổng quan về lập trường của công ty về một vấn đề. Một quy trình hoặc chính sách cung cấp cho nhân viên các hướng dẫn về cách thực hiện chính sách.
Bất kỳ chính sách tại doanh nghiệp của bạn nên ngắn gọn và đơn giản. Nó nên truyền đạt một mục tiêu rõ ràng mà ngay cả một nhân viên hoàn toàn mới cũng có thể hiểu được. Chỉ các chính sách tuân theo các nguyên tắc này mới có thể giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng.
Các thủ tục sau đó hỗ trợ các chính sách mà bạn có tại chỗ. Quá trình này phải rõ ràng và bao gồm hầu hết mọi biến thể của một vấn đề. Ví dụ, quy trình hoàn trả phải bao gồm những việc cần làm nếu khách hàng có biên nhận, không có bằng chứng mua hàng hoặc đã sử dụng mặt hàng được đề cập. Điểm đạn và đoạn văn ngắn có thể làm cho quá trình dễ đọc và chú ý.
Một ví dụ để làm theo
Hướng dẫn và thủ tục CNTT rất quan trọng trong nhiều doanh nghiệp. Một chính sách phổ biến là nhân viên không nên truy cập phương tiện truyền thông xã hội trong khi làm việc. Các hướng dẫn có thể nói rằng công ty hoan nghênh nhân viên truy cập phương tiện truyền thông xã hội trong giờ nghỉ hoặc khi cần thiết cho các chức năng làm việc của họ.
Các quy trình để thực thi chính sách đó có thể bao gồm các cách để báo cáo sử dụng máy tính không phù hợp và các bước mà người giám sát có thể thực hiện để ngăn chặn hành vi. Bạn có thể phác thảo chuỗi lệnh mà các báo cáo này phải tuân theo và những gì nhân viên có thể mong đợi nếu họ tiếp tục vi phạm chính sách.
Các loại hướng dẫn
Bạn nên tạo các thủ tục và chính sách cho mọi lĩnh vực kinh doanh của bạn.Khi nhân viên có câu hỏi về cách tương tác với khách hàng, nhau, quản lý hoặc thiết bị, họ sẽ có thể tham khảo các hướng dẫn.
Nhiều công ty đã bao quát các chính sách ứng xử của nhân viên, đặt ra các quy tắc về cách nhân viên nên ăn mặc, hành động và thực hiện tại nơi làm việc. Các lĩnh vực quan trọng khác cần bảo vệ là kỷ luật, đối xử bình đẳng, quấy rối tình dục, tham dự, thực hiện công việc và an toàn tại nơi làm việc.
Không phải luôn luôn là một
Thủ tục thường sao lưu chính sách công ty. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có một tỷ lệ một-một của các quy trình và thủ tục. Ví dụ: bạn có thể tạo các chính sách cho rằng nhân viên của bạn không được sử dụng chất bất hợp pháp, không bao giờ nên quấy rối tình dục các nhân viên khác và không thể lấy tiền từ đăng ký. Sau đó, bạn có thể có một quy trình bao gồm cách xử lý bất kỳ báo cáo nào về các hành vi này.
Tại sao tạo thủ tục và chính sách
Bất kỳ doanh nghiệp với nhân viên đều cần chính sách và thủ tục để hướng dẫn người lao động. Những hướng dẫn này giúp đảm bảo rằng tất cả mọi người trong một công ty phản ứng theo cùng một cách với cùng một sự kiện. Sự nhất quán này cho phép bạn, chủ doanh nghiệp, đôi khi bỏ đi. Bạn có thể đảm nhận các nhiệm vụ khác và thậm chí có một ngày nghỉ khi bạn biết rằng nhân viên của bạn có thể đảm nhận công việc kinh doanh.
Nó cũng có thể giữ khách hàng quay trở lại và xây dựng một hình ảnh thương hiệu tích cực. Ví dụ: khách hàng trải nghiệm các chính sách hoàn trả khác nhau mỗi lần họ đến có thể nuôi dưỡng cảm giác tiêu cực về thương hiệu của bạn. Tuy nhiên, những khách hàng biết những gì mong đợi sẽ biết rằng họ có thể tin tưởng vào doanh nghiệp của bạn.
Bảo vệ doanh nghiệp của bạn
Một lý do khác để viết ra các hướng dẫn thủ tục và chính sách rõ ràng là để bảo vệ công ty của bạn khỏi hành động pháp lý. Một ví dụ nổi bật về điều này là hướng dẫn kỷ luật. Bạn nên phác thảo những kỳ vọng của nhân viên, quy trình kỷ luật và khi nào bạn sẽ phải sa thải nhân viên.
Thực hiện theo quy trình của bạn mỗi khi nhân viên vi phạm chính sách của bạn. Nếu bạn phải loại bỏ ai đó khỏi nhân viên của mình, bạn có thể giữ các vụ kiện chấm dứt sai trái tại vịnh. Tài liệu về quy trình của bạn cung cấp cho bạn bằng chứng rằng bạn đã hành động hợp pháp.
