Tóm tắt. Nếu bạn nghĩ về nó, các nhà ngôn ngữ học không thể chọn một thuật ngữ tốt hơn để mô tả các tài liệu kinh doanh tóm tắt về nhu cầu cần biết thông tin của các nhà điều hành, những người không có thời gian hoặc có xu hướng lội qua các luận văn lớn. Nếu bạn được yêu cầu chuẩn bị một bản báo cáo tóm tắt, hãy ghi nhớ những từ ngữ ngắn gọn và có ý nghĩa khi bạn ngoại suy dữ liệu chính mà ông chủ của bạn sẽ tìm thấy. Thực hiện một cách tiếp cận hai bước: suy nghĩ như một nhà văn khi bạn lấy dữ liệu từ các báo cáo, sau đó trở thành một biên tập viên với mục tiêu là cân nhắc từng từ để tác động trong khi vẫn giữ nguyên dữ liệu quan trọng.
Hiểu mục đích của báo cáo tóm tắt: giám đốc điều hành tìm kiếm "sản phẩm của phân tích chứ không phải bản phân tích", vì vậy hãy ghi nhớ điều này khi bạn tạo bản tóm tắt điều hành của mình từ thông tin tìm thấy trong báo cáo gốc.
Bắt đầu bản tóm tắt bằng cách nêu rõ vấn đề / tình huống, giải thích sự liên quan của nó và sau đó lặp lại - bằng ngôn ngữ chính xác, chính xác - bằng chứng và kết luận có trong báo cáo chính. Thông qua các nhà báo ngược kim tự tháp ngược để cấu trúc tóm tắt của bạn. Ngoại suy và sau đó cam kết viết ra dữ liệu quan trọng nhất lúc đầu. Thêm thông tin ít quan trọng theo thứ tự giảm dần để tạo ra nội dung tóm tắt.
Sử dụng tiếng Anh đơn giản mà không có chủ nghĩa giật gân, siêu hạng và lông tơ để tinh chỉnh tóm tắt của bạn. Bao gồm thời gian biểu, quan điểm khác nhau khi họ hỗ trợ hoặc bác bỏ luận điểm của bạn và văng tất cả mọi thứ theo danh pháp của đối tượng mục tiêu của bạn. Phấn đấu để làm cho bản thân ngắn gọn, một bản tóm tắt không yêu cầu tài liệu đính kèm hoặc tài liệu không liên quan để giải thích các điểm quan trọng được nêu trong báo cáo ban đầu.
Sử dụng tiêu đề, người đứng đầu phụ và điểm đạn để giúp giám đốc điều hành di chuyển dễ dàng thông qua báo cáo tóm tắt. Xem lại các đoạn văn dài và cắt chúng ra để thắt chặt tốc độ báo cáo. Đưa ra các phép đo hoặc số cụ thể để không còn gì cho trí tưởng tượng. Xác nhận mọi điểm cho chính xác. Cụ thể, nếu có sự khác biệt về dữ liệu, hãy giải thích lý do tại sao chúng xảy ra.
Gửi báo cáo tóm tắt của bạn để kiểm tra tính khách quan để chắc chắn rằng bạn đã bỏ qua sai lệch vì sợ bạn có nguy cơ bị nghi ngờ về dữ liệu và khả năng đưa ra loại báo cáo này.Err về phía thận trọng nếu báo cáo chính mà dữ liệu vẽ của bạn không có kết luận trực tiếp nào đạt được. Thay vào đó, tuyên bố rằng vì vậy, không có sự hiểu lầm về bạn, tác giả, đã bỏ qua thông tin quan trọng.
Lời khuyên
-
Hãy chắc chắn để phân biệt báo cáo tóm tắt của bạn với một bản tóm tắt điều hành, một tài liệu dài hơn có thể chạy tới 10 trang và bao gồm lời kêu gọi hành động không thuộc về nội dung của bản tóm tắt điều hành.
