Tổ chức lợi ích tốn rất nhiều thời gian, nhưng đó là một thành tựu rất thỏa mãn khi lợi ích thành công. Nhưng trước khi bạn lên kế hoạch cho bất cứ điều gì, hãy xác định loại lợi ích bạn sẽ tổ chức. Nếu bạn đang thực hiện một cuộc đấu giá im lặng, bạn sẽ cần những tác phẩm nghệ thuật được tặng; nếu đó là một sự kiện liên quan đến âm nhạc, ai đó phải liên hệ với những người biểu diễn địa phương hàng đầu, những người thường đặt trước hai đến ba tháng. Mỗi lựa chọn đặt ra các vấn đề hậu cần khác nhau.
Lập kế hoạch sơ bộ
Xác định có bao nhiêu tình nguyện viên được yêu cầu. Các con số nhân lên theo cấp số nhân nếu bạn đang lên kế hoạch cho buổi dạ tiệc với các bữa ăn và đồ uống phức tạp, phải được thiết lập, phục vụ và phá vỡ một lần nữa.
Chọn một địa điểm. Hãy tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến việc tham dự - chẳng hạn như sự gần gũi với giao thông công cộng. Tạo một danh sách ngắn gồm ba hoặc bốn lựa chọn.
Xác định số tiền sẽ được huy động và mục tiêu sẽ đạt được.
Ủy quyền chi tiết
Nhận các cam kết từ địa điểm đã chọn và bất kỳ người biểu diễn tham gia. Sự kiện càng phức tạp, bạn càng phải lên kế hoạch trước; hai đến sáu tháng là chuẩn mực.
Tuyển dụng một ủy ban của bạn bè, đồng nghiệp và người quen kinh doanh để xử lý các khía cạnh khác nhau của sự kiện. Lên lịch các cuộc họp hàng tuần để theo dõi kế hoạch và giải quyết mọi vấn đề vào phút cuối.
Tìm kiếm các nhà tài trợ để giúp giảm chi phí liên quan đến lợi ích, từ giải thưởng cửa đến hệ thống thực phẩm và PA. Hầu hết các nhà tài trợ sẽ trao đổi dịch vụ để đổi lấy một chương trình khuyến mãi.
Cố gắng giải quyết ủy ban, nhà tài trợ và đội hình địa điểm của bạn trong vài tháng đầu tiên tổ chức. Bắt đầu tìm kiếm tình nguyện viên.
Nhận ra
Tiếp cận các liên hệ báo chí về việc làm một câu chuyện trước về lợi ích. Nếu không có chỗ trống, hãy chuẩn bị gửi thông cáo báo chí dài nửa trang phác thảo chi tiết. Kiểm tra phát sóng từ xa trực tiếp từ trang web sự kiện với đài phát thanh địa phương của bạn.
Chuẩn bị các tài liệu hiển thị phù hợp, bao gồm tờ rơi, tờ rơi và áp phích, cho các tình nguyện viên đi ra ngoài hoặc đưa lên. Hãy chắc chắn rằng họ biết nơi để dán tờ rơi và áp phích hợp pháp.
Đặt một trang web để trả lời các câu hỏi về lợi ích. Bao gồm các nhà tài trợ chính, đội hình sự kiện và các hoạt động, và cách thức gây quỹ diễn ra.
Suy ngẫm về thành công
Ngồi xuống với ủy ban của bạn sau sự kiện để thảo luận về những gì đã làm việc hoặc không. Thực hiện theo các nhà tài trợ của bạn và nhận phản hồi của họ.
Gửi thẻ hoặc thư tóm tắt để cảm ơn tình nguyện viên.
Đăng các chi tiết đẹp trên trang web, bao gồm số tiền đã được huy động, người thụ hưởng đã sợ và - nếu bạn tạo ra một sự kiện đang diễn ra - chi tiết mà các tình nguyện viên và nhà tài trợ trong tương lai cần biết để chuẩn bị cho năm tới.
