Nắm giữ tín dụng thường là cần thiết khi khách hàng không thanh toán theo thỏa thuận. Việc giữ này ngăn khách hàng mua thêm hàng hóa hoặc dịch vụ cho đến khi bạn nhận được thanh toán. Tuy nhiên, thư yêu cầu xem xét cẩn thận để nó hoàn thành mục tiêu thu thập trên tài khoản trong khi vẫn giữ khách hàng là khách hàng. Có thể một số khách hàng buồn bã bởi một lá thư giữ tín dụng tài khoản có thể đưa doanh nghiệp của họ đi nơi khác. Đó là lý do tại sao các khả năng thu thập khác rất quan trọng trước khi gửi thư như là phương sách cuối cùng.
Xem lại lịch sử thanh toán trên tài khoản. Xác nhận rằng khách hàng đã nhận được nhiều lời nhắc thanh toán qua thư và điện thoại.
Viết thư bằng cách hiểu nhưng giọng điệu mạnh mẽ khi bạn thể hiện sự đánh giá cao đối với khách hàng trong khi khăng khăng thanh toán. Trong đoạn đầu tiên, cảm ơn khách hàng đã hỗ trợ doanh nghiệp của bạn và thừa nhận rằng thời điểm kinh tế khó khăn hoặc các lý do khác có thể khiến bất kỳ khách hàng nào bị tụt lại phía sau trên tài khoản.
Thông báo giữ tín dụng với câu đầu tiên trong đoạn thứ hai để nó đứng một mình để nhấn mạnh. Viết rằng, "Tuy nhiên, tôi rất tiếc chúng tôi phải tạm ngưng tín dụng của bạn ngay lập tức vì không thanh toán." Hoặc sử dụng các từ ngữ khác nhau truyền tải cùng một thông điệp.
Chi tiết số dư đến hạn trong đoạn thứ ba và cho biết chính xác những gì phải xảy ra để nâng mức giữ tín dụng. Cung cấp thời hạn thanh toán và nói với khách hàng rằng việc chuyển nhượng cho người đòi nợ là có thể.
Kết thúc bức thư bằng một lần nữa cảm ơn khách hàng vì lòng trung thành của mình. Đặt số điện thoại trực tiếp của bạn trong thư và mời khách hàng gọi để thảo luận về các thỏa thuận thanh toán.
