Cho dù bạn siêng năng xây dựng ngân sách kinh doanh của mình như thế nào, bạn phải thừa nhận rằng nó dựa trên dự báo. Khi con số thực tế xuất hiện để bán hàng, chi phí, doanh thu và bảng lương, bạn có thể phát hiện ra rằng ngân sách của bạn sẽ cần phải được sắp xếp lại. Số hiện tại không phải là tiêu chí duy nhất để thay đổi ngân sách của bạn. Bạn phải điều chỉnh theo dự báo mới. Điều này có thể giúp bạn đặt các mục tiêu mới và sắp xếp lại ngân sách của bạn để đáp ứng các mục tiêu đó.
Mục tiêu hoạt động
Bạn nên xem lại mục tiêu hiệu suất của mình hàng quý, bao gồm doanh thu và lợi nhuận. Nếu bạn tham gia vào sản xuất, cũng nên có mục tiêu cho sản xuất. Các mục tiêu hiệu suất không nên được thay đổi một cách nhẹ nhàng và thông thường chúng nên được giữ nguyên trong suốt năm tài chính của bạn. Nếu bạn nhận thấy một phần tư mà bạn bỏ lỡ các mục tiêu của mình một cách đáng kể, hãy theo dõi tình hình xem liệu thay đổi có trở thành xu hướng hay không và sẵn sàng điều chỉnh mục tiêu và ngân sách phù hợp.
Doanh thu hoạt động
Doanh thu hoạt động không giống như doanh thu tổng thể. Tổng doanh thu của công ty có thể bao gồm việc bán tài sản hoặc các sự kiện một lần khác, chẳng hạn như hoàn thuế. Bạn cần theo dõi số tiền bạn kiếm được từ việc bán hàng. Đây là con số doanh thu hoạt động của bạn và nó là số tiền bạn có thể tính vào để dành cho các chi phí mà doanh nghiệp của bạn phải chịu mỗi tháng. Nếu bạn phát hiện doanh thu hoạt động đã giảm trong một quý, bạn nên sử dụng thông tin này để đánh giá lại ngân sách của mình.
Đền bù
Biên chế có thể là chi phí lớn nhất cho bất kỳ doanh nghiệp. Nếu các nhà quản lý bộ phận đưa ra các khoản tăng và tiền thưởng mà không nhìn vào tình trạng tài chính chung của công ty, khoản bồi thường có thể trở thành một sự tiêu tốn ngân sách của bạn. Kiểm tra chi phí tiền lương mỗi quý để xác định bao nhiêu phần trăm ngân sách bạn đang sử dụng để trả cho nhân viên. Khi bạn thấy số liệu bồi thường tăng so với thu nhập của bạn, bạn sẽ biết bạn có vấn đề với doanh số giảm hoặc bồi thường quá mức.
Chi phí cố định
Khi hợp đồng phải được gia hạn, bạn có thể thấy mình phải trả nhiều tiền hơn cho thuê, cho thuê thiết bị và bảo hiểm. Ngoài ra, thuế tài sản có thể đã tăng lên. Những sự gia tăng này có thể không có trong ngân sách ban đầu của bạn. Kiểm tra mỗi quý để xem nếu bạn đang trả nhiều hơn trong chi phí cố định. Nếu là bạn, những chi phí này vượt quá ngân sách và bạn sẽ phải thực hiện một số điều chỉnh.
Vật tư và Vật liệu
Chi phí cho nguồn cung cấp và nguyên liệu thô có thể tăng bất ngờ, có nghĩa là sự gia tăng không nằm trong ngân sách của bạn. Nếu các chi phí này làm tổn hại đến lợi nhuận của bạn, bạn sẽ phải điều chỉnh lại ngân sách của mình để cho phép chi phí thêm.
Dự báo lại
Việc xem xét thu nhập và chi phí của bạn có thể tiết lộ rằng bạn đang vượt quá ngân sách của mình, nhưng một quý hoạt động kém không có nghĩa là bạn phải sắp xếp lại ngân sách của mình. Bạn phải kiểm tra xem những con số bạn thấy có phải là kết quả của một thay đổi dài hạn, chẳng hạn như nền kinh tế suy giảm hoặc thay đổi vĩnh viễn về nhu cầu đối với hàng hóa và dịch vụ của bạn. Tạo dự báo mới cho từng yếu tố trong ngân sách của bạn dựa trên các xu hướng bạn thấy đang phát triển.
Tổ chức lại
Sắp xếp lại ngân sách của bạn để đáp ứng với những thay đổi dài hạn, không phải là các đỉnh và thung lũng tạm thời. Ví dụ: nếu chi phí nguyên vật liệu tăng lên trong môi trường lạm phát, bạn nên thay đổi ngân sách của mình để phản ánh mức tăng liên tục trong tương lai gần. Mặt khác, nếu doanh số của bạn giảm do mất một khách hàng, bạn có thể không muốn điều chỉnh kỳ vọng bán hàng của mình cho đến khi bạn có thời gian để thay thế khách hàng đó. Luôn kiểm tra xem liệu các chi phí như bảng lương có thể được điều chỉnh bằng cách thay đổi phương pháp quản lý để ngân sách của bạn không bị điều chỉnh do các vấn đề bạn có thể ngăn chặn. Ngoài ra, hành động đầu tiên của bạn liên quan đến chi phí không được phân bổ sẽ là đàm phán lại với các nhà cung cấp để xem liệu bạn có thể kéo chi phí trở lại phù hợp với ngân sách ban đầu của mình hay không.
