Thông thường khi một tổ chức tìm kiếm sự giúp đỡ bên ngoài cho một dự án, nó sẽ đưa ra RFP hoặc yêu cầu đề xuất. Các nhà thầu sau đó trả lời RFP, nêu ra cách họ có thể giúp với dự án và tại sao công ty hoặc nhóm của họ là lựa chọn tốt nhất cho công việc. Để nhận được phản hồi đầy đủ nhất và đưa ra lựa chọn đúng đắn, RFP phải bao gồm một số thông tin cơ bản.
RFP phải luôn bắt đầu bằng phần giới thiệu và tổng quan về tổ chức đưa ra yêu cầu và vấn đề hoặc dự án cần sự giúp đỡ. Phần giới thiệu thường không quá một hoặc hai đoạn, và cũng phải bao gồm ngày đáo hạn cho dự án và ngân sách đề xuất. Bao gồm thông tin này giúp các công ty đưa ra quyết định về việc có nên phản hồi với RFP hay không.
Chi tiết dự án
Phần thứ hai của RFP phải cung cấp chi tiết về dự án hoặc chương trình cụ thể. Cung cấp chi tiết cụ thể về mục đích và cấu trúc của dự án cũng như các chi tiết liên quan đến nhóm làm việc về nó, vị trí, lịch trình và trạng thái. Thông tin này giúp người trả lời hiểu bối cảnh của dự án; sau đó họ có thể điều chỉnh phản ứng của họ theo nhu cầu của tổ chức yêu cầu.
Phạm vi dịch vụ
RFP phải nêu chi tiết những dịch vụ mà bạn đang tìm kiếm từ một công ty bên ngoài. Phạm vi dịch vụ này có lẽ là phần quan trọng nhất của RFP, vì các công ty đáp ứng sẽ rất cẩn thận để phát triển các đề xuất đáp ứng tất cả các nhu cầu của bạn. Mặc dù bạn phải bao gồm các nhiệm vụ cụ thể là chìa khóa để hoàn thành dự án, danh sách các dịch vụ cần thiết phải khá chung chung, vì mỗi công ty phản hồi sẽ có cách tiếp cận riêng cho dự án. Cho phép các công ty bên ngoài chi tiết hóa ý tưởng và quy trình của họ có thể giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt hơn về công ty tốt nhất cho công việc.
Ngân sách
Mặc dù một số công ty phát hành RFP ngần ngại bao gồm thông tin ngân sách, nếu bạn có ngân sách nghiêm ngặt, thì hãy đưa nó vào RFP. RFP phải bao gồm một phần yêu cầu các công ty chi tiết cách họ dự định sử dụng ngân sách, cũng như phân tích các yêu cầu và thủ tục thanh toán và thanh toán. Cũng bao gồm thông tin về loại hợp đồng bạn đang cấp và thời hạn của hợp đồng.
Trình độ chuyên môn
Khi bạn đang chọn một công ty bên ngoài để làm việc với công ty của bạn, bạn muốn công ty tốt nhất, có trình độ nhất mà bạn có thể đủ khả năng. RFP phải bao gồm một phần trong đó các công ty trả lời có thể nêu chi tiết trình độ của họ cho công việc. Nếu bạn đang tìm kiếm kinh nghiệm cụ thể, sau đó yêu cầu người trả lời chi tiết các kỹ năng và kinh nghiệm của họ trong lĩnh vực đó. Ngoài ra, yêu cầu tài liệu tham khảo, cho toàn bộ công ty hoặc cho từng thành viên trong nhóm.
Đánh giá và nộp
RFP phải bao gồm bảng phân tích các tiêu chí và hướng đánh giá để gửi đề xuất. Hãy rõ ràng và cụ thể, cho biết ngày và thời hạn, cũng như một địa chỉ cụ thể nơi bạn sẽ nhận được đề xuất. Nếu có những trường hợp sẽ dẫn đến việc bị loại ngay lập tức, thì bao gồm cả những trường hợp là tốt.
