Một hệ thống kiểm kê là rất quan trọng để kiểm soát chi phí mua hàng và đáp ứng các mục tiêu dịch vụ khách hàng. Mặc dù chương trình quản lý hàng tồn kho điện tử là một công cụ quản trị hữu ích, chìa khóa cho một hệ thống tốt nằm ở sức mạnh của các quy trình bạn tạo. Một số yếu tố quan trọng nhất trong một hệ thống được phát triển tốt là mô tả vật phẩm, hệ thống đánh số, đơn vị đo lường tiêu chuẩn và ghi nhãn vật phẩm chính xác.
Mô tả mục và số
Tạo một danh sách chứng khoán bao gồm một mô tả và một số bốn ký tự duy nhất cho mỗi mục. Một cách thực hành tốt nhất để tạo một mô tả là bắt đầu với một danh từ và sau đó sử dụng các tính từ theo thứ tự quan trọng giảm dần để mô tả mục. Những mô tả như cốc cốc, cà phê, cốc lớn, màu nâu, cốc cà phê, cà phê, vừa, trắng và cốc cốc, cà phê, nhỏ, trắng là một số ví dụ. Số mục chỉ cần xác định, không mô tả một mục. Tuy nhiên, bạn có thể kết hợp một vài chữ cái từ mô tả ở đầu số mục của bạn để làm cho việc tìm kiếm các mục dễ dàng hơn. Ví dụ: bạn có thể sử dụng số CUC101, số để xác định một tách cà phê và số CUS101, để xác định một cốc soda.
Quyết định về các đơn vị đo lường tiêu chuẩn
Tạo một danh sách các đơn vị đo lường được phê duyệt để làm rõ danh sách chọn và báo cáo hàng tồn kho. Đối với hầu hết các doanh nghiệp, các biện pháp mặc định là các đơn vị bạn thường mua một mặt hàng. Các đơn vị phổ biến là viết tắt cho các thuật ngữ như mỗi, mảnh, chân, bảng Anh hoặc gallon. Hướng dẫn thực hành tốt nhất khuyên bạn nên chọn một từ viết tắt và áp dụng cả chính tả và ngoại hình của nó một cách nhất quán.
Thiết lập tên vị trí
Các vị trí được chỉ định có thể làm cho các mục dễ dàng tìm thấy hơn trong bất kỳ phòng lưu trữ hoặc kho, bất kể nó lớn như thế nào. Nếu bạn lưu trữ các mặt hàng ở nhiều hơn vị trí, hãy đặt cho mỗi vị trí một tên hoặc số mã, chẳng hạn như kiểu MÊ cho kho chính và chữ Siết để lưu trữ dư thừa. Sau đó chia phòng thành các phần, và đặt cho mỗi cái tên duy nhất. Ví dụ, các phần có thể tương ứng với một lối đi hoặc số bin. Hoàn thành nhiệm vụ này bằng cách xác định vị trí kệ cho các mặt hàng tồn kho cụ thể. Công ty hàng tồn kho rõ ràng khuyến nghị sử dụng một hệ thống đánh số trong đó số thấp nhất tương ứng với giá cao nhất và hạ xuống sàn. Ví dụ: một nhãn, ví dụ như M-2-4, cho bạn biết một mặt hàng nằm trên kệ thứ tư ở lối đi hai của kho chính.
Nhãn và lưu trữ hàng tồn kho
Tạo nhãn cho từng mặt hàng tồn kho tương ứng với danh sách chứng khoán bạn đã tạo. Tiến hành đếm hàng tồn kho vật lý khi bạn dán nhãn, lưu trữ và nhập vật phẩm, đơn vị đo lường và thông tin vị trí vào cơ sở dữ liệu hàng tồn kho. In chọn và nhận tài liệu từ cơ sở dữ liệu và sử dụng chúng để cập nhật cơ sở dữ liệu và tạo báo cáo kiểm kê.
