Phát triển các bước để xử lý đơn đặt hàng là rất quan trọng cho doanh nghiệp của bạn. Nếu không có quy trình xử lý đơn hàng phù hợp, quy trình xử lý đơn hàng trong doanh nghiệp của bạn sẽ hỗn loạn và không đáng tin cậy. Dành thời gian để phát triển các hướng dẫn xử lý đơn hàng phù hợp và doanh nghiệp của bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn và bạn sẽ có sự hài lòng của khách hàng cao hơn.
Sử dụng mẫu chuẩn khi nhận đơn đặt hàng
Cho dù công ty của bạn sử dụng đại diện dịch vụ khách hàng để nhận đơn đặt hàng hay khách hàng nhập đơn hàng trực tiếp thông qua trang web của bạn, điều quan trọng là bạn phải có một hình thức tiêu chuẩn. Điều này cho phép người điền vào biểu mẫu để biết thông tin nào là bắt buộc và đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết được thu thập.
Mỗi mặt hàng tồn kho của bạn có thể có chi tiết đơn hàng hơi khác nhau. Ví dụ: nếu bạn vận hành một cửa hàng đồ nội thất, mẫu đơn đặt hàng cho ghế sofa có thể bao gồm loại vải trong khi mẫu cho bàn có thể yêu cầu loại hoàn thiện.
Điều quan trọng là các mẫu đơn đặt hàng không đầy đủ không được chấp nhận. Nếu một mẫu đơn đặt hàng không có thông tin cần thiết, nó phải được trả lại và hoàn thành trước khi có thể được xử lý.
Xác nhận đơn hàng
Sau khi một mẫu đơn đặt hàng đã được gửi, nó cần được xác nhận với khách hàng. Điều này có thể được thực hiện bằng cách gửi email với các chi tiết đặt hàng. Không cần thiết phải yêu cầu khách hàng xác minh đơn hàng. Thay vào đó, hãy làm rõ rằng khách hàng nên liên hệ với công ty của bạn nếu có bất kỳ vấn đề nào với đơn đặt hàng. Hãy chắc chắn để làm cho thông tin liên lạc của công ty bạn dễ dàng truy cập cho khách hàng.
Phân phối mẫu đơn đặt hàng nội bộ
Sau khi điền vào mẫu đơn đặt hàng, nó cần được chuyển tiếp đến tất cả những người cần thực hiện một hành động liên quan đến việc thực hiện đơn hàng. Điều này bao gồm kho, bộ phận tài khoản phải thu và nhà sản xuất, nếu đơn hàng được thực hiện bởi bên thứ ba. Ngày hoàn thành dự kiến nên được chỉ định rõ ràng để mọi người tham gia đều biết thời gian biểu.
Giao tiếp với khách hàng
Điều quan trọng là phải giao tiếp rõ ràng với khách hàng. Nói với khách hàng nếu có sự chậm trễ trong việc thực hiện đơn hàng. Thẳng thắn và trung thực với khách hàng khi có vấn đề tốt hơn nhiều so với việc bỏ qua nó. Ngoài ra, thông báo cho khách hàng khi đặt hàng tàu. Nói cho cô ấy biết hãng, số theo dõi và ngày giao hàng dự kiến. Yêu cầu phản hồi từ khách hàng sau khi anh ta nhận được đơn đặt hàng. Có một cuộc gọi đại diện dịch vụ khách hàng để đảm bảo khách hàng hài lòng với việc mua hàng hoặc sử dụng khảo sát trực tuyến để nhận phản hồi. Dù bằng cách nào, phản hồi của khách hàng sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc rất hữu ích về quy trình thực hiện đơn hàng của bạn.
