Thủ quỹ của một công ty, tổ chức hoặc nhóm khác theo dõi ngân sách và chi tiêu của nhóm. Nếu bạn có công việc của thủ quỹ, bạn có trách nhiệm biên soạn và trình bày báo cáo tại các cuộc họp hội đồng. Có một vài mục mà bạn phải đưa vào báo cáo này, bao gồm cả các khoản chi phí trong khoảng thời gian và các khoản giữ hiện tại của nhóm.
Chuẩn bị một phiên bản bằng văn bản của báo cáo trước cuộc họp. Báo cáo này nên bao gồm bốn mục: số dư đầu kỳ, thu nhập trong kỳ, chi phí trong kỳ và số dư cuối kỳ. In ra một bản sao cho mỗi thành viên sẽ tham dự cộng với một vài bổ sung, và phát các bản sao trước khi bạn bắt đầu bài thuyết trình của mình.
Nêu số dư của tất cả các tài khoản mà nhóm hoặc công ty của bạn sở hữu vào đầu kỳ kể từ cuộc họp cuối cùng của bạn. Con số này phải là tổng số đô la của tất cả các tài khoản. Đừng bao gồm xu để làm cho số dễ hình dung và ghi nhớ. Điều này sẽ cung cấp một điểm khởi đầu tốt cho phần còn lại của báo cáo.
Nêu rõ thu nhập, hoặc số tiền mà bạn đã lấy trong kỳ. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức nơi thu nhập bằng hoặc tương tự mỗi tháng, bạn không cần đi sâu về vấn đề này. Nếu bạn có một nguồn thu nhập lớn không phải là điển hình, bạn sẽ cần giải thích số tiền này đến từ đâu.
Giải thích các chi phí mà nhóm của bạn có trong khoảng thời gian. Giống như các khoản tiền đến, các khoản tiền gửi đi không cần phải giải thích sâu nếu chúng là các khoản chi phí mà hội đồng quản trị biết về - ví dụ, hóa đơn tiện ích hoặc tiền lương của công nhân. Nếu có một khoản chi phí lớn bất thường, hãy chắc chắn giải thích chi phí đó là gì và tại sao nó lại cần thiết.
Nêu số dư của tất cả các tài khoản, bao gồm tiền mặt và các khoản đầu tư, như kết luận của bạn. Con số này là những gì thành viên hội đồng sẽ sử dụng làm cơ sở cho các quyết định về chi tiêu trong cuộc họp. Trước khi kết thúc, hãy hỏi nếu có ai cần làm rõ.
