Tiền mặt là tài sản thanh khoản nhất của công ty. Đó là điều cần thiết để thanh toán hóa đơn và tận dụng các cơ hội tài chính. Các công ty nhận được tiền mặt từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm các khoản thanh toán từ khách hàng, cổ tức từ các khoản đầu tư và bán thiết bị và vật tư, trong số nhiều nguồn khác. Hầu hết các tài khoản tiền mặt của các công ty đều trải qua nhiều giao dịch trong suốt kỳ kế toán. Họ ghi lại thông tin chi tiết về các giao dịch này trong sổ cái tiền mặt.
Sổ phụ
Các công ty sử dụng cả sổ cái chung và sổ cái công ty con để theo dõi các giao dịch tài chính của công ty. Sổ cái có chứa thông tin tài khoản cho mọi tài khoản mà công ty sử dụng. Sổ cái công ty con cung cấp thông tin chi tiết về các tài khoản cụ thể. Một sổ cái tiền mặt đại diện cho một loại sổ cái công ty con. Một sổ cái tiền mặt ghi thông tin chi tiết cho các tài khoản tiền mặt riêng biệt. Các tài khoản này có thể được phân tách dựa trên tài khoản ngân hàng cá nhân hoặc dựa trên các địa điểm riêng lẻ.
Tài khoản cụ thể
Một số công ty duy trì một số tài khoản ngân hàng. Mỗi tài khoản ngân hàng có thể được sử dụng để kiểm soát các chức năng cụ thể trong công ty. Ví dụ, nhiều công ty sử dụng một tài khoản ngân hàng một cách nghiêm ngặt cho bảng lương, phát hành tất cả các mục trong bảng lương từ đó và gửi đủ tiền theo định kỳ để trang trải tất cả các mục được phát hành. Một sổ cái tiền mặt duy trì một danh sách giao dịch riêng và số dư hoạt động cho từng tài khoản ngân hàng cá nhân. Bất cứ khi nào công ty phát hành thanh toán từ - hoặc gửi tiền vào - một tài khoản cụ thể, nó sẽ ghi lại khoản thanh toán đó vào tài khoản sổ cái tiền mặt tương ứng.
Địa điểm cụ thể
Một số công ty duy trì tài khoản tiền mặt riêng cho các địa điểm công ty cá nhân. Mỗi tài khoản tiền mặt được sử dụng để kiểm soát các giao dịch tiền mặt cụ thể áp dụng cho một địa điểm cụ thể. Sổ cái tiền mặt duy trì một danh sách giao dịch riêng và số dư hoạt động cho từng địa điểm. Bất cứ khi nào một địa điểm phát hành một khoản thanh toán hoặc ghi lại một khoản tiền gửi, giao dịch được ghi lại trong tài khoản sổ cái tương ứng.
Số dư tiền mặt
Tổng tất cả số dư tài khoản sổ cái cần bằng tổng số dư tiền mặt được ghi trong sổ cái chung của công ty. Vào cuối tháng, công ty xem xét từng tài khoản sổ cái tiền mặt và đối chiếu số dư từ tài khoản với tài liệu dự phòng, bao gồm những thứ như sao kê ngân hàng, phiếu gửi tiền và séc bị hủy. Sau khi đối chiếu từng tài khoản sổ cái tiền mặt, công ty tổng hợp số dư của tất cả các tài khoản tiền mặt và so sánh tổng số này với số dư tài khoản tiền mặt chính. Bất kỳ sự khác biệt phải được điều tra.
