Thẻ tín dụng ma là thẻ tín dụng ảo. Các tập đoàn, cơ quan chính phủ và các chủ nhân lớn khác sử dụng thẻ tín dụng ma thay thế cho việc phát hành thẻ tín dụng cho mỗi nhân viên. Mỗi nhân viên sử dụng số ma, và sau đó tổ chức thanh toán tất cả các khoản phí bằng một tài khoản.
Lợi ích của chủ lao động
Một thẻ tín dụng ma làm giảm gian lận và bội chi. Nhân viên không thể chi tiền từ thẻ mà chủ lao động sở hữu mà không được chấp thuận, vì đơn đặt hàng chỉ được hoàn tất sau khi chủ lao động cho phép các khoản phí từ tài khoản của chính họ. Nhân viên không thể chi nhiều tiền hơn ngân sách của công ty cho một chuyến công tác nếu thẻ có giới hạn cao hơn ngân sách cho phép.
Lợi ích nhân viên
Thẻ tín dụng ma làm giảm rủi ro cá nhân của nhân viên. Nếu một nhân viên sử dụng thẻ riêng của mình để thanh toán vé máy bay, bữa ăn và đặt phòng khách sạn, cô ấy có trách nhiệm thanh toán hóa đơn. Công ty cần thời gian để xác minh các khoản phí này, vì vậy công ty sẽ không hoàn trả cho nhân viên ngay lập tức và cô ấy có thể phải trả thêm phí lãi suất.
Cộng sự
Để thiết lập thẻ tín dụng ma, tổ chức cần thiết lập một thỏa thuận với một công ty khác. Công ty này không cần phải là một công ty thẻ tín dụng và nhiều đại lý du lịch cung cấp dịch vụ thẻ tín dụng ma. Đại lý du lịch đặt chỗ cho nhân viên của tổ chức bằng cách sử dụng số thẻ tín dụng ma, thay vì yêu cầu số thẻ tín dụng hợp lệ, vì tổ chức sẽ hoàn trả cho công ty du lịch.
Bộ phận sử dụng
Một công ty có thể chỉ định một số thẻ ma cho nhiều nhân viên. Ví dụ, nó có thể cung cấp cho tất cả mọi người trong bộ phận tiếp thị cùng một số thẻ ma. Giống như một mã số được gán cho một loại chi phí trên biểu đồ tài khoản, điều này giúp công ty tổ chức và theo dõi chi phí của mình theo bộ phận.
Nhà cung cấp
Một công ty cũng có thể gán số thẻ ma cho các nhà cung cấp của mình. Nếu nhiều nhân viên mua vật tư văn phòng như mực và giấy từ cùng một cửa hàng, công ty sẽ dễ dàng theo dõi một hóa đơn cho tất cả các vật tư từ nhà cung cấp hơn là theo dõi từng biên nhận riêng lẻ từ mỗi nhân viên.
Khách sạn
Một số khách sạn cũng chấp nhận thẻ ma. Theo Văn phòng Kế toán Tổng hợp Arizona, một khách sạn thường sẽ chấp nhận số thẻ ma để đặt trước và nhận phòng. Nếu nhân viên sử dụng thẻ tín dụng ma để thanh toán hóa đơn khi thanh toán, khách sạn có thể phải trả phí cao hơn cho mạng thẻ tín dụng của người bán vì nhân viên không thanh toán hóa đơn bằng thẻ tín dụng hợp lệ, vì vậy khách sạn có thể quyết định không chấp nhận thẻ ma để thanh toán.
