Các câu lạc bộ và hiệp hội xe máy không chỉ tạo cơ hội cho những người lái xe tụ tập xã hội mà còn mang đến cho họ cơ hội quyên góp tiền cho tất cả các loại từ thiện. Thành viên của các câu lạc bộ xe máy thường là những tay đua giải trí muốn đóng góp cho những lý do thiếu thốn. Cho dù các câu lạc bộ tham gia vào các sự kiện gây quỹ hàng năm hoặc đi xe một lần để hỗ trợ cho một lý do đặc biệt, nhiều tay đua đóng góp cả thời gian và tiền bạc của họ. Tuy nhiên, có một số bước cơ bản cần tuân thủ để tổ chức một buổi gây quỹ thành công.
Vạch ra một tuyến đường, tốt nhất là trên những con đường trở lại với lưu lượng ít hơn. Nhiều tổ chức từ thiện chạy một tuyến đường đẹp qua vùng nông thôn. Tùy thuộc vào khung thời gian cho các hoạt động, sự kiện từ thiện đi xe trong một ngày có thể bao gồm một khoảng cách từ 50 đến 100 dặm khứ hồi. Không cần người lái tự đẩy mình quá mạnh, vì đó không phải là một cuộc thi. Một cuộc chạy điển hình thường bắt đầu lúc 11 giờ sáng và kết thúc lúc 6 giờ chiều. Chạy ngắn hơn đôi khi bắt đầu sớm hơn vào buổi sáng và kết thúc vào giữa buổi chiều.
Liên hệ với phòng thương mại địa phương để sắp xếp một ngày cho sự kiện này. Hãy chắc chắn rằng không có xung đột với các sự kiện khác được lên lịch trong cộng đồng vào cùng ngày đó. Phòng cũng có thể giúp bạn quảng bá quỹ gây quỹ của mình bằng cách đăng thông tin chi tiết về sự kiện này lên lịch sự kiện của phòng.
Viết ra các quy tắc để tham gia vào sự kiện để phân phối cho những người đăng ký đi xe. Hãy chắc chắn rằng tất cả các tay đua đều hiểu rõ các quy tắc an toàn trước đó. Nói rõ rằng những người tham gia dự kiến sẽ duy trì một khoảng cách an toàn phía sau người lái đi phía trước, ngoài việc cưỡi hai chiếc bất cứ nơi nào có thể. Các tay đua nên mặc quần áo và đồ cưỡi phù hợp bao gồm quần dài, áo khoác, ủng, găng tay và mũ bảo hiểm.
Tạo một mẫu đăng ký. Nếu tổ chức của bạn có một trang web, bạn có thể muốn cung cấp sự tiện lợi của đăng ký trước trực tuyến cùng với mẫu đăng ký gửi thư truyền thống. Lên lịch đăng ký trực tiếp cuối cùng để bắt đầu một giờ trước khi sự kiện diễn ra. Ngay cả những người đã đăng ký trước đó cũng cần dừng lại ở bàn đăng ký để lấy áo phông và các thông tin khác về sự kiện này.
Hãy liên lạc với các câu lạc bộ xe máy địa phương trong khu vực của bạn và yêu cầu họ tham gia vào sự kiện gây quỹ của bạn. Hầu hết các câu lạc bộ xe máy thường xuyên đi xe đạp gây quỹ từ thiện, mặc dù một số chỉ hỗ trợ các tổ chức từ thiện cụ thể (xem Tài nguyên dưới đây).
Cung cấp cho lý do của bạn một số khuyến mãi bổ sung bằng cách thiết kế áo phông cho sự kiện cho tình nguyện viên và người tham gia mặc. Phát áo phông khi đăng ký vào ngày diễn ra sự kiện (xem Tài nguyên bên dưới).
Mời các nhà tài trợ để hỗ trợ các sự kiện. Mục tiêu của bạn là hợp tác với các doanh nghiệp, nơi chia sẻ mối quan tâm thực sự trong sứ mệnh của tổ chức bạn. Căn chỉnh bản thân với những người ủng hộ, những người sẽ nâng cao uy tín của tổ chức của bạn và hơn nữa nguyên nhân của nó. Hãy nhớ rằng các nhà tài trợ muốn một cái gì đó để đáp lại cho hoạt động từ thiện của họ. Tài trợ cho các sự kiện từ thiện giúp doanh nghiệp phát triển danh tiếng tốt trong cộng đồng và mang đến cơ hội tiếp thị chính. Tiếp cận các doanh nghiệp đang nhắm mục tiêu cùng phân khúc dân số mà sự kiện của bạn đang được lên kế hoạch. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng quyên tiền để mua xe lăn cho cộng đồng sống được hỗ trợ tại địa phương, hãy nói chuyện với các doanh nghiệp cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho người cao niên (ví dụ: nhà cung cấp thiết bị y tế, phòng khám vật lý trị liệu, luật sư luật sư cao tuổi).
Quảng cáo sự kiện. Yêu cầu chủ sở hữu hoặc người quản lý của các doanh nghiệp địa phương cho phép đăng tờ rơi về sự kiện này. Tập trung vào các doanh nghiệp nơi người đi xe, nhà tài trợ và nhà tài trợ bạn cần có khả năng đi. Hãy chắc chắn bao gồm các chi tiết như ngày và thời gian bắt đầu sự kiện, cũng như tên, địa chỉ gửi thư, địa chỉ trang web và số điện thoại của tổ chức của bạn. Liên lạc với đài phát thanh và truyền hình địa phương để hỏi về chính sách của họ để phát sóng các thông báo dịch vụ công cộng miễn phí cho các tổ chức phi lợi nhuận. Gọi báo địa phương để thông báo cho họ về sự kiện này. Ngoài việc quảng cáo sự kiện của bạn, nhiều tờ báo của thị trấn sẽ gửi cho một nhiếp ảnh gia vào ngày diễn ra sự kiện và đôi khi xuất bản một câu chuyện ngắn kèm theo ảnh.
Yêu cầu các tình nguyện viên giúp thiết lập và dọn dẹp sau đó. Đây là một cách tốt để thông báo cho mọi người trong cộng đồng về sự kiện này và nguyên nhân của nó sẽ mang lại lợi ích. Sắp xếp để có những người có điện thoại di động được đặt ở các vị trí khác nhau dọc theo tuyến đường trong trường hợp khẩn cấp. Tuyển dụng những cá nhân đáng tin cậy, tháo vát và giao tiếp dễ dàng với người khác.
Lên kế hoạch kết thúc chuyến đi tại một nhà hàng địa phương nơi người đi xe sẽ được cung cấp đồ uống miễn phí và một bữa ăn. Sắp xếp cho một bữa ăn tự chọn cho phép những người lái xe mệt mỏi, đói được phục vụ nhanh hơn.
