Hầu hết các chức năng kinh doanh không được chỉ đạo bởi các chính sách và thủ tục trở nên hỗn loạn và vô tổ chức. Lưu giữ hồ sơ không phải là một trong những khía cạnh thú vị nhất của kinh doanh, nhưng nó là một trong những khía cạnh quan trọng nhất. Một hệ thống có tổ chức để lưu trữ tài liệu giúp loại bỏ các hồ sơ vô dụng và bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp kiểm toán. Biết khi nào nên giữ nó và khi nào nên ném nó là một bước quan trọng trong việc phát triển một hoạt động kinh doanh thành công.
Lịch duy trì phổ quát
Tất cả các công ty nên phát triển một hệ thống lưu giữ hồ sơ phổ quát cho tất cả các bộ phận. Nó nhận được tất cả mọi người trên cùng một trang khi lưu trữ hồ sơ. Nghiên cứu các luật và quy chế cho lĩnh vực kinh doanh và hoạt động của bạn. Ví dụ, một công ty luật có thể có các yêu cầu khác với một cửa hàng tạp hóa nhỏ. Nếu cần thiết, tham khảo ý kiến một luật sư để tạo ra hệ thống này. Lập chỉ mục kế hoạch dựa trên chức năng và bộ phận. Tạo một lịch trình và gán mã phân loại.
Hồ sơ tồn kho
Việc kiểm kê hồ sơ là một bước quan trọng trong việc quản lý lưu giữ. Đây là danh sách chính xác của tất cả các hồ sơ, điện tử và giấy, trong tổ chức của bạn. Danh sách cần nêu chi tiết một tiêu đề cho từng bản ghi, chẳng hạn như General General Ledger, Warsaw và vị trí của tài liệu. Ngoài ra, bao gồm một phân loại cho hồ sơ. Đây sẽ là điểm chuẩn của việc duy trì dựa trên lịch trình của công ty bạn. Ví dụ, soạn một bảng tính; cột đầu tiên sẽ là một tiêu đề, Báo cáo Lão hóa có thể thanh toán của Tài khoản. Trực tiếp Tiêu đề cột thứ hai sẽ là một phân loại, Tài khoản có thể thanh toán. Cột Cột ba có thể là một bộ phận, Kế toán. Phần còn lại của bảng tính có thể đòi hỏi vị trí, Phòng lưu trữ phía đông, tủ bốn, trực tiếp và mã giữ lại, lịch trình A.
Đánh giá tài liệu
Quá trình đánh giá đòi hỏi phải phân tích toàn bộ hồ sơ tại chỗ của công ty để loại bỏ các tài liệu vượt quá thời gian lưu giữ. Hình thức dọn dẹp nhà cửa này giúp loại bỏ sự tích tụ của các hồ sơ dư thừa. Sử dụng danh sách hàng tồn kho hồ sơ, hủy tài liệu hết hạn. Sau khi hoàn thành, xem lại tất cả các lưu trữ và cập nhật danh sách hàng tồn kho. Trong thời gian này, kiểm tra các luật để nhận ra bất kỳ thay đổi nào được ban hành kể từ lần xem xét cuối cùng. Lịch trình đánh giá hàng năm, hàng quý hoặc hàng tháng.
