Lập lịch là một trong những nhiệm vụ hành chính trần tục mà không ai muốn làm; tuy nhiên, việc không phát triển một cách có hệ thống để ghi lại các ngày và các mốc quan trọng có thể phá hỏng các kế hoạch được đặt ra tốt nhất. Lịch chính nên bao gồm các ngày quan trọng, được tự động hóa và bao gồm một hệ thống tích tắc để thông báo cho mọi người về những ngày sắp tới. Để tạo lịch chính hiệu quả, nó phải trực quan, hiệu quả và có các quy trình được viết tốt cho tất cả người dùng.
Chỉ định một người giữ trách nhiệm bảo trì và sao lưu. Người này phải chịu trách nhiệm xem xét và nhập các ngày quan trọng trên lịch trước khi phân phối.
Nhập ngày cuối cùng và thời hạn. Ngày cuối cùng có lẽ là lý do quan trọng nhất để tạo và duy trì lịch tổng thể chung. Những ngày này nên nổi bật và được nhập vào mặt đậm, màu hoặc tất cả các mũ.
Làm việc với các chuyên gia và nhân viên hỗ trợ để xác định ngày tích tắc trước thời hạn. Điều này phụ thuộc vào hoạt động và tổ chức. Chẳng hạn, bạn có thể muốn cung cấp lời nhắc một tuần trước cuộc họp ngân sách lớn. Tuy nhiên, một giờ hạnh phúc của nhóm chỉ có thể yêu cầu nhắc nhở một giờ trước khi sự kiện diễn ra. Bạn cũng sẽ muốn xây dựng kịp thời cho chuyến du lịch nếu sự kiện không ở ngay văn phòng.
Xác định một quy trình để thông báo cho người dùng về những thay đổi. Đây có thể là một quá trình chính thức hoặc không chính thức. Tuy nhiên, cần được phác thảo rõ ràng trong các thủ tục. Bạn cũng sẽ cần cung cấp một cách để xác nhận thay đổi. Đây có thể là một email nhanh chóng với một yêu cầu xác nhận cho tất cả nhân viên hoặc người tham dự cuộc họp.
Cung cấp một tùy chọn để bao gồm ngày theo dõi. Ngày tiếp theo là ngày kết quả của một cuộc họp khác. Đó là, họ được gắn liền với một cuộc họp ban đầu. Một ví dụ sẽ là một AR (hành động bắt buộc) để tài chính hoàn thành trước cuộc họp tiếp theo. Có thể đính kèm các ngày tiếp theo vào cuộc họp ban đầu là một cách tốt để tự động hóa quy trình và mang lại hiệu quả cao hơn cho cuộc họp hoặc sự kiện tiếp theo.
In ra lịch tổng thể trên cả cơ sở hàng ngày và hàng tuần và phân phối. Điều này là tùy chọn tùy thuộc vào tổ chức.
Đặt lịch ở một vị trí trung tâm. Điều này có thể trực tuyến, trong một tập tin được chia sẻ hoặc trên bảng thông báo được chia sẻ.
