Một kế toán doanh nghiệp thường ghi lại các giao dịch hoạt động trong một sổ cái, hoặc tài liệu kế toán. Thông tin giao dịch chi tiết được đăng ký trong một sổ cái công ty con; sau đó tất cả dữ liệu sổ cái công ty con được báo cáo trong một sổ cái chung vào cuối quý hoặc năm. Phương pháp kế toán sổ cái giúp kế toán viên hoặc kế toán ghi lại thông tin tài chính của một công ty.
Sổ cái xác định
Một sổ cái là một bản tóm tắt tài chính liệt kê các giao dịch hoạt động của một tập đoàn trong hai cột ghi nợ và tín dụng. Kế toán cơ sở hoặc kế toán viên của một công ty thực hiện các mục nhật ký để ghi lại các giao dịch này. Nói cách khác, cô ghi nợ và tín dụng tài khoản. Các loại tài khoản bao gồm tài sản, trách nhiệm, chi phí, doanh thu và vốn chủ sở hữu. Một kế toán cơ sở của công ty ghi nợ một chi phí hoặc tài khoản tài sản để tăng số dư của nó, ghi có vào tài khoản để giảm số tiền của nó. Điều ngược lại là đúng đối với các tài khoản doanh thu, vốn chủ sở hữu và trách nhiệm pháp lý.
Sổ phụ
Một sổ cái công ty con là tài liệu đầu tiên trong đó một kế toán ghi lại các giao dịch của công ty. Theo một nghĩa nào đó, một sổ cái công ty con là trụ cột của thông tin kế toán trong các nền kinh tế hiện đại bởi vì tất cả các báo cáo tài chính đều dựa trên dữ liệu sổ cái của công ty con. Một kế toán làm cho các mục tạp chí trong một sổ cái công ty con. Ví dụ, một công ty phát hành séc $ 1.000 để thanh toán hóa đơn tiền điện hàng tháng. Một nhân viên kế toán ghi nợ tài khoản chi phí tiện ích là 1.000 đô la và cô ấy ghi có vào tài khoản tiền mặt (tài sản) cho cùng một số tiền.
Sổ cái
Một sổ cái chung bao gồm thông tin từ các sổ cái chi nhánh liên quan. Chẳng hạn, nhân viên kế toán ghi lại chi phí tiện ích $ 1.000 vào sổ cái công ty con của Nhà cung cấp A. Công ty có năm nhà cung cấp mà họ mua điện và khí đốt cho các hoạt động của mình. Các sổ cái phụ cho Nhà cung cấp B, Nhà cung cấp C, Nhà cung cấp D và Nhà cung cấp E chỉ ra các khoản phải trả tương ứng là $ 2.000, $ 4.000, $ 1.000 và $ 3.000. Sổ tổng hợp chi phí tiện ích của công ty cho thấy tổng cộng 11.000 đô la.
Kế toán sổ cái
Một nhân viên kế toán doanh nghiệp thường ghi lại các giao dịch trong sổ cái công ty con. (Một sổ cái chung phục vụ chủ yếu cho các quy trình báo cáo.) Nhân viên bán hàng thực hiện các mục nhật ký dựa trên giao dịch và áp dụng các nguyên tắc kế toán để đảm bảo rằng số tiền được ghi là chính xác. Một kế toán viên cũng thực hiện điều chỉnh vào cuối một khoảng thời gian để ghi lại số tiền chính xác cho các chi phí trả trước. Để minh họa, một công ty trả 6.000 đô la phí bảo hiểm cho bảo hiểm sáu tháng. Vào cuối quý đầu tiên, chỉ có 3.000 đô la chi phí bảo hiểm phải được ghi lại. Kế toán ghi có tài khoản bảo hiểm trả trước (tài sản) cho $ 3.000 và ghi nợ tài khoản chi phí bảo hiểm cho cùng một số tiền.
Báo cáo sổ cái
Các chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế, hoặc IFRS và các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung của Hoa Kỳ, hoặc GAAP, yêu cầu một công ty phát hành bốn báo cáo sổ cái chung. Các báo cáo này, còn được gọi là báo cáo tài chính, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo thu nhập giữ lại.
