Tổ chức lại có thể cần thiết để phản ánh thay đổi mô hình kinh doanh hoặc điều kiện kinh tế, nhưng chúng có thể gây rối cho cả nhân viên và khách hàng mà không có kế hoạch và thực hiện đúng. Phát triển một kế hoạch chiến lược cho tái cấu trúc bộ phận đòi hỏi phải giao tiếp trong suốt quá trình. Khi kế hoạch cuối cùng được tiết lộ, một số có thể không thích kết quả, nhưng không ai cảm thấy bị che mắt bởi chúng.
Nói với lãnh đạo cấp cao của bạn rằng bạn đang xem xét tái cấu trúc một bộ phận để phản ánh các điều kiện thị trường thay đổi. Thành lập một nhóm các cá nhân chủ chốt trong công ty để phục vụ như một nhóm phân tích và lập kế hoạch để suy nghĩ về các nhu cầu kinh doanh xung quanh bộ phận và nó sẽ trông như thế nào khi việc tái cấu trúc được hoàn thành.
Nói chuyện với các khách hàng và người tiêu dùng chính của bộ phận sản phẩm và dịch vụ của bạn để tìm hiểu những mong đợi của họ cho bộ phận của bạn. Đây có thể là khách hàng nội bộ, khách hàng bên ngoài hoặc cả hai, tùy thuộc vào tình huống. Xác định những vấn đề họ gặp phải với bộ phận của bạn về chất lượng, tốc độ và khả năng đáp ứng.
Xác định các lý do cho việc tái cấu trúc và cách thay đổi này sẽ tăng thêm giá trị cho bộ phận và doanh nghiệp. Liên kết điều này lại với nhiệm vụ của bộ phận và các tuyên bố về giá trị và nhiệm vụ của công ty. Khi bạn tiếp tục phát triển kế hoạch, hãy đảm bảo các thay đổi dẫn bộ phận của bạn đi theo con đường này.
Phân tích bộ phận của bạn quy trình hiện tại. So sánh chúng với nhiệm vụ tổ chức của nó và các quy trình cốt lõi riêng biệt với các quy trình được nhân đôi ở nơi khác trong doanh nghiệp hoặc là thứ yếu để hoàn thành các mục tiêu của bộ phận. Xác định khoảng cách giữa hiệu suất thực tế và mong muốn. Xác định cách cấu trúc hiện tại cho phép hoặc cản trở hiệu suất và sự hài lòng của khách hàng.
Thiết kế lại các quy trình để giúp xác định đường dẫn tốt nhất để tạo ra một cấu trúc phòng ban hiệu quả hơn. Những sửa đổi này sẽ cải thiện sự hài lòng của khách hàng và các bên liên quan và tăng hiệu quả. Giảm chi phí cũng có thể là một phần của các mục tiêu này, nhưng hãy xem xét điều này liên quan đến thiết kế lại quy trình. Việc giảm lực lượng lao động giúp tăng khả năng thực hiện các quy trình cần thiết của bạn đã giúp bộ phận của bạn thành công.
Xác định nơi cấu trúc tổ chức cần thay đổi. Vị trí mới có thể cần được tạo hoặc vị trí hiện tại có thể cần phải làm rõ vai trò và kỳ vọng của họ. Đánh giá xem nhân viên hiện tại của bạn có các kỹ năng và khả năng để đáp ứng các vai trò và yêu cầu mới hay không. Nếu không, bạn sẽ cần phải phát triển một kế hoạch đào tạo để giúp họ tăng tốc hoặc thực hiện các tuyển dụng mới để lấp đầy vi phạm.
Lập kế hoạch chiến lược thực hiện của bạn. Phát triển khung thời gian khi cấu trúc mới này sẽ được cài đặt. Làm rõ ai trong cơ cấu phòng ban mới có quyền ra quyết định. Viết một sơ đồ tổ chức mới và mô tả vị trí để làm rõ cho nhân viên của bạn những gì họ mong đợi. Nếu bạn cần thêm nhân viên, hãy sử dụng các mô tả vị trí đó để giúp bạn đi đúng hướng.
Tham gia với bộ phận nhân sự của bạn để lập kế hoạch cho quá trình chuyển đổi. Xác định xem có vị trí nào khác trong công ty cho những người được dự phòng bằng cách tái cấu trúc bộ phận. Nếu việc tái cấu trúc sẽ dẫn đến sa thải, hãy làm theo các quy trình đã được thiết lập để đảm bảo không có sự sai lệch trong các quyết định.
Giao tiếp với nhân viên. Nhân viên của bạn có thể sẽ xem việc tái cấu trúc là một biện pháp giảm số lượng nhân viên, vì vậy nhân viên có thể hoài nghi về việc tái cấu trúc. Bằng cách giữ họ trong vòng lặp, cả hai bạn sẽ giảm ảnh hưởng của nhà máy tin đồn và khiến họ tự tin rằng có một kế hoạch được thực hiện ngoài việc chỉ làm giảm số lượng nhân viên của bộ phận.
