Vì nhiều lý do, một số nhân viên có thể không thích điền vào bảng chấm công. Họ có thể xem nó là tẻ nhạt và tốn thời gian, hoặc trong trường hợp người làm công ăn lương hoặc được miễn, họ có thể xem nó là không cần thiết. Luật lao động liên bang yêu cầu bạn theo dõi nhân viên không khuất phục thời gian; tài khoản này cho hầu hết các công nhân hàng giờ. Miễn là bạn duy trì hồ sơ chính xác, bạn có thể sử dụng bất kỳ hệ thống chấm công nào bạn muốn. Có một số điều bạn có thể làm để đảm bảo tuân thủ và để nhân viên miễn cưỡng điền đúng vào bảng chấm công của họ.
Thiết lập một hệ thống chấm công dễ sử dụng dựa trên quy mô của bảng lương của bạn. Ví dụ: nếu bạn có ít hơn 10 nhân viên, bạn có thể mua bảng chấm công tiêu chuẩn từ nguồn cung cấp văn phòng và để nhân viên hoàn thành chúng hàng tuần. Để tăng độ chính xác, thay vào đó bạn có thể mua đồng hồ bấm giờ tiêu chuẩn và thẻ thời gian trống. Nếu bảng lương của bạn là đáng kể, hãy xem xét một hệ thống tự động yêu cầu nhân viên bấm giờ thông qua thẻ quẹt hoặc dấu vân tay hoặc dấu bàn tay.
Kết hợp các thủ tục chấm công trong sổ tay nhân viên của bạn. Điều này bao gồm khi bảng chấm công đến hạn và họ nên nộp cho ai. Nêu rõ các hậu quả của việc vi phạm các quy tắc bảng chấm công nhất định, chẳng hạn như chấm dứt làm sai lệch bảng thời gian. Đưa cho tất cả nhân viên một bản sao của cuốn sổ tay.
Tạo lịch biên chế và phân phối cho tất cả nhân viên. Điều này có ích khi ngày thanh toán thay đổi, chẳng hạn như trong các tuần lễ. Lịch hiển thị ngày bắt đầu và ngày kết thúc thanh toán, ngày nộp bảng chấm công và ngày thanh toán tương ứng trong suốt cả năm.
Chỉ định người quản lý và người giám sát để đào tạo nhân viên mới và nhân viên hiện tại về cách điền vào bảng chấm công. Nếu bạn có một hệ thống tự động, nếu cần thiết, hãy yêu cầu nhà cung cấp cử người ra để đào tạo các nhà quản lý và giám sát viên, những người sẽ lần lượt đào tạo nhân viên của họ.
Đơn giản hóa tính toán bảng thời gian bằng cách yêu cầu nhân viên làm tròn lên và xuống đến giờ quý gần nhất. Làm tròn thời gian từ một đến bảy phút xuống và thời gian từ tám đến 14 phút trở lên. Ví dụ: nếu một nhân viên đến làm việc lúc 8:11 sáng, cô ấy đặt 8:15 sáng trên bảng chấm công. Nếu cô ấy ra ngoài lúc 5:21 chiều, cô ấy viết 5:15 chiều. Trong nhiều trường hợp, hệ thống chấm công tự động thực hiện làm tròn.
Hạn chế các mục chấm công chỉ những gì được tính. Ví dụ: giới hạn các mục vào thường xuyên, làm thêm giờ, nghỉ phép, giờ ốm và cá nhân và được nghỉ có lương. Yêu cầu nhân viên làm công ăn lương cố định chỉ điền vào bảng chấm công, nếu cần thiết.
Giải thích cho nhân viên những gì trong đó dành cho họ. Ví dụ: giả sử rằng việc hoàn thành đúng sẽ tăng tốc xử lý bảng lương, đảm bảo tiền lương kịp thời, tăng tốc chu kỳ thanh toán và tăng dòng tiền. Có người quản lý hoặc người giám sát truyền đạt lợi ích cho cấp dưới của họ.
Khuyến khích chính sách mở cửa để nhân viên có thể tiếp cận cấp trên khi họ gặp vấn đề về bảng chấm công.
Không sử dụng hệ thống hình phạt để khiến nhân viên điền vào bảng chấm công của họ một cách thích hợp. Ví dụ, việc giữ lại tiền lương cho đến khi nhân viên nộp bảng chấm công của họ có thể bị cấm theo luật tiểu bang và có thể tạo ra một môi trường mất lòng tin giữa người quản lý và nhân viên.
Lời khuyên
-
Trước khi thực hiện các chính sách chấm công, hãy kiểm tra với bộ lao động nhà nước để biết các quy tắc áp dụng. Ví dụ, tiểu bang có thể có các quy định cụ thể để làm tròn, lưu trữ hồ sơ và sử dụng đồng hồ thời gian sinh trắc học.
