Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ chính xác về mua hàng, chi tiêu, tiền nợ và các yếu tố kế toán khác. Theo truyền thống, các doanh nghiệp theo dõi hồ sơ kế toán theo cách thủ công, có thể tốn thời gian và tốn kém để hoàn thành. Khi các doanh nghiệp ngày càng chuyển sang các hệ thống kế toán trên máy vi tính, bạn có thể bắt đầu tự hỏi liệu đây có phải là quyết định tài chính đúng đắn cho doanh nghiệp của bạn. Tìm hiểu những ưu và nhược điểm của kế toán trên máy vi tính để xác định xem nó có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển hay không.
Độ chính xác
Kế toán trên máy vi tính làm giảm biên cho lỗi của con người, tạo ra ít lỗi hơn và độ chính xác cao hơn trong việc theo dõi tài chính của doanh nghiệp bạn. Vì các máy tính thực hiện các chức năng kế toán cơ bản, nên ít có khả năng những sai lầm đơn giản của con người sẽ dẫn đến các vấn đề kế toán nghiêm trọng. Độ chính xác là một trong những ưu điểm chính cho kế toán trên máy vi tính, vì các công ty phải dựa vào các tính toán chính xác để đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt.
Truy cập
Tăng quyền truy cập là một pro khác liên quan đến kế toán trên máy vi tính.Có hồ sơ chính xác, có thể theo dõi làm tăng uy tín với các nhà đầu tư và đối tác kinh doanh bên ngoài; các công ty có thể chia sẻ an toàn và hiệu quả các hồ sơ đã chọn với các bên liên quan bằng cách chia sẻ liên kết, mật mã hoặc tệp điện tử. Dữ liệu từ nhiều bộ phận công ty có thể dễ dàng được chia sẻ để minh bạch hơn và truy cập nhiều hơn vào thông tin trong quá trình ra quyết định. Nhiều người có thể xem và thao tác các hồ sơ kế toán trên máy vi tính mà không gặp rủi ro khi tạo nhiều bản sao tài liệu nhạy cảm.
Trách nhiệm giải trình
Một pro khác cho kế toán trên máy vi tính là tăng trách nhiệm. Khi các tệp kế toán được lưu và sao lưu điện tử vào ổ cứng ngoài hoặc hệ thống máy tính bên ngoài, có ít rủi ro hơn rằng các hồ sơ sẽ bị phá hủy hoặc bị mất trong hỏa hoạn, thiệt hại do lũ lụt hoặc làm sạch điên cuồng. Hồ sơ kinh doanh chính xác, được duy trì tốt có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc trong quá trình kiểm toán, vì thông tin nên có sẵn.
Giới hạn
Kế toán trên máy vi tính có giới hạn của nó, tuy nhiên. Một khía cạnh liên quan đến kế toán trên máy vi tính là trong khi các chương trình phần mềm có thể được trang bị để chạy các đánh giá tinh vi về hồ sơ tài chính, bạn vẫn cần một người am hiểu về kinh doanh, hiểu phần mềm và khả năng của nó đủ để ủy quyền báo cáo. Độ chính xác vẫn là một vấn đề khi con người vẫn phải nhập dữ liệu vào các trường bắt buộc. Dấu phẩy hoặc dấu thập phân bị đặt sai vị trí có thể dẫn đến lỗi kế toán nghiêm trọng mặc dù các cơ chế phần mềm được thiết kế để bắt lỗi.
Tiền bạc
Một lừa đảo khác liên quan đến kế toán trên máy vi tính là tốn kém khi mua đủ máy tính và phần mềm kế toán. Tiền tiết kiệm được từ việc trả lương cho nhân viên nhiều giờ để ghi nhật ký thông tin kế toán thủ công có thể dễ dàng bị mất so với chi phí cao của kế toán viên được đào tạo cao quen thuộc với phần mềm. Các công ty phần mềm thường xuyên đưa ra các hệ thống kế toán mới, cập nhật có thể tốn kém nhưng được coi là cần thiết vì lỗ hổng hệ thống hoặc khả năng truy cập của hacker trong các phiên bản cũ hơn.
