Quản lý hợp đồng thực hành tốt nhất đề nghị kiểm toán tuân thủ hợp đồng thường xuyên. Tuy nhiên, không giống như kiểm toán báo cáo tài chính, thường diễn ra hàng năm, đánh giá hợp đồng xảy ra thường xuyên hơn. Ví dụ, lịch kiểm toán cho các hợp đồng kỹ thuật và xây dựng thường bao gồm kiểm toán thanh toán hàng tháng, cũng như kiểm toán hàng quý, nửa năm hoặc hàng năm cho các dự án dài hơn. Hiểu đầy đủ các quy trình kiểm toán tuân thủ làm tăng cơ hội bạn sẽ mắc phải những sai lầm mà nếu không có thể dẫn đến chi tiêu lãng phí và chi phí vượt mức.
Thiết lập mục tiêu kiểm toán
Trường hợp xem xét xảy ra trong vòng đời hợp đồng sẽ xác định mục tiêu kiểm toán. Kiểm toán kiểm soát - một cuộc kiểm tra diễn ra sớm trong vòng đời hợp đồng - thường tập trung vào việc đánh giá các quy trình và kiểm soát nội bộ của nhà thầu. Mục tiêu là cải thiện thông tin liên lạc và xác định và hợp lý hóa các quy trình có nguy cơ bội chi. Một cuộc kiểm toán phục hồi - một cuộc diễn ra hàng tháng hoặc trước khi khoản thanh toán hợp đồng cuối cùng đáo hạn - tìm kiếm sự khác biệt về hóa đơn, chẳng hạn như các khoản phí không hợp lệ, quá mức và trùng lặp. Mục tiêu là để ngăn ngừa lỗi thanh toán và phục hồi các khoản thanh toán vượt mức.
Lắp ráp nhóm kiểm toán
Khi quyết định quy mô và thành phần của nhóm kiểm toán, hãy xem xét quy mô và mức độ phức tạp của hợp đồng. Tối thiểu, cả hai nhóm kiểm toán kiểm soát và phục hồi nên bao gồm người quản lý hợp đồng, đại diện từ bộ phận kế toán và bên thứ ba trung lập. Tuy nhiên, các hợp đồng lớn hoặc phức tạp có thể yêu cầu các thành viên nhóm bổ sung quen thuộc với các thủ tục kiểm toán và quản lý hợp đồng. Nếu kiểm toán phát hiện ra các hoạt động gian lận, có thể cần phải đưa một kế toán pháp y hoặc điều tra viên gian lận có kinh nghiệm.
Kiểm soát thủ tục kiểm toán
Kiểm toán kiểm soát chủ yếu nhìn vào các thủ tục thanh toán và thanh toán và kiểm soát phòng ngừa. Các thủ tục bao gồm xem xét chuyên sâu về hợp đồng và cả các nhà thầu và tài khoản thanh toán và thủ tục nhập dữ liệu thanh toán. Đánh giá tìm kiếm các kiểm soát nội bộ đầy đủ như phân tách nhiệm vụ, hệ thống ủy quyền và bảo mật thông tin. Các thử nghiệm có thể bao gồm tạo, xử lý và thanh toán hóa đơn mẫu, thường đưa ra các lỗi cố ý để xem các điều khiển hiện có có hiệu quả hay không.
Thủ tục kiểm toán phục hồi
Kiểm toán phục hồi hàng tháng đối chiếu với nhà thầu, báo cáo chi phí công việc cuối cùng với số tiền được lập hóa đơn trong giai đoạn hiện tại. Kiểm toán viên bắt đầu bằng cách xem xét báo cáo chi phí công việc và so sánh nó với các điều khoản thanh toán và thanh toán hợp đồng. Dựa trên sự hiện diện của bất kỳ cờ đỏ nào, kiểm toán viên có thể chọn và kiểm tra chỉ một vài hoặc nhiều giao dịch mẫu cho các loại chi phí khác nhau như nhân công, vật liệu, chi phí hành chính và chi phí. Kiểm tra giao dịch thường bao gồm tính toán lại và xây dựng đường mòn kiểm toán. Theo KPMG, một công ty kiểm toán, thuế và dịch vụ tư vấn, kiểm toán viên tìm kiếm sự khác biệt như tăng ca đáng kể, phân loại lại chi phí, tích lũy chi phí, mô tả chi phí bất thường hoặc thiếu, số tiền lớn hoặc bất thường, chi phí phát sinh trước khi hợp đồng bắt đầu và chi phí văn phòng tại nhà chi phí.
Tạo một báo cáo tiếp theo
Sau khi kiểm toán, nhóm chuẩn bị và nộp báo cáo cuối cùng cho chủ doanh nghiệp và nhà thầu, thường là trong một cuộc gặp mặt trực tiếp. Mặc dù các phát hiện xác định bao nhiêu thông tin mà báo cáo chứa, trọng tâm là xác định, giải thích và đưa ra các khuyến nghị để khắc phục sự khác biệt hoặc các thủ tục không hiệu quả. Kiểm toán viên cũng nêu các mục tiêu, cũng như giải thích các đánh giá hợp đồng và các thủ tục kiểm tra kiểm toán.
