Trên khắp thế giới, các doanh nghiệp sử dụng email để liên lạc, truyền dữ liệu và cộng tác. Email đã là một công cụ hiệu quả để tăng năng suất kinh doanh và tăng độ tin cậy của dữ liệu. Tuy nhiên, việc dễ dàng sử dụng email và giảm hình thức có thể tạo ra quá tải thông tin liên lạc và dữ liệu không chuyên nghiệp. Sử dụng email cho doanh nghiệp cũng có nhược điểm là mở mạng máy tính của bạn trước các vi rút và phần mềm độc hại tiềm ẩn được gửi qua tệp đính kèm email.
Các cấp quản lý giảm
Nhân viên ở tất cả các cấp của doanh nghiệp có thể gửi email cho bất kỳ ai trong doanh nghiệp. Việc dễ dàng gửi tin nhắn này bỏ qua chuỗi lệnh đã thiết lập và phá vỡ các quy trình đánh giá tiêu chuẩn cho các vấn đề liên quan đến nguồn nhân lực. Sự không chính thức này cũng có thể gây ra sự gián đoạn cho các giám đốc điều hành, những người cần tập trung vào các cơ hội cấp cao hơn là các vấn đề nhân sự hàng ngày.
Độ chính xác
Việc dễ dàng gửi email có thể làm giảm độ chính xác của thông tin. Là một phương tiện không chính thức hơn, người gửi thường trả lời tin nhắn nhanh chóng và không xem lại thông tin. Nhân viên cũng có thể cảm thấy bị áp lực phải trả lời các yêu cầu một cách nhanh chóng mà không quan tâm đến độ chính xác. Khi tin nhắn được gửi với thông tin không chính xác, có thể khó sửa lỗi do việc phổ biến nhanh chóng email đến các bên khác.
Cuộc thi
Email có thể tăng cạnh tranh kinh doanh. Khách hàng có thể chuyển tiếp báo giá bán hàng cho các đối thủ cạnh tranh chào mời giá thấp hơn. Nếu họ nhận được mức giá thấp hơn, họ có thể đi với đối thủ cạnh tranh hoặc quay lại yêu cầu mức giá thậm chí thấp hơn. Email cũng giúp khách hàng của bạn dễ dàng hợp tác với các công ty nước ngoài cung cấp dịch vụ với giá thấp hơn do mức lương thấp hơn và chi phí sinh hoạt thấp hơn ở các quốc gia đang phát triển.
Chuyên nghiệp
Email có thể dẫn đến mức độ chuyên nghiệp thấp hơn. Nhân viên có xu hướng sử dụng một cách tiếp cận ít chính thức hơn để liên lạc khi sử dụng email, điều này có thể không chuyên nghiệp đối với các khách hàng hiện tại và tiềm năng. Định dạng sáng tạo thông qua văn bản và thay đổi màu sắc có thể xuất hiện ở tuổi vị thành niên và không phù hợp với hồ sơ công ty của bạn.
Việc làm tăng
Email có thể làm tăng nhu cầu của nhân viên. Nhân viên dịch vụ khách hàng bổ sung có thể cần thiết để trả lời email của người tiêu dùng và có thể cần thêm trợ lý điều hành để giúp sắp xếp và trả lời email liên lạc cho các giám đốc điều hành bận rộn.
Quá tải thông tin
Email có thể dễ dàng tạo quá tải thông tin trong người nhận. Việc dễ dàng sao chép tin nhắn trong toàn tổ chức có thể gây quá tải cho nhân viên với thông tin không mong muốn hoặc không cần thiết để xem xét. Quá tải thông tin làm giảm năng suất.
Bảo vệ
Bảo mật dữ liệu có thể khó duy trì vì thông tin nhạy cảm có thể dễ dàng được gửi qua email. Virus được gửi qua tệp đính kèm email, gây hư hỏng hệ thống máy tính và mất dữ liệu, có thể làm tổn hại mạng máy tính.
