Các doanh nghiệp và tổ chức hoạt động theo cách có hệ thống phản ánh quy mô, mục đích, giai đoạn phát triển và mục tiêu của công ty. Biểu đồ tổ chức hoặc biểu đồ tổ chức là biểu diễn trực quan của hệ thống và cấu trúc nội bộ này giúp cho hoạt động và vai trò của công ty dễ hiểu hơn. Vì không phải tất cả các tổ chức hoạt động theo cùng một cách, nên có các loại cấu trúc biểu đồ tổ chức khác nhau, bao gồm chức năng, ma trận, phân chia và chế độ phẳng. Mỗi bố cục sơ đồ tổ chức của công ty có một diện mạo độc đáo và cung cấp ảnh chụp nhanh chi tiết về cấu trúc của tổ chức. Biểu đồ tổ chức là một công cụ tuyệt vời để hình dung các mối quan hệ báo cáo và vai trò nhóm trong tổ chức.
Tại sao vấn đề cơ cấu tổ chức
Một câu nói nổi tiếng của người nổi tiếng khúc côn cầu Wayne Gretzky nói rằng chúng tôi bỏ lỡ 100% những cú đánh mà chúng tôi không thực hiện, trong bối cảnh khúc côn cầu, cuộc sống và kinh doanh có nghĩa là bạn không thể đạt được mục tiêu nếu bạn không thực hiện hành động, hoặc "phát súng _." _ Tầm nhìn và sứ mệnh của một công ty có thể hấp dẫn, nhưng không có cấu trúc được xác định rõ ràng, một tổ chức không có phương hướng, không có mục tiêu và mục tiêu rõ ràng để hành động, do đó thiếu 100% cơ hội của nó để đạt được thành công. Ví dụ, trong một tổ chức hỗn loạn, nhân viên và bộ phận có thể không hiểu vai trò của họ và tầm quan trọng của những đóng góp của họ, điều này có thể dẫn đến việc thiếu tinh thần và kiệt sức. Khi một công ty xác định trực quan cấu trúc tổ chức của mình, các mô tả công việc, mối quan hệ và vai trò của các cá nhân và phòng ban được làm rõ và việc đạt được các mục tiêu trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Khi một tổ chức phát triển, biểu đồ cấu trúc tổ chức công ty có thể cần được sửa đổi để phản ánh những thay đổi trong công ty khi nó phát triển. Chẳng hạn, một startup có thể bắt đầu với biểu đồ phẳng, nhưng khi họ có được động lực, hãy chuyển sang biểu đồ phân chia khi các khu vực và thương hiệu phụ mới phát triển. Khi cấu trúc kinh doanh hiện tại của bạn không trao quyền cho các nhóm của bạn hoàn thành mục tiêu của họ một cách nhanh chóng, hãy tìm hướng dẫn để đánh giá xem việc sắp xếp lại cấu trúc của bạn sẽ khôi phục động lực và nhanh chóng đạt được mục tiêu của bạn hơn.
Các loại cấu trúc biểu đồ tổ chức
Một sơ đồ cấu trúc tổ chức trông giống như một bản đồ của những người và phòng ban khác nhau trong một tổ chức; doanh nghiệp tương đương với một biểu đồ gia đình mô tả mối quan hệ giữa các thành viên khác nhau trong một gia đình. Giống như biểu đồ gia đình giúp chúng ta hiểu cấu trúc của một gia đình và vai trò của mọi người trong gia đình, một sơ đồ cấu trúc tổ chức giúp chúng ta hiểu được vai trò của các cá nhân trong một công ty.
Đây là bốn loại cấu trúc sơ đồ tổ chức chính có thể phản ánh các hoạt động hiện tại của công ty bạn hoặc giúp bạn tái cấu trúc thành một chế độ hoạt động khác nhau:
- Chức năng: Một biểu đồ org của công ty chức năng mô tả những gì hầu hết mọi người sẽ liên kết với các phương thức hoạt động quan liêu hoặc phân cấp. Đây là cấu trúc từ trên xuống truyền thống với C-Suite ở trên cùng, theo sau là các quản lý cấp cao và quản lý cấp trung khác có quyền lực và tầm ảnh hưởng lớn nhất trong công ty. Có tương đối ít nhân viên được liệt kê ở trên cùng của sơ đồ, với ngày càng nhiều nhân viên hoặc bộ phận được liệt kê ở dưới cùng của sơ đồ. Bạn càng đi xuống trong tổ chức, mọi người càng có ít quyền lực. Mọi người được chia thành các phòng ban tùy thuộc vào chức năng hoặc bộ kỹ năng của họ trong công ty. Ví dụ về các tổ chức phân cấp bao gồm quân đội, hầu hết các tập đoàn và các tôn giáo có tổ chức. Một lợi thế lớn của cấu trúc chức năng là khả năng của mỗi nhân viên và bộ phận chỉ tập trung vào những gì họ làm tốt nhất, mà không phải lo lắng về các bộ phận làm việc khác của tổ chức. Đồng thời, việc thiếu giao tiếp giữa các bộ phận có thể làm chậm tiến độ hướng tới các mục tiêu chung của tổ chức, vì tay phải thường không biết tay trái đang làm gì.
- Ma trận: Biểu đồ tổ chức công ty ma trận tương tự như biểu đồ cấu trúc công ty chức năng, ngoại trừ nhân viên báo cáo cho ít nhất hai giám sát viên, tùy thuộc vào tình huống và dự án. Ví dụ, họ có thể có một ông chủ chính, nhưng sau đó các nhà quản lý dự án khác nhau cho ba dự án khác nhau mà họ hiện đang làm việc. Điều này có nghĩa là họ có trách nhiệm báo cáo cho bốn người khác nhau. Mặc dù biểu đồ này vẫn hiển thị chủ yếu các mối quan hệ từ trên xuống, bạn cũng sẽ thấy các đường quan hệ ngang giữa mọi người hoặc các phòng ban ở cùng cấp vì mọi người phải báo cáo cho nhau về các dự án cụ thể. Một lợi thế của hệ thống ma trận là nó cho phép giao tiếp dễ dàng giữa các bộ phận. Nhưng một nhược điểm của cấu trúc ma trận là nhân viên có thể bị nhầm lẫn hoặc choáng ngợp khi phải báo cáo cho rất nhiều cấp trên khác nhau cùng một lúc, mỗi người có phong cách quản lý và yêu cầu riêng.
- Bộ phận (bao gồm địa lý): Biểu đồ cấu trúc công ty phân chia áp dụng cho các công ty lớn bao gồm một số thương hiệu hoặc vị trí địa lý dưới chiếc ô của họ. Gap là một ví dụ tuyệt vời của một tổ chức phân chia. Trên ví dụ về biểu đồ tổ chức của họ, The Gap được liệt kê ở trên cùng, và sau đó các thương hiệu mà họ quản lý được liệt kê ở cấp độ thứ hai của biểu đồ, bao gồm The Gap, Old Navy, Banana Republic, Athleta và Hill City. Mỗi bộ phận này sau đó có cấu trúc chức năng riêng trên sơ đồ tổ chức. Một công ty khác vận hành theo cách này là Fabletics, với tên của họ được liệt kê ở đầu bảng xếp hạng và sau đó là các bộ phận thương hiệu của họ trên dòng thứ hai, bao gồm JUSTFAB, Shoedazzle, và Fabletics và Fabkids, với mỗi bộ phận có cấu trúc chức năng riêng. Biểu đồ phân chia có thể bao gồm các loại cấu trúc biểu đồ tổ chức khác nhau dưới mỗi bộ phận. Trong khi một bộ phận hoạt động với một cấu trúc chức năng, một bộ phận khác có thể sử dụng cấu trúc ma trận, trong khi một bộ phận mới phát triển được phân loại tốt nhất là một chế độ chung. Sức mạnh của cấu trúc bộ phận là các bộ phận khác nhau trong cùng một công ty có quyền hoạt động tự chủ như các tổ chức. Tuy nhiên, việc liên lạc giữa các bộ phận có thể khó khăn và sự khác biệt trong chính sách và thủ tục có thể khiến trải nghiệm của nhân viên hoàn toàn khác biệt giữa bộ phận này sang bộ phận khác.
- Flatarchy: Trong một chế độ quân chủ, nhân viên được hoan nghênh đóng góp ý tưởng mới hoặc tham gia vào các bể tư duy, bất kể vị trí. Sơ đồ tổ chức vẫn giống như một hệ thống phân cấp, trong đó có người giám sát, nhưng người giám sát và nhân viên có thể được gộp lại trong các loại được gọi là "nhóm phẳng", trong đó ý tưởng của mọi người đều quan trọng như nhau. Các công ty như Google, Linkedin và 3M đều hoan nghênh nhân viên của họ tham gia vào các nhóm đổi mới và cung cấp thời gian cho các dự án và sáng tạo cá nhân có thể mang lại lợi ích cho toàn bộ tổ chức. Thay vì những ý tưởng mới đến từ trên xuống, những ý tưởng mới được hoan nghênh từ bất cứ nơi nào chúng được tạo ra một cách tự nhiên. Sức mạnh của chế độ quân chủ nằm ở sự giàu có của các khả năng được mở ra cho tổ chức khi những ý tưởng mới không bị giới hạn trong tâm trí của một số ít người được chọn. Tuy nhiên, một tuyên bố sứ mệnh mạnh mẽ và tuyên bố tầm nhìn là cần thiết để giữ tất cả mọi người trên cùng một trang để tránh theo đuổi các ý tưởng theo quá nhiều hướng khác nhau cùng một lúc.
Tạo sơ đồ cấu trúc tổ chức
Khi bạn hiểu liệu tổ chức của bạn có hoạt động bằng cách sử dụng cấu trúc chức năng, ma trận, phân chia hoặc phẳng, bạn có thể tạo một biểu đồ cấu trúc tổ chức phản ánh phương thức hoạt động của bạn. Microsoft Office, Airtable, SmartDraw và Insperity OrgPlus là phần mềm cung cấp khả năng lập biểu đồ tổ chức cho phép bạn chọn cấu trúc mong muốn và sau đó chỉ cần cắm thông tin phù hợp cho từng vị trí, bộ phận hoặc bộ phận trong tổ chức của bạn. Phần mềm này tự động tạo một biểu đồ mà bạn có thể sử dụng để tăng khả năng giao tiếp và hiệu quả trong tổ chức của mình. Các tùy chọn bao gồm từ phiên bản miễn phí đến trả phí, với phiên bản miễn phí phù hợp nhất cho các doanh nghiệp nhỏ hơn và các phiên bản trả phí phù hợp hơn cho các tổ chức lớn hơn hoặc những người muốn đồ họa tùy biến cao.
Sơ đồ tổ chức đã hoàn thành của bạn có thể hữu ích cho việc giải thích vai trò cho quản lý, giúp nhân viên hiểu các con đường thăng tiến trong công ty hoặc truyền đạt các kế hoạch cho tương lai. Một số công ty sử dụng biểu đồ của họ cho mục đích kép như một thư mục công ty, hoàn chỉnh với số điện thoại và địa chỉ email.
Trong thời gian chuyển đổi tổ chức, việc thiết lập một loạt các biểu đồ cấu trúc tổ chức có thể giúp bạn động não bằng cách đánh giá từng cấu trúc và cách nó có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn - một công cụ vô giá để đưa ra quyết định sáng suốt.
