Tiết kiệm thời gian và tiền bạc
Biên chế có thể được chuẩn bị bởi các nhân viên trong một công ty, hoặc nó có thể được thuê ngoài cho một dịch vụ tiền lương. Nhiều doanh nghiệp đã phát hiện ra rằng việc thuê ngoài biên chế cho một dịch vụ chuyên nghiệp thực sự giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc của công ty.
Chi phí nhân viên cho bảng lương nội bộ
Khi một công ty quyết định chuẩn bị tiền lương trong nhà, sẽ có chi phí nhân viên cho người chuẩn bị, chẳng hạn như tiền lương, đóng góp an sinh xã hội và bảo hiểm y tế, bảo hiểm bồi thường lao động, trợ cấp y tế hoặc hưu trí và đào tạo. Khi một công ty thuê một nhân viên để xử lý bảng lương của công ty, nhân viên đó phải được đào tạo về kế toán và có thể tính toán bảng lương và các khoản khấu trừ, cùng với việc chuẩn bị báo cáo bảng lương và gửi tiền thuế kịp thời.
Tránh phạt cao
Một công ty sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ lỗi nào do nhân viên gây ra. Những lỗi đó có thể tốn kém nếu thuế không phải là tài sản được nộp hoặc gửi, và nếu tính toán có lỗi. Dịch vụ trả lương có uy tín đảm bảo công việc của họ, và sẽ trả tiền phạt, với điều kiện đó là lỗi của họ. Một công ty hoàn toàn có thể thực sự phải trả nhiều tiền phạt hơn mỗi năm, so với chi phí phải trả cho việc thuê ngoài biên chế. Nếu họ đã sử dụng dịch vụ trả lương, thì các lỗi sẽ được tránh hoặc công ty trả lương sẽ phải chịu trách nhiệm hình phạt.
Nhiệm vụ của biên chế
Nhiệm vụ của bảng lương bao gồm viết séc cho nhân viên, tính toán chính xác tiền lương và tiền lương, giám sát tiền gửi thuế kịp thời và giữ báo cáo chính xác. Nếu nhân viên chịu trách nhiệm chuẩn bị tiền lương bị ốm, tiền lương vẫn phải được ban hành. Dịch vụ trả lương đảm bảo rằng bảng lương được phát hành đúng thời hạn mỗi kỳ thanh toán, với nỗ lực tối thiểu từ nhân viên công ty nội bộ.
Chi phí thuê ngoài
Chi phí thuê dịch vụ trả lương thường dựa trên số lượng nhân viên. Khi công ty đăng ký dịch vụ, các tài khoản được thiết lập với ngân hàng công ty và dịch vụ trả lương, cho phép dịch vụ trả lương phát hành phiếu lương và tiền gửi thuế. Một số công ty lựa chọn để có tiền lương được giao trực tiếp cho công ty, nơi mà séc có thể được ký và phát hành cho nhân viên. Các công ty khác ủy quyền cho công ty tiền lương trực tiếp giao hoặc ký gửi séc cho nhân viên.
Bắt đầu
Khi thiết lập tài khoản với dịch vụ trả lương, thông tin thuế của công ty và mẫu W-4 của nhân viên sẽ được cung cấp cho dịch vụ, cùng với tỷ lệ chi trả cho mỗi nhân viên. Trong mỗi giai đoạn tiền lương, công ty liên hệ với dịch vụ trả lương và thông báo cho họ biết mỗi nhân viên làm việc bao nhiêu giờ trong thời gian trả lương gần đây. Dịch vụ trả lương sau đó tính toán tiền lương, mọi khoản khấu trừ tiền lương, và cũng xúi giục tiền gửi thuế liên bang. Các dịch vụ biên chế cũng sẽ chuẩn bị và phát hành cuối năm W-2 và 1099, cùng với việc nộp báo cáo thuế và báo cáo thuế hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
