Các chữ cái kinh doanh hiện đại thường sử dụng một trong hai kiểu chấm câu đang được sử dụng: dấu câu hỗn hợp và dấu câu mở. Dấu câu hỗn hợp đòi hỏi một dấu hai chấm để theo lời chào mở đầu - "Kính gửi bà Smith:" - và dấu phẩy để kết thúc phần bổ sung gần gũi - "Trân trọng,". Trong dấu câu mở, cả dấu hai chấm và dấu phẩy có thể được bỏ qua. Phong cách này phổ biến ở Hoa Kỳ và nó cũng trở nên phổ biến ở Châu Âu.
Dấu chấm câu mở là gì?
Dấu câu mở là một khái niệm tương đối mới trong ngữ pháp tiếng Anh và đã được phổ biến bằng cách sử dụng máy tính. Nó liên quan đến việc sử dụng tối thiểu dấu câu trong toàn bộ cơ thể của bức thư. Do khả năng xem lại chính tả và nội dung ngữ pháp điện tử, kiểu chấm câu mở ngày càng được chấp nhận.
Ví dụ về dấu câu mở bao gồm:
- Tiến sĩ JT Doe thay vì J.T. Doe, tiến sĩ,
-
Trân trọng thay vì
Trân trọng,
* Kính gửi ông Coleuqez thay vì Kính gửi ông Rodriguez:
vân vân Về cơ bản, bạn sẽ không sử dụng các khoảng thời gian trong các từ viết tắt, viết tắt hoặc thời gian trong ngày. Đừng thêm dấu phẩy trừ khi cần thiết.
Dấu câu hỗn hợp là gì?
Nếu bạn thích một phong cách thông thường hơn, hãy xem xét sử dụng dấu chấm câu hỗn hợp. Chữ này định dạng cầu nối giữa dấu chấm mở và dấu đóng. Bạn sẽ thêm dấu hai chấm sau lời chào và dấu phẩy sau dòng kết thúc.
Thí dụ:
Kính gửi ông Frazier:
Thân thư
Trân trọng, (tên của bạn)
Dấu câu trong dòng địa chỉ
Theo truyền thống, sau mỗi dòng địa chỉ, dấu phẩy được sử dụng. Trong những năm qua, dấu chấm câu mở ngày càng trở nên phổ biến trong các thư kinh doanh khối đầy đủ. Trong phong cách này, thường không có dấu chấm câu ở cuối dòng địa chỉ. Điều này có nghĩa là mỗi dòng của địa chỉ có thể được để lại mà không có dấu chấm câu:
Tổng công ty ABC
Đường ABC
Thị trấn KY 40243
Tuy nhiên, nếu bạn thích phong cách truyền thống tốt hơn, bạn có thể sử dụng dấu phẩy trên mỗi dòng địa chỉ ngoại trừ địa chỉ cuối cùng, đó là phong cách viết địa chỉ hiện đại hơn trên các chữ cái chính thức.
Dấu câu trong Thư doanh nghiệp Hoa Kỳ Vs Châu Âu
Các quy tắc truyền thống của Hoa Kỳ để viết thư kinh doanh nói rằng nên sử dụng dấu hai chấm sau lời chào của thư kinh doanh; một dấu phẩy nên được sử dụng sau khi đóng bổ sung. Phong cách này được gọi là dấu chấm câu hỗn hợp. Ngược lại, ở châu Âu, dấu phẩy thường được sử dụng cả sau lời chào chào đầu tiên cũng như đóng bổ sung trong tất cả các chữ cái kinh doanh. Giống như ở Hoa Kỳ, dấu câu mở cũng đã bắt đầu được chấp nhận ở đây.
Dấu câu trong cơ thể
Đối với các định dạng khối hoặc định dạng trong đó mỗi dòng bắt đầu từ lề trái, bố cục đã được sửa đổi một chút. Phần thân của bức thư được giữ hợp lý và một dòng trống được để lại giữa mỗi đoạn. Các dấu câu trong phần thân của bức thư nên được theo sau là ngữ pháp và cú pháp chính tả. Bối cảnh của cơ thể vẫn giữ nguyên như cũ, với một tuyên bố mở đầu về mục đích và các đoạn tiếp theo nêu rõ nền tảng và thông tin hỗ trợ. Ở đây, dấu câu mở không được sử dụng.
Email doanh nghiệp
Các phiên bản mới hơn của Microsoft Office có các mẫu thư doanh nghiệp trong đó kiểu viết chủ yếu sử dụng dấu câu mở. Ví dụ: Microsoft Office 2000 cung cấp ba loại trình hướng dẫn thư kinh doanh có thể được sử dụng để viết các chữ cái bạn chọn. Tất cả những điều này tuân theo các phong cách và quy tắc chấm câu khác nhau.
