Thư đề xuất có thể đóng vai trò là công cụ quan trọng để có được khách hàng mới, bắt đầu các dự án mới và phát triển một doanh nghiệp. Từ bố cục và thiết kế đến ngôn ngữ được sử dụng trong tài liệu, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp phải xem xét tất cả các khía cạnh của đề xuất trước khi gửi cho người nhận dự định của mình để tối đa hóa hiệu quả của tài liệu. Giống như việc mở một lá thư như vậy rất quan trọng trong việc khiến người đọc đọc hết nội dung, vài câu cuối của thư đề nghị cũng đặc biệt quan trọng, vì đó là những từ cuối cùng mà người nhận sẽ đọc trước khi có khả năng đưa ra quyết định.
Viết một đề xuất hiệu quả
Để viết thư đề xuất hiệu quả, thật hữu ích khi bắt đầu bằng cách thu thập tất cả các thông tin có liên quan mà bạn dự định đưa vào tài liệu. Điều này có thể bao gồm số liệu thống kê, số liệu ngân sách, ngày tháng, định nghĩa và thông tin đăng nhập của công ty bạn. Bạn cũng có thể muốn bắt đầu với một phác thảo, đó là một công cụ viết có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các loại khác nhau của đề xuất của bạn.
Việc giới thiệu đề xuất của bạn sẽ thu hút sự quan tâm của độc giả và có thể sẽ bao gồm một số thông tin cơ bản về công ty của bạn và lý do tại sao nó đủ điều kiện để thực hiện nhiệm vụ cụ thể được đề cập. Phần giới thiệu cũng có thể bao gồm một tổng quan rộng rãi về chủ đề đề xuất để người nhận hiểu những gì họ sắp đọc và tại sao họ nên tiếp tục đọc. Một số đề xuất cũng có thể bắt đầu với một bản tóm tắt điều hành, đó là một tổng quan ngắn tóm tắt những điểm chính của đề xuất. Tóm tắt điều hành rất hữu ích cho những người nhận có thời gian ngắn nhưng muốn hiểu ý nghĩa của đề xuất.
Các phần chính của đề xuất của bạn sẽ thay đổi tùy thuộc vào dự án nhưng có thể bao gồm các phần thảo luận về ngân sách hoặc giá của dự án, dòng thời gian đề xuất cho dự án và các rủi ro liên quan đến dự án. Bạn cũng có thể thảo luận về các vật liệu cần thiết để hoàn thành dự án, lao động hoặc các loại công nhân cần thiết để hoàn thành dự án và doanh thu dự kiến hoặc khách hàng tiềm năng do dự án tạo ra.
Điều quan trọng là điều chỉnh tài liệu của bạn cho đối tượng cụ thể của bạn trong khi viết đề xuất. Ngôn ngữ bạn sử dụng sẽ khác nhau tùy thuộc vào chuyên môn của khán giả, cũng như mức độ quen thuộc của họ với các khía cạnh kỹ thuật của dự án.
Trước khi gửi đề xuất cho người đọc, luôn luôn cẩn thận chỉnh sửa tài liệu và loại bỏ bất kỳ lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp và không chính xác thực tế. Typose và các sai lầm khác có thể được coi là không chuyên nghiệp và có thể dẫn đến đề xuất bị từ chối.
Đóng thư đề nghị
Kết luận của một đề xuất là một yếu tố quan trọng của tài liệu tổng thể. Khi người nhận đọc xong lời đề nghị, một vài câu hoặc đoạn cuối sẽ xuất hiện trong tâm trí cô. Một kết luận hiệu quả có thể giúp đóng dấu thỏa thuận và dẫn dắt người đọc làm kinh doanh với công ty của bạn. Mặc dù các phần khác của đề xuất cũng rất quan trọng để có được sự chấp thuận để tiến lên phía trước, nhưng thật hợp lý khi dành thêm thời gian cho một vài câu cuối để đảm bảo đề xuất có sức thuyết phục.
Trong kết luận, hãy xem xét tóm tắt các điểm cấp cao nhất của đề xuất để nhấn mạnh các khái niệm chính, chú ý không lặp lại nguyên văn những gì bạn đã viết. Bản tóm tắt cuối cùng này sẽ cung cấp một phân tích hoặc giải thích kết nối tất cả các điểm chính. Bạn cũng có thể muốn khuyến khích người nhận tiếp tục cuộc trò chuyện bằng cách đề nghị trả lời bất kỳ câu hỏi còn sót lại hoặc thảo luận về ý tưởng sâu hơn vào một ngày sau đó. Ví dụ: bạn có thể viết: "Xin vui lòng cho tôi biết nếu bạn có thêm câu hỏi - tôi rất vui lòng trả lời chúng." Một số thư đề xuất hiệu quả cũng kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, có thể tạo ra cảm giác cấp bách và là lý do để người nhận tiến lên với đề xuất. Một ví dụ về lời kêu gọi hành động là: "Hãy bắt đầu dự án này ngay hôm nay bằng cách liên hệ với nhóm của chúng tôi."
