Khi viết báo cáo bán hàng có thể dễ hiểu, điều quan trọng là tạo một báo cáo rõ ràng cung cấp các chi tiết quan trọng. Có một báo cáo bán hàng là có lợi để hiển thị theo dõi bán hàng chính xác. Để viết báo cáo bán hàng thành công, bạn phải suy nghĩ về đối tượng của mình và những thông tin cần chia sẻ, và chọn một khoảng thời gian cụ thể và hình ảnh phù hợp.
Suy nghĩ về đối tượng của bạn
Trước khi phác thảo báo cáo bán hàng, hãy suy nghĩ về đối tượng của bạn và xem xét thông tin họ cần. Thông tin gây tò mò cho phó giám đốc tiếp thị sẽ khác với những gì giám đốc tài chính sẽ quan tâm. Phó giám đốc tiếp thị sẽ muốn biết các đại diện bán hàng chuyển đổi khách hàng thành doanh số tốt như thế nào, cùng với các chi tiết về các chiến dịch tiếp thị có tỷ lệ chuyển đổi và lợi tức đầu tư nhiều nhất. Một giám đốc tài chính sẽ muốn số lượng và chi phí bán hàng lớn.
Chia sẻ thông tin gì
Đầu tiên, bạn phải xác định đối tượng chính cho báo cáo bán hàng của bạn. Tiếp theo, quyết định dữ liệu nào sẽ tạo ra một bức tranh rõ ràng về cách nhóm đang thực hiện. Chọn thông tin cụ thể để chia sẻ, chẳng hạn như đáp ứng mục tiêu bán hàng; doanh thu và chi phí trong một khoảng thời gian nhất định; dịch vụ và sản phẩm được bán nhiều nhất; dự báo doanh số cho tháng và quý tiếp theo; lĩnh vực tiềm năng để cải thiện và cơ hội; và bất kỳ thử thách nào.
Chọn một khoảng thời gian
Thay vì chia sẻ tất cả các số bán hàng từ khi thành lập công ty, hãy chọn một khoảng thời gian để tập trung vào. Ví dụ: chọn báo cáo hàng tháng hoặc hàng quý hoặc đánh giá hàng năm. Báo cáo sẽ dễ dàng hơn cho khán giả để hiểu nếu nó tập trung vào thời gian và đưa ra một so sánh chính xác.
Bao gồm các hình ảnh bên phải
Khi bạn tìm hiểu rất nhiều dữ liệu, điều quan trọng là phải tập trung vào thông tin hấp dẫn cụ thể. Hãy nghĩ về cách bạn muốn trình bày dữ liệu theo cách sẽ thu hút sự chú ý của khán giả. Hình ảnh là một cách tuyệt vời để làm điều này. Cách tốt nhất để đưa hình ảnh vào báo cáo bán hàng là đảm bảo đồ họa có thể hành động, dễ tiêu hóa và dễ hiểu. Ví dụ: biểu đồ thanh có thể cho thấy các sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể đang hoạt động như thế nào trong một khoảng thời gian nhất định vì nó dễ đọc và đơn giản.
Báo cáo bán hàng nên bao gồm những gì?
Một báo cáo bán hàng nên bao gồm các ngày trong khoảng thời gian sẽ được bảo hiểm, bao gồm cả ngày bán hàng trong thời gian cụ thể đó. Hãy suy nghĩ về thành tựu chính và bắt đầu báo cáo với những con số đáng kể nhất. Thực hiện theo điều này với một mô tả về bao nhiêu mục tiêu hoặc mục tiêu đã được đáp ứng hoặc thậm chí vượt quá. Số lượng bán hàng cũng nên được bao gồm trong một báo cáo hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm. Con số này bao gồm một bản tóm tắt về cách số lượng bán tăng hoặc giảm so với số trước đó. Hãy chắc chắn bao gồm các số liệu thống kê có liên quan cho thấy tăng hoặc giảm, cùng với bất kỳ vấn đề nào trong suốt thời gian bán hàng.
