Khi bạn đang điều hành một doanh nghiệp, điều quan trọng là phải hiểu rõ về bảng cân đối của công ty bạn. Bảo hiểm trả trước, ví dụ, sẽ được liệt kê trong Tài sản. Nó đại diện cho phí bảo hiểm đã được trả trước. Vì chi phí bảo hiểm được trải đều trong vài năm, nên nó có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Vì lý do này, nhiều kế toán sử dụng bảng tính để theo dõi những con số này và ngăn ngừa bất kỳ lỗi nào trên bảng cân đối chi phí trả trước.
Bảo hiểm trả trước là gì?
Một số công ty chọn trả phí bảo hiểm trước, chẳng hạn như cho năm tiếp theo. Chủ doanh nghiệp thường chọn tùy chọn này vì nó cho phép họ nhận ra tiền tiết kiệm. Điều tương tự cũng xảy ra với hầu hết các chi phí trả trước, chẳng hạn như tiền thuê nhà. Ví dụ: nếu bạn trả tiền thuê văn phòng trước, bạn có thể được giảm giá hoặc đủ điều kiện để được khấu trừ kinh doanh bổ sung.
Khi bảo hiểm được trả trước, số tiền thường được ghi trên bảng cân đối kế toán của công ty. Trong trường hợp này, kế toán của bạn sẽ tạo một mục nhật ký thuê trả trước bao gồm:
- Tài khoản thuê trả trước (dưới dạng ghi nợ)
- Tiền mặt (dưới dạng tín dụng)
Ban đầu, tiền thuê hoặc bảo hiểm trả trước sẽ được ghi nhận như một tài sản. Khi hết hạn, nó sẽ được ghi nhận như một khoản chi phí.
Kế toán trả trước hoạt động như thế nào
Bảo hiểm trả trước được ghi nhận là một tài sản hiện tại vì nó sẽ không được tiêu thụ cho đến một giai đoạn trong tương lai. Nếu bạn đã trả trước vài năm, thì đó được coi là tài sản dài hạn. Vì phạm vi bảo hiểm được "tiêu thụ" mỗi tháng hoặc mỗi kỳ kế toán, nó sẽ dần dần được chuyển sang mục nhật ký chi phí trả trước. Về cơ bản, nó sẽ không còn được coi là một tài sản, mà là một chi phí.
Hầu hết các kế toán không muốn ghi lại các khoản chi tiêu nhỏ trên bảng cân đối chi phí trả trước vì chúng khó theo dõi theo thời gian. Thay vào đó, họ tính số dư còn lại sau khi đạt đến một mức tối thiểu nhất định hoặc vào cuối mỗi kỳ kế toán.
Ghi trên Bảng cân đối kế toán
Vì chi phí trả trước chưa phát sinh, chúng được ghi nhận là tài sản. Kế toán của bạn sẽ tạo một mục điều chỉnh cho các chi tiêu này để chuyển chúng từ phần Tài sản sang Chi phí. Bảo hiểm trả trước và tiền thuê trả trước, ví dụ, thuộc danh mục này.
Bạn cũng có thể trả tiền điện hoặc vật tư văn phòng trước và ghi lại chúng dưới dạng tài sản. Khi bạn sử dụng các dịch vụ này, bạn phải chuyển chúng vào bảng cân đối chi phí trả trước. Báo cáo tài chính của công ty bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi mục nhật ký ban đầu cho các chi phí trả trước.
Ví dụ về bảo hiểm trả trước
Widgets của Wilson sử dụng 10 người. Công ty bảo hiểm của họ giảm giá cho họ trả trước phí bảo hiểm của họ. Thanh toán sớm và chi phí là $ 1.000 / năm. Điều này tiết kiệm cho họ 300 đô la mỗi nhân viên hàng năm, vì vậy Wilson trả hóa đơn 10.000 đô la mỗi năm tài chính. Vào đầu năm, Wilson ghi nhận 10.000 đô la như một tài sản hiện tại. Mỗi tháng, anh ta chuyển 834 đô la, hoặc 1/12 trên tổng số, vào mục nhật ký chi phí trả trước và xóa số tiền tương tự khỏi cột tài sản hiện tại.
